La gestion des temps de travail

par La rédaction

La gestion des temps de travail et des absences a réellement émergé lors de la mise en place des 35 heures. Entre les obligations légales à respecter et les besoins en personnels à gérer de façon optimale, les DRH se sont tournés vers les systèmes informatisés pour les aider à gérer les temps et les plannings des ressources humaines.

 

Aujourd'hui, cette problématique est toujours au centre des besoins du marché, mais les demandes ont évolué. Les Directions veulent pouvoir requêter, exporter, analyser les données de leur système de gestion des temps à des fins de contrôle de gestion, de réaffectation de la masse salariale en fonction des besoins du moment surtout pour les sociétés multi-sites qui ont ainsi une vue croisée globale des besoins et des ressources disponibles. Les sociétés souhaitent pouvoir mettre en adéquation une charge de travail et un besoin en effectif tout en respectant au maximum les intérêts de chacun, clients, salariés et direction.

 

L'autre demande importante actuelle est d'avoir un outil accessible à tout moment quel que soit l'endroit renvoyant une image moderne de l'entreprise à ses salariés et qui permette à la DRH une décentralisation des tâches quotidiennes de gestion des processus RH vers les collaborateurs et responsables. D'autant plus que les salariés sont très attachés à la politique de transparence au sein de leurs sociétés. Le fait de pouvoir consulter son propre planning, celui de son service, ou équipe, ou encore de voir ses compteurs en temps réel est un pas de plus vers la transparence. Le climat social en est globalement apaisé.

 

La mise en place d'un outil de gestion des temps est certes un projet à étudier très attentivement, en collaboration avec tous les acteurs de la structure qui souhaite cette mise en œuvre, mais lorsqu'il est mené avec toute la rigueur nécessaire et avec des fournisseurs expérimentés dans le domaine, les bénéfices qui en découlent sont rapidement visibles et conséquents.

 

EquiTime a développé sa première solution de gestion des temps pour et en collaboration avec des établissements de santé. La problématique d'un centre hospitalier est de loin une des plus compliquées, si ce n'est la plus complexe, à gérer en terme de gestion des temps et des plannings, (travail 24h/24 avec une multitude d'emplois du temps et de métiers). Grâce à son savoir-faire dans ce secteur, EquiTime a pu capitaliser son expertise sur ce secteur difficile pour proposer ses offres aux autres secteurs d'activité.

 

EquiTime, avec plus de 13 ans d'expertise dans le domaine de la gestion des temps, des activités et des plannings, a su évoluer avec les besoins du marché et ses consultants experts ont pu acquérir une expérience non négligeable pour conseiller au mieux les équipes projets dans leur démarche.

 

Mettre en œuvre un outil de Gestion des Temps nécessite plusieurs phases :

 

  • Recensement des besoins, rédaction d'un cahier des charges et choix de l'outil

Il est impératif d'impliquer les futurs utilisateurs de l'outil dès le début du projet, au moment de la rédaction du cahier des charges puis lors du choix de la solution car ils seront quotidiennement confrontés au progiciel une fois celui-ci mis en place. Leur adhésion est nécessaire pour que le projet puisse être mené à bien sans encombre. Ils seront même moteurs s'ils ont pu participer au choix, car ils y auront trouvé des solutions à leurs besoins et voudront les voir en place rapidement.

 

L'outil doit donc correspondre au maximum d'attentes des futurs utilisateurs, de la Direction, de la DRH, de la DSI et des salariés. L'outil qui aura le plus grand dénominateur commun sera très certainement le meilleur choix.

Il devra également être hautement paramétrable et accompagné par des consultants experts parfaitement habitués à la gestion des temps et aux problématiques du secteur d'activité de l'entreprise. Le rôle du consultant en collaboration avec le groupe projet du client est tout aussi important que celui du produit choisi. La phase d'analyse, de rédaction, de paramétrage et de conduite de projet est une phase clé dans la réussite du projet, il ne faut pas la minimiser, tout comme la communication interne sur ce changement dans les habitudes quotidiennes.

 

  • Audit, analyse, paramétrage, tests et mise en production

L'équipe projet de l'acheteur doit être suffisamment impliquée et disponible pour que la mise en œuvre se fasse dans les meilleures conditions possibles. En général, l'équipe qui est à l'origine du choix est souvent la plus apte à mener à bien la mise en place en collaboration avec le fournisseur. La compréhension entre les deux parties doit être totale, c'est pourquoi le directeur de projet et le consultant expert du fournisseur sont des éléments clés à la réussite du projet. C'est principalement le consultant qui va reformuler vos besoins, vos réglementaires et vos modes de calculs avant de les intégrer à la solution lors de la phase de paramétrage.

 

Tant que le descriptif des spécifications fonctionnelles n'est pas validé par le client, aucun paramétrage ne pourra démarrer, ce serait prendre un très gros risque si c'était le cas.

Une fois le paramétrage effectué, les phases de formations et de tests débutent car il est parfois nécessaire de recadrer certaines règles de calcul notamment. C'est à l'usage que l'on éprouve la théorie et qu'on l'améliore. Dans ce cas les équipes projet se réunissent pour apporter des modifications aux spécifications fonctionnelles et le consultant peut revoir le paramétrage en fonction.

 

Lorsque tout a été testé et accepté, la solution est déployée. L'équipe projet du fournisseur passe sur une phase d'assistance en cas de besoin uniquement.

Bien entendu la durée d'un projet varie en fonction de la taille de la société et des besoins de celle-ci. Seule la phase d'audit, d'analyse, de rédaction et de validation des spécifications fonctionnelles reste à peu près identique à tous les projets. La durée du paramétrage, des tests, des formations et du déploiement complet est totalement dépendante de la taille de la structure et des besoins (uniquement un système de comptage des heures de présence/absence, une planification poussée, un accès intranet, une ou plusieurs interfaces avec les logiciels de GRH et paie, des requêtes pour éditer des tableaux de bord,…).

 

  • Les bénéfices constatés

Des clients d'EquiTime ont accepté de témoigner sur leur propre expérience et font généralement les mêmes constats sur les bénéfices gagnés après la mise en place d'AgileTime.

 

Tout d'abord, lorsqu'il s'agit d'une première implémentation, un gain de temps au niveau des calculs des compteurs puisqu'ils sont automatisés dans l'application et un gain de temps au niveau de la saisie et de la vérification des éléments variables vers la paie. En effet, avec une interface automatisée qui envoie les éléments variables vers l'outil de gestion de la paie, il n'y a plus de saisie manuelle à faire ni vérification une fois que les informations ont été validées dans AgileTime, l'information envoyée est forcément conforme à ce qui a été validé.

 

Un gain de temps sur la saisie également au niveau des planificateurs lors d'une première implémentation ou lors du remplacement d'un système vieillissant ou mal adapté à la problématique du client pour diverses raisons. Avec ce gain de temps, les planificateurs peuvent se recentrer sur leur métier.

 

Ce fut notamment le cas pour EUROTUNNEL qui a changé de système et opté pour AgileTime et nous a confirmé avoir trouvé un outil conforme à leurs besoins et qui a permis aux planificateurs de se recentrer sur le contrôle et l'ajustement des plannings pour optimiser au maximum les charges de travail et la répartition des ressources humaines.

La CLINIQUE BRETECHE de Nantes, a elle aussi opté pour AgileTime et nous a fait le même retour qu'EUROTUNNEL. Un gain de temps pour les planificateurs qui, pour beaucoup, travaillent dans des services de santé et retrouvent enfin du temps pour s'occuper de leur service et par conséquent des patients.

 

Outre les divers gains de temps possibles, les clients d'EquiTime retrouvent également une certaine sérénité et confiance car AgileTime leur a prouvé qu'il était fiable après plusieurs mois ou années d'utilisation. Les informations au niveau des compteurs notamment, sont correctes et ne nécessitent pas de vérification outrancière. Le climat social entre les salariés et les services RH retrouve une sérénité nécessaire au bon fonctionnement de toute structure grâce à une confiance envers l'information retrouvée.

 

Autre bénéfice constaté pour les clients ayant une problématique de charge salariale très fluctuante au cours de l'année, notamment pour les sociétés dépendantes des saisons comme la SAEM SPORTS ET TOURISME, REMONTEES MECANIQUES DE CHATEL, une meilleure anticipation des heures ce qui permet de demander aux saisonniers de les récupérer avant leur fin de contrat, et une gestion de la masse salariale amplement simplifiée.

 

Tous nous disent avoir trouvé un outil leur permettant une meilleure adéquation avec les obligations légales grâce notamment au système d'alertes mis en place lors du paramétrage.

 

La société REMY COINTREAU quant à elle, outre les bénéfices cités ci-dessus, reconnait comme autre point fort d'AgileTime son outil décisionnel car il est pointu tout en restant simple d'utilisation. D'autres clients l'ont mis en place et en font un retour tout aussi positif.

 

Enfin, une transparence et une décentralisation vers les salariés grâce au portail intranet qui leur donne accès à leurs informations personnelles et la possibilité de saisir eux-mêmes des informations de gestion des temps via un outil moderne avec des informations fiables.

 

 

Les offres d'EquiTime sont adaptées à tous les secteurs d'activité :

  • La suite logicielle AgileTime est modulaire et s'adapte à nombre de secteurs d'activités dont la santé. (6 CHU sont équipés de cette solution et plus de 400 établissements de santé publique ou privée et médico-social, ainsi que chez le groupe AGAPES pour la restauration rapide, CITEO, RTE-EDF, EUROTUNNEL, SECURITAS, la Comédie Française, Materne, Swatch, Häagen Dazs, Biocoop, SAEM de Châtel …)

 

  • AgileTime E-Connection GTA est la dernière solution de gestion des temps d'EquiTime entièrement web, développée en partenariat dans le cadre du projet PAJERO avec la société Horizontal Software (chef de file du projet), pour le moment plus orientée pour le secteur des collectivités et administrations notamment. (Rémy Cointreau en utilise la partie portail intranet avec la suite AgileTime, ENM Bordeaux, ARS PACA, et déjà une quinzaine de collectivités dont les Villes de Than, de Mende, l'Agglomération de Bourg en Bresse, …)

 

www.equitime.fr

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