Toute solution SIRH est par définition soumise à une obsolescence dès son implémentation. La GTA (gestion des temps et des activités) n’échappe pas à ce phénomène. Or, obsolescence rime souvent avec perte de productivité, coûts supplémentaires, dégradation de l’image RH, voire découragement des utilisateurs. Alors, comment savoir quand la situation devient alarmante ?
La durée de vie d’un logiciel de GTA en entreprise est très longue et probablement située entre 10 et 15 ans en moyenne. Le sujet est complexe et mettre en place une GTA demande du temps et de l’énergie. Quand l’application fonctionne enfin, qu’elle est connectée avec la paie, que des centaines voire des milliers d’utilisateurs ont été formés, les services paie peuvent être réticents à se lancer dans des mises à jour souvent coûteuses et risquées. Or, l’obsolescence n’épargne pas les solutions de GTA. Quels sont les facteurs qui peuvent faire mal ?
Les 3 principaux facteurs d’obsolescence de la GTA
Les risques d’obsolescence qui pèsent sur la GTA sont assez peu différents des autres applications RH. Mais ils sont accentués par le fait que la GTA est en lien direct avec la paie et présente donc un risque de mécontentement social. Par ailleurs, la gestion des temps est massivement déployée dans l’entreprise et utilisée au quotidien par tout le monde, du salarié au top management. Son vieillissement est donc très perceptible et…problématique.
Votre GTA repose sur une technologie vieillissante
Si votre solution de GTA s’appuie sur une technologie (trop) ancienne, différentes conséquences sont souvent constatées :
- un risque de sécurité IT qui va croissant, avec des failles à corriger qui vont devenir de plus en plus coûteuses ;
- des temps d’arrêts système qui augmentent et nécessitent des interventions fréquentes de votre DSI pour tenter de remettre à niveau les composants ;
- un éditeur qui a du mal à sortir de nouvelles versions et passe de plus en plus de temps sur la maintenance technique au détriment des innovations fonctionnelles.
L’exemple du Covid a été saisissant à ce sujet avec de nombreuses entreprises incapables d’adapter des solutions anciennes aux contraintes du télétravail et de la mobilité.
- Le risque : Ces difficultés accroissent le coût de mise à jour de la solution. Plus on tarde à mettre à niveau la solution, plus le taux de service à l’utilisateur va se dégrader et, en parallèle, les risques augmenter. La mise à jour de la solution deviendra donc de plus en plus coûteuse. Voire impossible.
L’interface utilisateur de votre GTA est datée
Votre logiciel de GTA fonctionne très bien depuis pas mal d’années. On pourrait même dire qu’il « ronronne ». Alors, pourquoi se lancer dans une mise à jour puisque tout va bien ?
Or, s’il est un sujet soumis à obsolescence rapide, c’est bien celui de l’interface utilisateur et tout particulièrement pour la GTA. Vos collaborateurs, notamment les plus jeunes, utilisent au quotidien des dizaines d’applications grand public. Ils peuvent facilement comparer avec ce que propose l’entreprise et ils supportent de moins à moins d’avoir à utiliser des applications vieillottes, peu intuitives et reflétant la complexité inhérente à la gestion RH.
- Le risque : Faire utiliser tous les jours aux collaborateurs une GTA has been (même si elle fonctionne bien) contredit souvent le message d’innovation que de nombreuses directions RH mettent en avant aujourd’hui pour développer leur marque employeur. C’est aussi une perte de productivité pour les collaborateurs et les managers. Et du fait de l’utilisation massive et répétitive de la GTA, cela entraîne des coûts élevés et souvent non mesurés.
Votre GTA ne correspond plus à votre réglementaire
Votre solution de gestion des temps a été mise en place il y a 10 ans. Vos managers sont de plus en plus confrontés à des réclamations de leurs collaborateurs ? De même, vous recevez de plus en plus en plus de contestations sur certains calculs, voire sur des erreurs de paie ? C’est le signe le plus évident d’une GTA qui n’est plus adaptée à votre réglementaire actuel.
La GTA est un domaine particulièrement évolutif. Les lois et conventions changent sans cesse, avec des impacts directs sur la gestion des temps. On l’a vu encore récemment avec la réforme de la convention de la métallurgie.
Enfin, s’y ajoute le sujet de la négociation sociale de plus en plus large sur les temps de travail au niveau de l’entreprise. 20 000 accords d’entreprise sont signés tous les ans en France à ce sujet d’après le ministère du Travail.
Ceci nécessite de faire évoluer régulièrement le paramétrage et la personnalisation de votre solution de gestion des temps. Mais, pour des raisons de coût ou de disponibilité, ceci n’est pas toujours fait avec la rigueur nécessaire. On voit alors refleurir les tableaux Excel au service RH pour faire des calculs en marge de la solution de GTA.
- Le risque : Des compteurs faux (ex : annualisation, heures supplémentaires, etc.) qui génèrent du mécontentement social et des erreurs de paie. Des interventions incessantes du service RH pour effectuer des corrections manuelles dans la GTA. Mais également un risque de non-conformité qui peut coûter cher en cas de contrôle administratif ou de contentieux aux prud’hommes.
Lutter contre l’obsolescence de la GTA coûte cher, mais vivre avec encore plus
En résumé, lutter contre l’obsolescence de sa GTA suppose principalement :
- une veille technologique permanente pour s’assurer que votre application reste aux standards de l’industrie IT ;
- une mise à jour régulière des versions pour proposer à vos collaborateurs une interface utilisateur acceptable dans la durée ;
- une actualisation du paramétrage de votre solution dès que l’environnement réglementaire change ;
- un « audit qualité » régulier de votre solution pour éviter la création d’une « dette technique » excessive.
Ces actions nécessitent de la rigueur et de la continuité. Il est important de ne pas sous-estimer le budget que cela suppose tous les ans. Car il est en général bien plus important que ce que l’on pense. Mais il sera aussi — dans tous les cas — inférieur au coût de remplacement total d’une solution. Pour cette raison du moins.
