Plus que jamais, les entreprises doivent améliorer leur productivité en s’appuyant sur des collaborateurs compétents et motivés. Pour mesurer les niveaux de compétence, l’entretien d’évaluation est un outil incontournable et plébiscité. Tout l’enjeu réside dans une mise en œuvre simple et des résultats facilement accessibles. Pour remplir cet objectif, l’optimisation des processus RH est incontournable et passe le plus souvent par une informatisation adaptée. L’édition 2013 du baromètre RH, réalisée par Bodet Software et l’ESSCA, montre que l’informatisation des évaluations est une fonctionnalité prioritaire aux yeux des répondants.
Vincent Noyet, Responsable Marketing de Bodet Software, livre les enjeux de l’informatisation des démarches relatives à l’entretien annuel d’évaluation et les liens étroits qui existent avec la formation et la GPEC. Notons que depuis les ordonnances Macron, on parle de GEPP et non plus de GPEC.
Une démarche facile à mettre en œuvre et aux multiples bénéfices
Chaque année, les entretiens annuels individuels génèrent de très nombreux rendez-vous et surtout énormément de contenus. De plus, dans bon nombre d’entreprises, ces entretiens ne sont pas jugés suffisamment efficaces. La mise en place d’un processus d’informatisation devient alors, un facteur clé de succès dans la gestion et la planification des campagnes d’entretiens, dans le contrôle et l’archivage de données mais aussi dans le suivi des décisions et plans d’action issus de ces entretiens. Cette démarche est d’ailleurs plébiscitée par la fonction RH car il s’agit d’une procédure facile à mettre en place pour laquelle la création d’un référentiel n’est pas nécessaire.
Les entreprises ayant déjà réalisé une réflexion autour des entretiens annuels, notamment sur leur grille d’évaluation sont très nombreuses en France. Dès lors, l’informatisation de cette fonction devient facilement diffusable et répond à une vraie problématique. En plus de poser un cadre, ce processus organise les campagnes d’évaluation et surtout simplifie les démarches à suivre. La fonction RH peut ainsi observer l’avancement des campagnes et suivre en temps réel les actions menées par les managers. Sans ce cadre, les entretiens ne sont que très rarement réalisés en temps et en heure !
Par ailleurs, la consolidation des données recueillies pendant ce processus permet de mesurer les écarts en matière de compétences, de formations ou encore de rémunérations. Centralisées en un lieu unique, et ce de manière sécurisée, les informations récoltées seront chaque année facilement accessibles par le service RH.
L’auto-évaluation, symbole du rééquilibrage
D’un point de vue RH, informatiser les évaluations va également faciliter la mise en place d’une auto-évaluation par le collaborateur en amont de l’entretien en complément de la préparation du manager.
L’entretien annuel met trop souvent en lumière la vision du manager. L’auto-évaluation tend à responsabiliser davantage le collaborateur en le rendant actif dans le processus d’évaluation. En plus de donner son point de vue par rapport aux objectifs fixés précédemment, ses compétences ou encore ses besoins de formation, il va également pouvoir s’exprimer sur son bien-être au travail, et ses préoccupations.
La vision du manager et celle du collaborateur pourront ainsi être comparées par la DRH afin d’identifier les points de différenciation et de mettre en place des démarches de conduite du changement, si nécessaire.
Si l’informatisation facilite l’exploitation des données, elle n’est pas sans incidence sur la relation du manager avec les membres de son équipe. Afin de ne pas réduire l’entretien à une formalité administrative, attention à bien veiller à replacer les enjeux et les objectifs d’un tel exercice !
Enfin, ce processus s’avère être un premier pas pour démystifier l’environnement SIRH. L’outil d’informatisation des entretiens d’évaluation pourra également évoluer avec d’autres programmes tels que la gestion des emplois et des compétences, ou la gestion de la formation, le but étant de créer des synergies. Par exemple, les souhaits de formation exprimés par les salariés seront automatiquement renseignés au sein d’un outil dédié, permettant d’optimiser la gestion du plan de formation.