Lorsqu’on parle de numérisation de documents RH dans le monde des ressources humaines, on pense tout de suite au bulletin de salaire électronique. Mais ce document est loin d’être le seul sur lequel les entreprises peuvent apporter une optimisation. À l’heure où le télétravail se développe à grande échelle, s’assurer de flux qui permettent la constitution de dossiers salariés complets, structurés et accessibles devient primordial. Nous avons fait le point avec Marie-Hélène Lanoe, Directrice commerciale et marketing chez Gestform.
Le papier encore très présent
Malgré le développement de la numérisation des documents RH. De nombreux documents transmis par les salariés à leurs employeurs ne font pas encore l’objet de formulaires. Pour d’autres entreprises, on observe que les services de paie impriment les documents pour les numériser parfois à nouveau, c’est notamment une habitude que l’on observe dans le cas de la signature électronique, lorsque l’un des deux acteurs ne dispose de la capacité de signer de façon numérique. Même si la digitalisation des processus RH va bon train, certains outils ne communiquent pas encore entre eux et nécessitent d’imprimer.
La numérisation de documents RH comme “assurance conformité”
Les GTA et le système d’information paie s’alimentent de données et d’analyses documentaires. Les prestataires spécialisés dans la numérisation de documents RH comme Gestform ont pour tâche de scanner des dossiers salariés, les flux de courriers et faire du BPO en amont de la paie. Leur mission est donc de fournir une analyse documentaire, afin de vérifier que les documents de salariés sont complets et conformes, par exemple dans le cas d’arrêts de travail. Ce type de contrôle de conformité touche aussi la documentation de type affiliation à une mutuelle, remboursement de la participation de la part des transports pour lequel le salarié doit fournir des justificatifs.
La numérisation de documents RH pour fluidifier les processus RH
Les ensembles de solutions proposés par des entreprises comme Gestform permettent, avec leur offre de numérisation de documents RH, d’assurer une fluidité dans le travail des gestionnaires de paie. Elles permettent de fiabiliser les informations transmises et d’alléger les workflows. Externaliser la numérisation de documents RH donne la possibilité par ailleurs de réaliser des économies de charges administratives.
Gestform favorise l’intégration dans une démarche RSE
Au-delà de présenter cet ensemble de services, Gestform revendique son implantation française, l’utilisation de serveurs sécurisés et une garantie vis-à-vis du RGPD. Dans une démarche RSE, l’entreprise emploie 55% de personnes en situation de handicap, pour favoriser l’inclusion des personnes fragiles. En effet, toutes les entreprises de plus de 20 salariés ont pour obligation d’employer des personnes en situation de handicap, si ce n’est pas le cas elles doivent s’acquitter de la taxe AGEFIPH (Association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapées).
La rédaction de myRHline