S’il est difficile de mesurer scientifiquement l’impact du e-learning sur la productivité d’une entreprise ou d’une organisation, le concept englobant de nombreux facteurs qualitatifs et humains, il reste possible de prévoir son retour sur investissement sur le plan financier par comparaison à du présentiel classique. Le calcul du ROI s’établit à partir d’éléments quantitatifs logistiques, matériels et de diffusion de la formation considérée.
Aujourd’hui, le e-learning pénètre tous les secteurs d’activité, et chaque organisation l’intègre dans sa stratégie de formation, avec de nombreux objectifs métiers qui lui sont propres.
Mais peut-on mesurer scientifiquement son impact sur la productivité ? Non, car le e-learning comprend de nombreux facteurs subjectifs dont l’humain.
Peut-on objectiver les coûts pour en tirer un taux de ROI et l’améliorer ? Oui, par comparaison avec le présentiel sur la mise en place de la plateforme et sur divers coûts et frais faciles à calculer.
Les organisations adoptent le e-learning avec un ou plusieurs objectifs métiers : formation initiale, prise en main de nouveaux outils, efficacité opérationnelle et persistance de la connaissance.
La formation initiale permet d’enseigner aux nouveaux arrivants les fondamentaux de leur métier. La prise en main va faciliter la formation des collaborateurs de l’entreprise face à la prolifération des outils informatiques qui implique un apprentissage de plus en plus rapide. L’e-formation continue, elle, augmente aussi l’efficacité opérationnelle, et au final l’efficacité de l’organisation en proposant de nouvelles connaissances aux collaborateurs ou en ravivant des connaissances endormies. D’autant qu’avec le turnover élevé que l’on connait, le patrimoine de connaissance de l’entreprise est parfois en danger, et il faut assurer sa persistance en créant une base pérenne.
Dans ces conditions, il est assez aisé de prédire le retour sur investissement en vérifiant de façon chiffrée le coût engagé par comparaison avec une formation présentielle classique.
Prenons l’exemple d’une entreprise industrielle qui souhaite mettre en œuvre une formation sur une dizaine de pays en Europe, pour une population d’environ 3 500 employés. Le ROI du e-learning, par rapport à une formation présentielle classique, pourra être estimé à travers cinq éléments : la mise en place de la plateforme technologique, les coûts de conception et de réalisation, les frais de logistique, les frais de déplacement et la mobilisation des personnels impliqués.
- La mise en place de la plateforme technologique (LMS ou LCMS) est indispensable, et sa mise en œuvre représente un coût variable en fonction de la population et de la solution retenue. La plupart des plateformes du marché proposent un fonctionnement en mode SaaS avec un abonnement par utilisateur connecté. Les tarifs commencent à 5 euros HT par utilisateur. C’est souple, transparent et maîtrisable.
- Les coûts de conception et de réalisation sont supérieurs pour le e-learning lors de la phase de « build », mais sont rapidement amortis en phase de « run ». La maturité de l’équipe e-learning permettra de les optimiser. On peut considérer qu’ils sont deux fois supérieurs pour le e-learning en année un, équivalents en année deux et inférieurs de 40 % en année trois.
- Les frais de logistique, comme les salles ou l’organisation, sont quasiment inexistants pour le e-learning. Ils sont réduits à la planification des sessions de formation et à l’invitation des stagiaires. De telles fonctions sont gérées automatiquement par les plateformes de e-learning, et mobilisent environ un équivalent temps plein par tranche de… 10 000 apprenants ! L’économie est de l’ordre de 80 %.
- Les frais de déplacement sont le principal levier d’économie pour des entreprises internationales qui doivent former des collaborateurs tout autour du globe. Le gain va de 30 à 90 %, en fonction dublended learning adopté, c’est-à-dire du mix entre présentiel et e-learning.
- La mobilisation des personnels impliqués, enfin, est optimisée par la mise en place des sessions de e-learning. Outre la perte de temps due aux déplacements pour les sessions présentielles, le e-learning permet à chacun d’organiser son temps d’apprentissage, dans un cadre fixé à l’avance. Cette flexibilité est génératrice de gains sur le plan quantitatif comme qualitatif.
Ici, la mise en place du e-learning coûtera 30 % de plus que l’équivalent présentiel la première année, mais permettra d’économiser 30 % dès la deuxième année, puis près de 40 % la troisième année !
On constate aussi que le ROI peut augmenter dans le temps en fonction des trois facteurs que sont le nombre de collaborateurs formés, le rajeunissement des populations d’actifs et surtout la maturité de l’organisation par rapport au e-learning. Les entreprises les plus matures en matière de e-learning ont en général des collaborateurs plus réactifs à la formation à distance et des organisations internes mieux aptes à produire les contenus adaptés.
Si on ajoute le levier de la transformation digitale sur l’ensemble de l’organisation et la conduite de changement associée, l’entreprise devient plus efficace pour chaque euro investi dans le e-learning.
Pour améliorer le ROI dans une perspective à moyen ou long terme, les entreprises vont cependant devoir travailler sur deux axes principaux. D’abord, sur la persistance de la connaissance : comme vu plus haut, le turnover est une réalité de plus en plus présente dans tous les secteurs. Les salariés n’hésitent pas à changer d’emploi régulièrement, en fonction de leurs affinités, et le phénomène s’accentue avec les générations X et Y. Il devient essentiel pour les entreprises de capitaliser leurs connaissances afin de pouvoir les conserver et les transmettre dans les meilleures conditions. Le e-learning est un des outils qui apporteront une réponse pertinente sur ce sujet.
Enfin, pour améliorer l’efficacité opérationnelle, les entreprises devront former leurs salariés de plus en plus vite, la transformation digitale imposant l’acquisition permanente de nouvelles connaissances. L’efficacité opérationnelle sera de plus en plus liée à l’enseignement ou la formation.
Pascal Curtil, Directeur BU Digitale chez Gfi Informatique