À l’heure où les difficultés de recrutement abondent, le service de gestion de la paie n’est pas épargné par la pénurie de talents. C’est ce que révèle une étude ADP indiquant que plus de la moitié des services de gestion de la paie souffrent de cette pénurie. Et pour cause : 53 % des services sont concernés. Ces données inquiètent, d’autant plus qu’il s’agit d’un métier essentiel à la fonction RH et à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Sans rémunération juste versée en temps et en heure, l’accord entre salarié et employeur finit inévitablement par être rompu. Les explications de myRHline.
Service paie : un nombre d’erreurs “toujours croissant”
Pour assurer le bon fonctionnement de toutes les entreprises, précision et transparence sont impératives en matière de calcul de la rémunération. Pourtant, dans les structures n’ayant pas externalisé le suivi de la paie, 33 % des personnes interrogées indiquent enregistrer une précision de 90 % ou plus dans le traitement de la paie pour l’ensemble des pays dans lesquels la société est installée. Pourtant, elles étaient 52 % avant 2020. Les personnes interrogées sont 3 sur 10 à admettre que ces erreurs ne sont mises en lumière que lors d’un audit de la paie, tandis qu’un quart des répondants déclarent s’en rendre compte seulement lorsqu’ils reçoivent une réclamation d’un collaborateur.
Les structures qui gèrent ce service en interne auraient bien conscience qu’il s’agit d’un problème sérieux. D’ailleurs, plusieurs d’entre elles ont pris les mesures nécessaires afin de mieux repérer les erreurs et les enrayer. Toutefois, environ 7 personnes sur 10 affirment avoir déployé des audits internes plus réguliers au cours des 3 dernières années et 61 % d’entre elles ont organisé des enquêtes auprès de leurs collaborateurs. Malgré tout, seulement 36 % des organisations souhaitent améliorer la précision de la paie au cours des 2 ou 3 années à venir.
En outre, le personnel en charge du service paie se trouve en difficulté face à des demandes de salariés toujours plus nombreuses et complexes. La charge mentale et la charge de travail deviennent considérables pour ce personnel.
En 2021, 61 % des répondants déclaraient déjà devoir absorber un trop grand nombre de demandes. Cette année, 45 % des répondants affirment que depuis la crise sanitaire, le volume de questions reçues de la part des salariés est en augmentation. Et cela n’a rien d’étonnant, car la question de la santé financière est particulièrement d’actualité : elle pèse sur les collaborateurs. Leurs questions concernent :
- Le versement de la rémunération
- Les avantages sociaux
- Les retenues à la source
- Les erreurs relatives au salaire net
Pourtant, avec des outils destinés à mieux comprendre une fiche de paie et une meilleure communication, les organisations pourraient faire gagner du temps aux salariés comme aux services paie. En outre, ces derniers pourraient développer leur capacité à s’adapter à l’évolution constante des modes de travail.
Entre pénurie de personnel et pénurie de compétences
Bien que les ressources technologies demeurent indispensables au bon fonctionnement du service paie, il convient de ne pas négliger le personnel pour autant ! D’autant plus que ce dernier joue un rôle central dans la résolution de problèmes. Il est non seulement chargé d’apporter des réponses aux questions des salariés, mais aussi de garantir que son travail apporte une réelle plus-value à l’entreprise.
Toutefois, on observe que très souvent, le service n’est pas bien armé. Les collaborateurs en poste sont moins nombreux et doivent absorber des tâches dont les volumes sont importants et de plus en plus complexes. D’ailleurs, 53 % des répondants affirment que leur service paie souffre de cette pénurie de personnel. Et depuis la survenue de la crise sanitaire, les répondants sont 37 % à observer avoir perdu plus de 10 % de leurs effectifs ces deux dernières années.
En outre, 48 % des répondants déclarent éprouver des difficultés à mettre la main sur les compétences nécessaires en dehors de leur organisation. Ces personnes décident alors d’investir la montée en compétence de collaborateurs déjà en charge de la paie (cela concerne 72 % des répondants). Elles décident aussi de former des collaborateurs d’autres services (64 %). Parfois, elles se résignent à réaliser les mêmes tâches avec un plus faible effectif (57 %).
Le service paie éprouvé par les tâches administratives secondaires
Si le service en charge de la rémunération est éprouvé par le manque de personnel, il n’optimise pas son temps d’une façon qui soit des plus efficaces. Parmi les tâches qui demandent le plus de temps, la collecte à 38 % et la saisie de données à 26 %, tandis que 22 % des personnes interrogées estiment qu’en moyenne, les différentes équipes chargées de la rémunération passent plus de 30 heures par semaine (et par pays !) à rapprocher les données entre systèmes de gestion de la paie et celui des Ressources Humaines. Tout cela représente 15 jours de travail par mois sur la base d’une journée de 8 heures.
Les organisations gagneraient à automatiser l’ensemble de ces tâches grâce à des ressources technologiques précieuses. Pourtant, 53 % des répondants admettent que moins de 30 % de leurs processus sont automatisés. En outre, seulement 25 % d’entre eux expriment le souhait d’améliorer l’intégration de la gestion de ce métier à d’autres systèmes indispensables au bon fonctionnement de leur organisation. Accélerer le déploiement de ces solutions permettrait d’améliorer considérablement l’efficacité de ce service si essentiel aux entreprises, et de libérer du temps pour d’autres collaborateurs afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et au caractère stratégique.
