Le Groupe Hospitalier Nord Essonne mutualise sa gestion des temps avec AgileTime

par La rédaction

Interview de Katia Statuto, Responsable du secteur applicatif en charge de la mise en place d’AgileTime au GH Nord Essonne

 

Présentation du client
 
Le GCS (Groupement de Coopération Sanitaire) Nord-Essonne est issu du GCS Longjumeau – Orsay, créé par la convention constitutive du 13 octobre 2004 et l’arrêté de la Direction Générale de l’ARS Ile-de-France du 29 décembre 2004. Ce GCS a pour objet de faciliter, d’améliorer et de développer l’activité des établissements membres par la mutualisation des moyens de compétences.
 
En avril 2012 l’avenant n°4 à la convention constitutive associe le CH de Juvisy-sur-Orge au groupement.

Secteur : santé publique
Situation : 3 établissements en IDF
Effectif :

  • 1400 agents pour le CH Longjumeau
  • 1140 agents pour le CH Orsay
  • 300 agents pour le CH Juvisy

Population concernée : personnel non médical
Enjeux du projet :

  • Badgeage pour le CH Longjumeau
  • Droits d’accès sécurisés avec  plusieurs niveaux de droits selon les profils
  • Aide à la saisie des plannings (mise en place de cycles…)
  • Interface avec CPage
  • Outil décisionnel pour reporting et statistiques
  • Ergonomie moderne, simple et intuitive
  • Centralisation du logiciel tout en gardant une base de données par établissement

Historique et problématique
Les Centres Hospitaliers d’Orsay et de Longjumeau cherchaient à se rapprocher depuis un certain temps déjà pour mutualiser l’équipe informatique et mettre en commun les systèmes d’information notamment. Lorsque le groupement s’est formé, le CH d’Orsay avait Médiane pour gérer le personnel et Longjumeau avait CPage. Il a été décidé de garder CPage et de l’étendre au CH d’Orsay.
 
En ce qui concerne la planification, Médiane intégrait un logiciel interne qui ne pouvait pas être couplé à CPage et Longjumeau utilisait de son côté une très ancienne version de Gestor que l’équipe projet souhaitait remplacer. Il a donc fallu réfléchir à un nouveau logiciel de gestion des temps.

 

Choix de la solution
Après les réponses à l’appel d’offres, nous avons demandé une démonstration d’AgileTime notamment et très clairement c’est cette présentation qui nous a convaincus parce que le logiciel tel qu’il nous a été présenté nous a donné une grande impression de simplicité d’utilisation.
 
 
Déroulement du projet
Nous avons commencé par l’établissement d’Orsay puisqu’on y remplaçait tout. Ce fut compliqué car nous avons démarré AgileTime en même temps que CPage et de ce fait nous n’avions pas toutes les données. Pour les utilisateurs, démarrer deux logiciels en même temps a également été source de difficulté mais finalement après plusieurs mois d’utilisation, tout est rentré dans l’ordre.
 
Ce fut ensuite le tour de Longjumeau avec en plus la mise en place de badgeuses physiques. Le consultant de chez EquiTime qui a pris en charge le projet nous a beaucoup aidés, il a toujours cherché à améliorer les choses lorsque c’était nécessaire comme pour les temps de réponse liés à la balance horaire qui étaient trop longs au début.
 
Nous l’avons énormément sollicité et même s’il est toujours très occupé, c’est quelqu’un de très efficace et qui trouve toujours une solution à nos demandes. Parmi les autres personnes de chez EquiTime qui sont intervenues, notre formatrice a fait l’unanimité. Tout le monde l’a trouvée très pédagogue, très calme, très patiente. Ces deux personnes ont vraiment compté dans la réussite du projet et elles sont très appréciées dans l’hôpital.
 
 
Le bilan après plusieurs mois d’utilisation
Le premier point extrêmement important depuis la mise en place d’AgileTime c’est la partie HR Performance. Avant nous étions vraiment au "crayon et bâtons" pour tout ce qu’on voulait comptabiliser. La DRH nous demande régulièrement de ressortir des états et maintenant on peut facilement y accéder et exploiter les données.
 
Un autre point positif au niveau de l’informatique, c’est un soulagement pour nous de n’avoir plus qu’un seul logiciel à gérer.
 
Enfin, au-delà des gains de temps notamment au niveau de l’interface avec CPage pour l’envoi des éléments variables de paye, la gestion des droits est une fonctionnalité indispensable et très appréciée ici. Par exemple pour les cadres de garde, qui changent tous les weekends voire même toutes les semaines, ils ont la possibilité d’accéder et de visualiser le planning de l’ensemble des agents présents sans pour autant pouvoir les modifier. Ce qui est une gestion assez fine des droits d’accès, élément très attendu au moment de l’appel d’offres.
 
 
Les évolutions prévues
Parmi les évolutions prévues, il y a la gestion du temps médical. Nous avons demandé une présentation de l’application gérant le personnel médical et ce que nous avons vu nous a beaucoup plu. Bien entendu, ce projet doit d’abord être validé par les partenaires sociaux, les cadres et cætera et nous avons en premier lieu à mettre AgileTime en place à Juvisy qui vient de rejoindre notre groupe hospitalier.
 
Nous testons également la partie self-service sur un service pilote pour la partie workflow des demandes de congés. C’est également un outil très apprécié qu’il faudra étendre à tous les services par la suite.
 
 

Bénéfices constatés
 
  • Gain de temps au niveau des RH grâce à l’interface avec CPage
  • Outil de reporting assez simple et très complet
  • Gestion des droits d’accès très fine en fonction des profils
  • Le calcul des besoins (+ AgileTime)
  • Un seul logiciel à gérer pour les deux établissements du groupe hospitalier
  • Le circuit de validation des demandes d’absence à étendre car très apprécié par le service pilote

  

Zoom sur l’outil de reporting HR Performance
 
Dans le cadre de la certification des établissements, la mise en place d’un outil de reporting simple et complet devient une priorité.
 
La certification des établissements de santé porte sur l’organisation et la capacité à mettre en place les mécanismes nécessaires à l’amélioration de la qualité et la sécurité des soins. Dans le cas de la gestion des temps, il s’agit notamment de prendre les décisions impactant la performance et l’organisation de l’activité en restant conforme au droit du travail sans passer trop de temps à consolider les données, analyser et constituer les tableaux de bord.
 
Equitime est le seul éditeur de GTA faisant partie du groupe de travail dédié à la mise en place des indicateurs entrant dans le cadre de la SAE, (Statistique annuelle des établissements de santé), mis en place par le Ministère de la Santé.
 

 

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Retour d'expérience du groupe hospitalier Nord Essonne sur le projet de mutualisation de sa gestion des temps avec Agiletime | Conseil AMOA GTA et Planning / Cahier des charges GTA juillet 9, 2019 - 8:49

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