La gestion des temps et des activités regroupe différents domaines RH :
- Planification prévisionnelle des services
- Suivi et gestion du temps de travail : présence, absences, horaires, heures supplémentaires… avec ou sans l’aide de badgeuses.
- Suivi des tâches prévisionnelles et réalisées.
- Demandes de congés (CP, RTT…) et workflow de validation/refus.
Quand la part du budget du personnel oscille entre 50 et 85 % du budget de fonctionnement total, comment sous-estimer l’importance d’une organisation horaire prévisionnelle en cohérence avec les besoins des services, les plans de charges, les ressources humaines disponibles et les accords réglementaires ?
L’implémentation d’une solution telle qu’Octime est synonyme de gain de productivité de part une organisation performante des équipes dans le respect du cadre légal ; elle est également source d’efficacité pour le service RH grâce à l’automatisation du comptage des temps et la simplification de la paie.
Retour sur expérience: Interview de Mayi Maillard, Responsable Paie de Technoflex
28 années d’expérience et une étroite collaboration avec les plus grands laboratoires pharmaceutiques ont fait de Technoflex une société innovante, leader européen dans le design et la production de poches souples et de dispositifs médicaux pour l’industrie pharmaceutique. Technoflex optimise la conception des générations futures de poches et des connecteurs associés. La société emploie aujourd’hui 286 salariés.
Vous faites partie des premiers clients équipés par Octime dès 1998 et avez donc connu l’évolution du produit. Que retenez-vous de cette expérience ?
Nous gérions les congés, les soldes RTT et congés sur Excel et c’est tout. C’est vrai qu’au début nous avons un peu « participé » à l’élaboration du produit. Nous avons un peu évolué ensemble !
Pour ce qui est de l’utilisation d’Octime, si j’ai un conseil à donner, c’est qu’il faut simplifier au maximum. En effet, nous avons créé de nombreux horaires en pensant faire bien. Cela nous a obligé ensuite à reprendre tout cela et en éliminer beaucoup d’inutiles. Nous avons donc repensé notre gestion du temps et tout remis à plat.
Octime a pris plus de place dans votre gestion du temps sans prendre plus de temps. Comment fonctionnez-vous ?
Tous les plannings des salariés sont gérés sur Octime, y compris ceux des cadres qui eux ne badgent pas. La société est fermée pour congés trois semaines en août et une en décembre, la dernière semaine « flottante » est laissée à discrétion des employés avec l’aval du responsable.
Depuis 3 ans environ nous avons intégré le module web qui permet de déposer les demandes d’absence. Un délai de 15 jours est imposé pour permettre la validation qui se fait en deux étapes. (Workflow)
Les chefs d’équipe qui gèrent leur planning et les anomalies déclenchées, peuvent ainsi se déterminer, selon la charge de travail et décider de prendre de la main d’œuvre intérimaire ou pas.
Ils transmettent alors à la RH pour la validation finale.
Par ailleurs, ces responsables traitent au jour le jour les retards éventuels, les absences et les changements d’horaires exceptionnels.
Nous n’avons pas d’interface directe des résultats vers la paye, malgré la taille de la société tout est basé encore sur de bons rapports humains.
Au-delà de cette gestion « sociale » quotidienne, que vous apporte Octime ?
Nous l’utilisons pour traiter les statistiques d’absentéisme. Le calcul automatique des heures supplémentaires permet de décider soit les payer soit les faire récupérer. Pour la production c’est un atout important. Si nous n’avions pas Octime, nous n’aurions aucune autre solution pour gérer ces heures importantes.
A propos d’Octime
Depuis plus de 15 ans, Octime accompagne ses clients au travers des problématiques de gestion du temps et de planification. L’innovation est au cœur de notre stratégie, et nous permet de garder toujours une idée d’avance. Plus de 8000 sites utilisent Octime au quotidien dans des structures de tout secteur d’activité, allant de 50 salariés à plusieurs dizaines de milliers de salariés.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site: www.octime.com
Email : info@octime.com
Téléphone : 0 810 10 64 40 (numéro azur)
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