On résume trop souvent les KPIs recrutement au volume de CV et au délai moyen entre la réception de la candidature et la signature du contrat de travail. Or, le dashboard de votre ATS contient bien plus que ces indicateurs classiques. Tour d’horizon de 5 métriques sous-exploitées à suivre de près pour mieux piloter vos recrutements, améliorer votre marque employeur et renforcer votre performance RH.
Taux de réponse aux candidatures
On détermine ici le pourcentage de candidats recevant une réponse, positive ou négative dans un certain délai. Cet indicateur a un impact direct sur la marque employeur avec un bouche-à-oreille défavorable à ne pas négliger. En effet, les candidats partagent, aujourd’hui, sur les réseaux sociaux ou sur des sites comme Glassdoor, leurs expériences décevantes. Lorsque l’on sait que la majorité d’entre eux ne reçoivent jamais de retour après avoir postulé, bon nombre d’entreprises font figure de mauvais élèves.
Voici quelques pistes pour améliorer cet indicateur :
- configurez des modèles de répondeurs automatiques dans votre ATS pour chaque étape du recrutement ;
- personnalisez les messages en intégrant les variables disponibles ;
- déterminez en interne les délais acceptables d’envoi des emails manuels. À titre indicatif, selon le baromètre Yaggo x IFOP, le délai idéal est de moins de 48 heures pour conserver un taux d’engagement satisfaisant tout au long du processus d’embauche.
Le taux de réponse améliore ainsi la perception de votre marque employeur, favorisant, dans un second temps, la conversion. Encore faut-il savoir quels canaux apportent réellement les bons candidats.
Recrutement par canal de sourcing
Il s’agit du pourcentage de candidats embauchés via chaque canal par rapport au nombre total de CV reçus. L’efficience d’une source diffère d’une entreprise à une autre.
Ainsi, un rapport Apec de 2025 souligne qu’ un tiers des entreprises ont utilisé plus de 5 canaux de recrutement en 2024 tandis que la majorité opte pour 4 canaux.
Cette métrique vous permet d’optimiser les budgets en favorisant les canaux les plus performants. La rentabilité se mesure alors selon la qualité des conversions : mieux vaut privilégier un faible volume de CV, mais un fort taux de recrutements plutôt que l’inverse. L’intérêt est ici de distinguer l’efficacité versus le volume : la qualité prime sur la quantité.
Quelle mise en pratique ?
- Recensez toutes vos sources dans votre ATS et exploitez les tags.
- Analysez le coût par embauche et par type de poste.
- Testez des campagnes ciblées en utilisant la même annonce sur des supports différents.
Lorsque vous avez identifié les bons canaux, il vous reste à assurer un process de recrutement fluide afin de ne pas perdre de candidat en cours d’étape.
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Délais entre les étapes du recrutement
Parmi les KPIs recrutement sous- exploité, celui-ci mesure ici le temps écoulé entre chaque jalon : réception du CV, préqualification, entretien, proposition et signature. Trop d’attente entre chaque phase et des process trop complexes exposent à des abandons. Ainsi, jusqu’à 28 % des candidats (source : Cleverconnect) se retireraient en cours de procédure pour ces motifs.
Les points critiques identifiés sont souvent similaires :
- délais allongés entre les entretiens manager et la proposition finale ;
- manque de disponibilités internes ;
- lenteur dans la planification des rendez-vous et la gestion des plannings ;
- multiplication de paliers lourds et accessoires pour conforter la prise de décision.
Les ATS permettent de visualiser vos goulots d’étranglement sur un pipeline. Si une étape explose en durée moyenne, c’est le signal d’un problème organisationnel ou managérial.
Mais, alors, que mettre en place pour fluidifier le process ? Dans un premier temps, identifiez les points critiques dans votre ATS. Par exemple, si la validation RH s’étend en moyenne sur trois semaines, c’est sur cette phase qu’il faut agir. Vous pouvez ensuite automatiser les relances des managers dans vos workflows et paramétrer des alertes de suivi. Et pour finir, interrogez-vous sur la nécessité de maintenir tous les jalons.
Un parcours candidat rapide et interactif fidélise davantage les profils, y compris ceux déjà présents dans votre vivier, un levier souvent négligé.
Taux d’utilisation du vivier candidats
Cet indicateur analyse le ratio de candidats embauchés depuis votre vivier contre ceux provenant d’un sourcing externe.
Selon une étude Apec, 43 % des recrutements en PME et 52 % en ETI sont issus de la banque de CV. C’est pourquoi, il ne faut pas concevoir votre vivier comme un simple stock de CV. Mais plutôt comme un véritable actif RH dont le ROI est immédiat. Entre gain de temps, réduction du budget sourcing et fidélisation des talents, les bénéfices sont multiples.
Ainsi, pour profiter pleinement de son effet de levier, quelques habitudes sont à mettre en place :
- Dynamisez le nurturing dans votre ATS : relances, newsletter, offres ciblées, suivis réguliers pour la mise à jour des profils.
- Catégorisez les CV et segmentez-les par métier et expérience.
- Ne perdez pas de vue les candidats en shortlist et non retenus. Ils peuvent revenir en jeu sur un poste similaire ou si la période d’essai échoue.
- Mesurez le taux de conversion vivier régulièrement : chaque trimestre ou semestre.
Un vivier de candidats actif réduit les coûts et accélère les recrutements. Mais il reste une dernière métrique critique : l’abandon en cours de parcours.
Taux d’abandon des candidatures
Ce KPI indique le nombre de candidats quittant le process en cours. Ils se désistent, ne plus aux appels ou aux mails et/ou ne se présentent pas en entretien.
On note que des facteurs aggravants sont généralement en cause :
- étapes trop complexes ou inutiles (lourdeur des formulaires, multiplication des tests techniques et des entretiens) ;
- absence de feedback ;
- délais d’attente trop longs ;
- mauvaise communication entre le RH ou le manager et le candidat.
L’impact du taux d’abandon est réel et coûteux. Pour y remédier, nous vous suggérons les idées ci-dessous :
- Assurer un suivi rigoureux du statut des candidats dans votre ATS.
- Analyser régulièrement les motifs de retrait.
- Simplifier les phases, ainsi que nous l’avons vu dans les points précédents.
- Mieux informer sur le parcours candidat, sur les délais et la prochaine étape.
- Apporter des retours explicites.
Cette métrique résume en réalité toutes les autres : si les réponses, les délais, l’efficacité des sources et la mise à jour du vivier sont bien gérés, l’abandon chute mécaniquement.
Les KPIs recrutement ne se limitent pas au nombre de CV et au délai jusqu’à la prise de fonction. Vous trouverez dans votre ATS les données stratégiques que nous venons d’explorer : le taux de réponse, la conversion par canal, les délais, le vivier et les abandons. L’idéal ? Instaurer un suivi mensuel et apporter les correctifs sans attendre, dès qu’un indicateur affiche des informations critiques.
Et si vous repreniez votre tableau de bord ATS dès aujourd’hui pour identifier les KPIs recrutement sous-utilisés ? Choisissez-en un, suivez-le pendant un mois, et analysez vos résultats. Vous pourriez bien être surpris !
Source(s) documentaire(s) :
- Pratiques de recrutement de cadres, des entreprises moins offensives dans leurs stratégies de sourcing (Apec, 2025)
