Comment construire un projet SIRH ? C’est la question que nous avons posée à Barthélemy de Badts, consultant avant-vente SIRH chez Factorial.
Implantée dans 12 pays et comptant 950 employés, Factorial accompagne les organisations dans la transformation numérique de leurs processus RH. Dans cet article, Barthélemy partage avec nous son expertise sur la création d’un projet SIRH. Ceci en détaillant les étapes clés et les points de vigilance à prendre en compte pour réussir ce type de projet.
Quels sont les principaux facteurs à considérer pour construire un projet SIRH ?
Un SIRH vise la transformation des processus RH et l’optimisation des outils déjà en place. La création de ce type de projet repose donc avant tout sur une évaluation précise des besoins de l’entreprise. Ceci du point de vue des ressources humaines et des systèmes d’information. Plus que l’implémentation d’un logiciel, à ce stade, tout l’enjeu est de comprendre si un SIRH est nécessaire. Mais aussi quel type de solution correspondra le mieux à votre réalité d’entreprise.
Digitalisation RH : quels objectifs ?
En ce sens, il est nécessaire de définir en premier lieu quels sont les objectifs à atteindre par le biais de la digitalisation RH. Cherchez-vous à améliorer l’onboarding des nouveaux collaborateurs ? À optimiser la gestion des temps et des activités ? À renforcer le suivi des compétences via des outils d’évaluation ? En définitive, ce sont bien les réponses à ces questions qui permettent de cadrer le projet SIRH avant même son démarrage.
Projet SIRH : Du point de départ à la ligne d’arrivée
Dans un second temps, il convient de faire un état des lieux des outils et processus déjà en place. Dans certains cas, il s’agit de remplacer des solutions qui ne répondent plus aux besoins ou d’intégrer des briques spécifiques — gestion des temps, paie, suivi des talents, etc. — dans un environnement plus large. Cela implique de consulter les parties prenantes clés, au-delà de la fonction RH comme :
- la direction des services informatiques (DSI) ;
- les équipes opérationnelles ;
- les managers de proximité.
Et, bien entendu, les collaborateurs puisque ce sont aussi eux qui utiliseront le SIRH au quotidien (demandes de congés, attestation, etc.).
Or, la sensibilisation des autres départements et intervenants à l’intérêt d’un tel outil est souvent l’une des premières difficultés rencontrées dans ces projets.
Dans la mesure où il apparaît souvent comme une initiative purement RH, il faut alors démontrer l’utilité et le service opérationnel apporté par le SIRH à toute l’entreprise. Typiquement, la gestion des temps et des activités, par exemple, est un levier important pour convaincre les autres départements de la pertinence, et de la nécessité, du projet. Car c’est souvent par cette fonctionnalité, très concrète, que l’adhésion au projet SIRH se construit.
Bien entendu, il faut aussi convaincre la direction. Ceci en lui démontrant la valeur ajoutée et le ROI potentiel d’un projet SIRH qui, j’en reparlerai, en plus de centraliser la data RH permet aussi de mieux l’exploiter, d’accélérer les processus et d’améliorer la productivité à une échelle plus globale. L’un des arguments fréquemment mis en avant étant la capacité du SIRH à libérer du temps pour la fonction ressources humaines qui peut alors se concentrer sur des missions plus stratégiques. La gestion des talents et le développement des compétences, par exemple.
Quelles sont les étapes préliminaires pour construire un projet SIRH ?
La mise en place d’un projet SIRH repose sur des étapes structurées et méthodiques. Ces dernières varient en fonction de la taille et de la culture de l’entreprise. Néanmoins, en phase préliminaire, on observe le plus souvent deux types d’approches :
- l’une reposant sur la rédaction d’un cahier des charges ;
- l’autre consistant à consulter directement les éditeurs de solutions SIRH.
Préparer le cahier des charges du projet SIRH
Dans le premier cas, la rédaction du cahier des charges SIRH vise à établir un document qui sert à la fois de feuille de route pour l’entreprise et d’outil de consultation auprès des éditeurs. Celui-ci permet de centraliser les besoins internes et d’établir un cadre de recherche clair dès le départ.
Ce cahier des charges comporte généralement plusieurs sections, dont une introduction exposant les enjeux stratégiques du projet SIRH. On en revient ici aux objectifs définis auparavant : gains de productivité, centralisation des données, amélioration de l’expérience collaborateur, etc.
Souvent, il comprend également une cartographie des outils déjà en place, qu’ils soient partiellement satisfaisants ou obsolètes. Par exemple, certaines entreprises peuvent disposer de logiciels bien ancrés pour certaines tâches spécifiques (comme la paie ou la gestion des plannings) qu’il ne serait pas judicieux de remplacer.
Dans ce cas, le cahier des charges va permettre d’identifier les briques fonctionnelles à installer, celles à remplacer. Puis d’évaluer si un outil centralisé pourrait combler les manques tout en intégrant ces solutions existantes.
Bien entendu, en plus des attributs fonctionnels, le cahier des charges précisera les critères de déploiement attendus et leur timeline.
Sur la forme, il est souvent recommandé d’utiliser un tableau Excel. Ce format ayant l’avantage de permettre à chaque département d’ajuster ses besoins et d’y attribuer un degré d’importance. Cela facilite alors la comparaison des offres des éditeurs SIRH sur une même grille. Et, par conséquent, à rationaliser le processus de décision, en fonction des priorités identifiées.
Consulter les éditeurs de solutions SIRH
Dans le second cas, certaines entreprises préfèrent une approche plus directe et consultent sans attendre les éditeurs pour comparer les solutions.
Ce benchmark SIRH consiste à confronter les offres disponibles sur le marché. Ceci afin d’avoir un aperçu des solutions techniques à portée pour satisfaire les besoins identifiés. Dans ce cas de figure, la visualisation claire des objectifs et attentes reste essentielle. Notamment pour ne pas se laisser séduire uniquement sur la base d’arguments commerciaux.
Dans un cas comme dans l’autre, la phase de consultation des éditeurs est ainsi déterminante. En effet, il ne s’agit pas seulement de comparer les aspects fonctionnels des solutions. Mais aussi d’évaluer l’accompagnement offert par les prestataires. C’est une réalité : le choix d’un outil — SIRH, mais pas que — repose aussi bien sur des critères techniques que sur le lien de confiance et l’adéquation culturelle entre un éditeur et son (futur) client. L’usage d’un cahier des charges faisant alors office de garde-fou.
Quels sont les points de vigilance lors du choix d’un SIRH ?
Pour garantir l’adéquation de l’outil SIRH aux besoins de votre entreprise, plusieurs points de vigilance sont à prendre en considération lors du processus de sélection.
La dimension de l’outil SIRH
Tout d’abord, il est primordial de veiller à ne pas choisir un SIRH surdimensionné ou, au contraire, sous-dimensionné. En effet, si l’outil est trop complexe et puissant pour la taille de l’entreprise, il risque d’être difficile à paramétrer et de nécessiter un support technique important. Voire d’entraîner des coûts de licence élevés pour des fonctionnalités qui ne seront pas utilisées.
À l’inverse, un SIRH trop rudimentaire pourrait manquer de flexibilité et être rapidement obsolète sur sa technologie. En particulier si l’entreprise connaît une forte croissance ou si elle a des besoins spécifiques. Par exemple, certaines structures démarrent avec des modules simples, comme la gestion des congés ou de la paie. Puis, elles ont ensuite besoin d’ajouter des fonctionnalités plus complexes à mesure qu’elles grandissent. Comme le suivi des compétences ou la gestion du parcours d’intégration.
La phase de test indispensable
Second point d’attention : je recommande de réaliser plusieurs démonstrations des outils SIRH envisagés. Et si possible, de demander à tester le SIRH dans un environnement réel.
Pourquoi est-ce si important ? Eh bien, c’est très simple : les démonstrations réalisées par les éditeurs sont souvent faites dans des conditions idéales. Mais elles ne reflètent pas toujours la réalité des besoins opérationnels de l’entreprise. En organisant un test sur quelques jours avec des utilisateurs clés — RH, managers opérationnels, collaborateurs —, vous pouvez vous assurer de l’ergonomie, de la simplicité d’utilisation de la solution, ainsi que de la réactivité du support. Et ce, de l’implémentation à la gestion quotidienne de l’outil.
L’anticipation, fer de lance de la gestion du projet SIRH
Troisième point de vigilance : l’anticipation du turnover. Pour l’avoir souvent observé, le départ d’un chef de projet SIRH ou d’un DRH en cours de route peut avoir un impact significatif sur l’avancement. Il est donc important de prévoir des mécanismes pour atténuer ce risque. Il peut s’agir d’élaborer une documentation détaillée des décisions prises à chaque étape et/ou de désigner un groupe de travail élargi. Ceci afin d’assurer la continuité en cas de départ.
L’enjeu de conformité SIRH
Enfin, il convient de vérifier les capacités de sécurité et de conformité du SIRH. Cela concerne l’adéquation aux règles de protection des données (RGPD), bien entendu. Mais aussi la capacité de l’éditeur à se positionner comme force de proposition et partenaire de la conformité face à des évolutions réglementaires.
Pour prendre un exemple récent, je pense aux changements induits par la directive européenne sur la rémunération des arrêts maladie. La loi française ayant été retoquée, les éditeurs ont dû informer et accompagner leurs clients dans ce nouveau paramétrage. C’est en tout cas la démarche qui a été initiée par Factorial, à ce moment-là comme à chaque évolution légale.
Quelles sont les clés d’un déploiement réussi pour un projet SIRH ?
Le déploiement d’un SIRH est une étape délicate qui ne doit pas être sous-estimée. Car il s’agit de passer d’une phase de conception à une phase opérationnelle où les utilisateurs finaux, souvent issus de différents départements, vont devoir s’approprier l’outil. Or, un projet SIRH peut échouer non pas à cause de la technologie elle-même, mais en raison d’un défaut d’adhésion ou d’adoption par les utilisateurs. La conduite du changement est ainsi un facteur clé de succès.
L’une des premières étapes pour un déploiement réussi est de planifier minutieusement la mise en place du système. En général, chaque éditeur propose une timeline de déploiement optimiste. Cependant, à mon sens, il faut toujours prévoir une marge de manœuvre. Notamment pour éviter les retards liés à des imprévus d’un côté comme de l’autre :
- problèmes techniques ;
- report d’un rendez-vous de paramétrage ;
- urgence RH, etc.
En effet, même si chaque partie a — en théorie — la bande passante, des interruptions liées à des urgences quotidiennes ou des ajustements dans le calendrier côté entreprise utilisatrice peuvent ralentir le processus. Il est donc essentiel de les anticiper autant que possible.
Dans les faits, chaque éditeur propose ses dispositions de déploiement allant d’un soutien complet à une autonomie plus marquée. Dans le cas de solutions SIRH très sophistiquées, les « mastodontes » du secteur s’occupent du paramétrage, sans forcément fournir un accompagnement plus personnalisé.
À l’inverse, les systèmes plus légers comme Factorial sont conçus de façon assez simple et déployés avec des formations. Ceci afin de permettre aux utilisateurs de bénéficier d’une autonomie bénéfique dans l’administration quotidienne de la solution. Ces derniers pouvant alors procéder à des modifications de paramétrage au besoin. Et ce, sans avoir à solliciter un support pour obtenir des indications sous un certain délai, etc.
Évidemment, la conduite du changement doit aussi passer par une adhésion forte des utilisateurs finaux. En réalité, sauf pour ceux qui restent encore réfractaires à la digitalisation par principe, ce dispositif est bien accueilli par la majorité des équipes. Notamment car il simplifie de nombreuses tâches et apporte du confort.
Néanmoins, les managers peuvent malgré tout se montrer un peu plus réticents. Surtout si le nouvel outil demande un investissement en temps pour la prise en main ou la gestion de nouvelles procédures.
Pour surmonter ces résistances, il est recommandé d’organiser des séances de formation et d’information spécifiques. Par exemple, des webinaires ou des réunions en visioconférence afin d’expliquer les avantages du SIRH. Ceci aussi bien pour l’entreprise : meilleure visibilité sur des indicateurs clés, accès à des données analytiques essentielles pour la prise de décision, etc. Tout comme pour leur propre quotidien : efficience accrue dans la planification et le suivi des activités, automatisation de tâches administratives récurrentes, etc.
Comment et quand évaluer le retour sur investissement (ROI) d’un SIRH ?
L’évaluation du retour sur investissement (ROI) d’un SIRH est un exercice indispensable pour justifier l’engagement financier initial. Et, bien entendu, mesurer l’impact réel de la solution sur l’organisation. Il s’agit avant tout de quantifier les gains en matière de temps, de productivité, et de qualité des services RH. Ceci tout en prenant en compte les bénéfices du service apporté aux salariés eux-mêmes.
SIRH et économie de temps
La première approche pour mesurer le ROI consiste surtout à calculer les gains de temps réalisés grâce à l’automatisation des tâches répétitives. Avant l’implémentation d’un SIRH, certaines d’entre elles étant souvent réalisées manuellement ou via des systèmes cloisonnés qui demandent beaucoup d’interventions humaines. Alors que ces processus sont centralisés et automatisés, une fois le SIRH en place.
Prenons un exemple très parlant : celui de la gestion des demandes de congés. Avec un SIRH, un employé peut faire sa demande en ligne en quelques clics. De son côté, son manager peut la valider directement depuis la plateforme. Ce qui est beaucoup plus rapide que x échanges de mails ou formulaires papier. Si l’on multiplie ce gain de temps par le nombre d’employés et de demandes traitées chaque mois, l’on obtient une réduction significative du temps consacré à cette tâche. Pour l’équipe RH et les managers.
SIRH, indicateurs RH et prise de décision
Sur le plan stratégique, un SIRH permet à la direction d’accéder à des indicateurs clés apportant alors un éclairage précis sur les tendances internes. En effet, la plateforme offre une visibilité immédiate sur des données telles que le taux de rétention, l’absentéisme, ou encore la répartition des compétences au sein des équipes. Autant d’informations qui, nous le savons, sont essentielles pour aider les processus décisionnels et le pilotage de la stratégie RH de l’entreprise.
Ainsi, la plus-value apportée ne se mesure pas seulement en termes financiers. Mais également en termes de qualité des décisions prises par la direction grâce aux données fournies par le SIRH.
Entre la mise en place, la prise en main par les équipes et l’utilisation à pleine capacité du système, je recommande généralement d’établir un bilan un an après l’implémentation du SIRH. Ce délai permettant alors de mesurer avec précision les économies de temps réalisées, les gains de productivité, et d’identifier d’éventuels axes d’amélioration.
