En Europe, la signature électronique qualifiée (QES) devient une norme, voire une obligation légale. En effet, de nombreux pays imposent son utilisation, notamment pour la signature des contrats de travail à distance.
ZealiD propose une signature électronique qualifiée qui répond au plus haut niveau d’exigence et de validité juridique en application du règlement eIDAS au sein de l’UE.
La QES est le seul niveau ayant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.
En effet, le règlement eIDAS prévoit quatre niveaux distincts de signatures électroniques. Chacun d’entre eux dispose de caractéristiques, d’usages et d’effets juridiques différents. Les quatre niveaux prévus par le règlement eIDAS sont : la signature simple, avancée et enfin, qualifiée.
Comment signer électroniquement un document en toute sécurité ? Quels sont les cas d’usage en entreprise ? Quels sont les bénéfices pour les services des ressources humaines ? Pour la marque employeur ? Pour répondre à ces questions, la rédaction a interviewé Typhaine Gaudemer, responsable France chez ZealiD.
La signature électronique qualifiée : qu’est-ce que c’est ?
Comment procéder à une signature électronique qualifiée ? Les salariés et candidats ont la possibilité de signer un document via leur smartphone, de n’importe quel endroit, à n’importe quel moment.
Le processus dure 2 à 3 minutes et l’utilisateur est guidé lors des différentes étapes de validation. Pour ce faire, il doit vérifier son identité dans un self-service. Il lui est demandé de réaliser une liveness detection pour s’assurer qu’il est bien présent en temps réel. Ensuite, une photo de son document d’identité (recto verso) est requise.
Dans d’autres pays, si le document d’identité possède la technologie NFC – l’équivalent du sans contact – l’utilisateur peut le déposer directement sur son smartphone afin que ZealiD puisse en extraire les données.
En France, cette technologie est autorisée uniquement pour la gendarmerie et la police, mais pas pour les prestataires de services.
L’utilisateur doit donc réaliser une vidéo de son document d’identité en activant son flash. “L’activation du flash va nous permettre de vérifier les éléments de sécurité visibles, type hologramme et autres” précise Typhaine Gaudemer.
Une fois ces étapes finalisées, le process est terminé du côté de l’utilisateur.
Légalement, une validation manuelle est requise pour fournir une QES. C’est pour cela que ZealiD confirme manuellement la procédure. Si elle est conforme, l’entreprise délivre un certificat qualifié valide pendant 2 ans.
Une fois la vérification d’identité validée, vous êtes en mesure d’utiliser le certificat pendant 2 ans sans devoir effectuer de nouveau tout le processus. Une fois le document chargé sur la plateforme Adobe Acrobat Sign, l’utilisateur peut numériser le QR code via l’application ZealiD et le signer en utilisant la reconnaissance faciale ou digitale selon son smartphone.
Ainsi, tout utilisateur en possession d’un justificatif d’identité valide peut créer une identité européenne baptisée certificat qualifié, lui permettant de générer des signatures électroniques qualifiées. La QES, équivalente à une signature manuscrite, lui permet ainsi de signer en toute sécurité des documents au format numérique.
- Bon à savoir : Selon l’Agence Nationale de la sécurité des Systèmes d’Information, le règlement eIDAS a pour objectif de mettre en place “un cadre juridique propre à susciter une confiance accrue dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur« .
Les usages de la QES en entreprise
La France est relativement en retard sur la signature électronique qualifiée d’une manière générale car il y a très peu de cas d’usage dans lesquels elle est imposée par la loi. Pourtant, elle est aujourd’hui requise dans une quinzaine de pays d’Europe, notamment lors de la signature de contrats de travail à distance. C’est le cas par exemple de l’Allemagne, la Pologne, la Grèce, la Hongrie, l’Ukraine…
Avec la démocratisation du télétravail et du flex office durant la pandémie, les entreprises recrutent de plus en plus de collaborateurs à distance. Parfois, elles ne rencontrent physiquement ces salariés qu’après plusieurs mois de travail. Recourir à la signature électronique qualifiée représente un moyen de s’assurer de la fiabilité de l’identité de la personne embauchée. Ce qui réduit les risques de fraudes et financiers liés à cette embauche, tout en optimisant le processus d’onboarding.
Aujourd’hui, un prestataire de confiance qualifié est responsable du service qu’il offre. Ainsi, si une fraude est détectée et que l’erreur incombe à ZealiD, cette dernière est tenue de verser des dommages et intérêts à l’entreprise cliente. Ce qui n’est pas le cas avec une signature avancée, où la responsabilité incombe au client. De plus, créer une signature qualifiée représente autant d’efforts que de créer une signature avancée. L’expérience utilisateur est similaire dans les deux cas. “Sauf que la QES apporte des avantages supplémentaires tels que l’inversement de la charge de la preuve ou la responsabilité” précise Typhaine.
Les avantages de la signature électronique qualifiée
Voici les bénéfices de la signature électronique qualifiée :
- La sécurité : l’assurance d’avoir le plus haut niveau de sécurité, tout en couvrant le risque financier.
- L’optimisation des coûts : la signature manuscrite coûterait plus cher que la QES selon diverses études (frais de traitement, d’envoi, d’archivage).
- La réduction des temps de traitements : vous recevez presque instantanément le document et pouvez le signer directement, sans devoir attendre de le recevoir par La Poste.
- La marque employeur : le marché du travail est particulièrement tendu depuis plusieurs mois. La simplicité et la modernité des processus RH peuvent faire toute la différence aux yeux des candidats. Avec la QES, le candidat est en mesure de recevoir et de signer son contrat de travail le même jour. Ce qui représente un avantage concurrentiel non négligeable.
Pour résumer, la signature électronique qualifiée a pour objectif de faire gagner du temps aux services RH, tout en levant les difficultés logistiques que posent les signatures manuscrites, notamment en présence d’effectifs géographiquement dispersés.
Le cas de l’entreprise Microsoft
Le groupe Microsoft souhaitait être en mesure de signer tous les documents liés aux ressources humaines via une signature qualifiée. Qu’il s’agisse des contrats de travail et de leurs avenants, des plans de commissions, ou de tout autre document lié au cycle de vie de l’employé dans l’entreprise.
Le groupe a ainsi signé un accord avec ZealiD prévoyant de doter les équipes RH Microsoft de signatures et de certificats électroniques qualifiés sécurisés, certifiés eIDAS, applicables à l’onboarding des employés et aux documents RH en Europe.
Cet accord permettra à Microsoft, en étroite coopération avec Adobe et ZealiD, de signer électroniquement ses contrats de travail et documents RH sensibles en Europe en s’appuyant sur une technologie ultra-sécurisée, afin de garantir le plus haut niveau d’intégrité et de conformité de ses processus RH et leur uniformisation d’un pays à l’autre.
L’application est disponible en 25 langues. La signature qualifiée n’étant pas encore développée en France, ZealiD travaille principalement avec des entreprises implantées dans les pays nordiques, en Allemagne, ou aux Pays-Bas. Plus de 80 entreprises utilisent l’application, notamment pour signer des documents liés aux ressources humaines. Oyster HR a également signé un accord avec ZealiD ce qui leur a permis de réduire leur coût de signature électronique de 74%. Ainsi, 82% des contrats sont désormais signés en une journée.
“De plus en plus de grandes entreprises américaines implantées en Europe, telles que Microsoft, lancent des appels d’offres et se saisissent du problème. Elles souhaitent bénéficier du plus haut niveau de sécurité et d’une solution pouvant être utilisée dans tous les pays d’Europe” explique Typhaine Gaudemer.
