Agnès B optimise le temps de travail de ses collaborateurs grâce à Octime. Retour d’expérience avec l’interview de Carole Villain, Responsable Paye et Administration du personnel

par La rédaction

 

Il y a 40 ans, la créatrice de mode Agnès Troublé créait la marque Agnès B, dans l’univers de la mode et l’art de vivre. La Maison Agnès B est indépendante et représente aujourd’hui 2200 salariés dans le monde dont un peu plus de 300 en France répartis dans 27 établissements. Au total, 40 managers gèrent la gestion des temps de travail. Carole Villain est entrée chez Agnès B en mars 2003, elle est responsable de la paye et de la gestion du personnel. 

Mme Villain, vous êtes à l’origine du projet d’installation d’Octime chez Agnès B. Quel était le besoin initial ? 

Le projet a démarré en 2012 lorsque nous avons changé le logiciel de paye. Notre ancien logiciel de gestion des temps ne correspondait pas à notre besoin : beaucoup trop compliqué et pas convivial du tout. Notre besoin initial était de permettre aux managers de gérer les temps de travail de leurs équipes de manière interactive et immédiate, nous voulions leur offrir un outil instinctif et accessible. Nous avons donc comparé plusieurs solutions et avons opté pour Octime, pour son ergonomie, sa facilité d’utilisation et le côté convivial du logiciel. Sans parler de la facilité d’utilisation et l’instantanéité des mises à jour des plannings, l’ergonomie, les couleurs… 

 

Et maintenant, quelle est la suite du projet ?

Nous allons accompagner les managers dans l’utilisation des plannings Octime sur l’anticipation et le prévisionnel. Octime est un outil qui permet d’anticiper et de prévoir les temps de travail afin d’optimiser le travail des équipes et pas seulement un outil de relevé des heures. 
C’est l’une des raisons pour lesquelles nous allons basculer sur la version 9 du logiciel : nous voulons travailler sur l’anticipation. Actuellement, nous avons un projet interne chez Agnès B qui est la digitalisation. Dans cet objectif, nous voulons donner un accès aux plannings à tous les salariés, et le portail Web Employé va devenir un véritable outil de communication qui va dans le sens de notre projet. En plus, la v9 est encore plus conviviale et ergonomique donc… 

 

Si vous deviez faire un bilan « avant/ après » Octime, quel serait-il ?

Pour nous administratifs RH, Octime nous fait gagner du temps car dans l’ancien logiciel il y avait beaucoup de saisie. Aujourd’hui nous validons les plannings dans Octime seulement une fois par mois, puis ça part vers la paye, et c’est fini. Le gain de temps est énorme ! Nous ne serons donc plus dans de la saisie mais dans du contrôle et de la vérification des données.
Avec la V9, le bénéfice sera encore plus important grâce aux alertes. Aujourd’hui lorsqu’un salarié oublie de badger nous sommes obligés de lui envoyer un email pour le prévenir, ça représente quand même une demie journée de travail… Avec les alertes, nous allons gagner encore plus de temps.

L’autre avantage de la V9 est la fiabilisation des données pour les utilisateurs, c’est surtout les gens du siège qui attendent cette fiabilisation. Ils ont déjà les badgeuses mais il n’y a pas assez d'informations, et les demandes de congés se font sur papier dans les boutiques, et au siège en déclaratif, cela nous prend un temps dingue ! Avec le portail web de la V9, ils feront les demandes de congés directement dans le logiciel. Et avec l’application Octime mobile ils auront accès à toutes les fonctionnalités à distance.
Pour les collaborateurs Agnès B, la gestion des temps prend une place aussi importante que la gestion de la paye. Le fait que les utilisateurs participent à la vie du produit nous oblige à bien choisir le logiciel. Pour cette raison, nous ne pouvions pas nous tromper.

 

Octime

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1 commentaire

Agnès B, célèbre maison de mode française, choisit Octime août 10, 2017 - 11:08

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