Les salariés en tant que citoyens sont de plus en plus sollicités par leurs fournisseurs divers pour dématérialiser leurs documents. L’actualité des déclarations de revenus est là pour nous rappeler que même l’administration a pris le virage numérique. Cette tendance qui se généralise passe globalement inaperçue.
Cependant, systématisée, la dématérialisation des échanges finit par poser des limites pratiques : multiplication des codes d’accès aux plateformes, sécurité du stockage des documents, validité des documents numériques… Et c’est là que La Poste, acteur de confiance et fournisseur du coffre numérique universel de tous les français, intervient et propose la solution DIGIPOSTE et dernière nouveauté, son application mobile DIGIPOSTE PASS. Des services également proposés aux entreprises à l’attention de leurs salariés. Elles illustrent ainsi positivement vis-à-vis des collaborateurs leur transformation numérique et répondent aux attentes de ceux-ci en termes de centralisation et archivage de documents RH.
1. Proposer un coffre numérique aux collaborateurs
Le coffre numérique Digiposte est un espace personnel appartenant au salarié, dans lequel il va stocker ses documents numériques et pouvoir réceptionner des courriers numériques, ceux de l’employeur à l’instar du bulletin de paie, mais aussi voire surtout les autres documents numériques émis par ses organismes fournisseurs tels son fournisseur d’énergie, son FAI, les organismes publics type services fiscaux, CAF… Au total, près de 200 organismes sont référencés à date.
Le document numérique émis par l’entreprise est un original numérique, c’est-à-dire qu’il a la même valeur que son équivalent papier… voire plus si l’entreprise a souscrit à l’offre 2DDoc permettant l’apposition, lorsque le salarié imprime le document, d’un code 2D intégrant des métadonnées qui peuvent être lues et faciliter les démarches administratives.
2. Aller plus loin dans le sens de la simplification de ses démarches administratives !
Personne n’échappe à la corvée des tâches administratives et à la recherche des justificatifs, relevés et autres factures. Le salarié est un citoyen comme les autres ! Bienheureux est-il si son entreprise lui propose ses bulletins de paie sous format numérique et s’il a ouvert un compte Digiposte car sa vie s’en trouvera simplifiée !
A fortiori depuis la sortie de l’application mobile Digiposte Pass, une application mobile, gratuite, conçue pour accéder instantanément à tous les documents importants et finaliser un dossier d’inscription, d’abonnement, d’adhésion…
L’application accompagne chaque utilisateur dans la réalisation de ses démarches administratives (renouvellement de pièces d’identité, inscription sur les listes électorales…) en indiquant la liste des documents indispensables à la constitution des dossiers. Elle les regroupe et les récupère directement dans le coffre-fort numérique.
La réception et le classement horodaté des documents (factures, relevés, avis…) dans le coffre-fort numérique est automatique. Les justificatifs les plus récents sont ainsi automatiquement sélectionnés Un scan de tickets de caisse et de facturettes en complément, par exemple, et le salarié dispose rapidement des éléments pour établir une note de frais.
Enfin un service à valeur d’usage qui aidera toutes les DRH à convaincre les salariés de dématérialiser leurs documents RH dans un coffre numérique !
A propos du Groupe La Poste :
Société anonyme à capitaux 100 % publics depuis le 1er mars 2010, Le Groupe La Poste est organisé en cinq branches : Services-Courrier-Colis, La Banque Postale, Réseau La Poste, GeoPost, Numérique. Le Groupe est présent dans plus de 40 pays sur 4 continents. Chaque jour, les 17 000 points de contact de La Poste, soit le 1er réseau commercial de proximité de France, accueillent 1,7 million de clients. La Poste distribue 23,5 milliards d’objets par an dans le monde (lettres, imprimés publicitaires et colis), 6 jours par semaine. En 2014, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 22,2 milliards d’euros, dont 17,9 % à l’international, et emploie près de 260 000 collaborateurs. Le Groupe La Poste, dans son plan stratégique « La Poste 2020 : Conquérir l’avenir » s’est donné pour objectif d’accélérer le développement de ses cinq branches et de conquérir de nouveaux territoires. La Poste met le facteur humain et la confiance au cœur de la relation avec ses clients. Grâce à la convergence de ses réseaux, présente pour tous, partout et tous les jours, elle accompagne ses clients pour leur simplifier l’avenir.