La prise de référence est une pratique courante dans les processus de recrutement des entreprises. Cet outil complémentaire à la prise de décision est censé éclairer le recruteur quant à la pertinence du recrutement d’un candidat (est-il vraiment fait pour ce poste, quelles sont ses soft skills, etc.).
Selon une étude HelloWorkPlace* parue en 2017, seuls 9 % des recruteurs ne font jamais de prise de référence.
Mais concrètement, qu’est-ce qu’une prise de référence et comment la mettre en place efficacement ? Revenons sur les avantages de cette démarche, mais aussi sur les points de vigilance à observer avant de vous lancer. Car elle n’est pas sans biais et les abus existent.
Prise de référence : de quoi parle-t-on ?
Définition
Aussi appelée « contrôle de références », la prise de référence consiste à prendre en contact avec l’entourage professionnel d’un candidat, lors d’un processus de recrutement.
C’est une méthode complémentaire aux entretiens, censée aider à la prise de décision d’un recruteur.
Ainsi, il est possible pour le recruteur de contacter :
- d’anciens employeurs ;
- d’anciens collaborateurs ;
- d’anciens clients ;
- d’anciens partenaires ;
- Etc.
À savoir : le demandeur d’emploi peut influer sur le choix de la personne à contacter en lui préparant une liste de 2 ou 3 personnes référentes à appeler en cas de besoin.
L’intérêt de la prise de référence
Puisque les erreurs de casting coûtent cher aux entreprises, il est nécessaire d’obtenir des informations fiables auprès d’un ex-employeur ou ex-collègue d’un postulant. Et c’est précisément ce à quoi répond cette démarche.
Le but ? Confirmer la véracité des propos tenus par un candidat lors d’un entretien. Il ne doit pas y avoir de dissonance entre ce que présente le postulant (dans son CV, lors de l’entretien) et la réalité des missions qu’il a réellement exercées par exemple.
La prise de références permet de remettre certaines situations dans leur contexte, et de vérifier également les soft skills (…) Dans le cas où le candidat serait amené à effectuer de nouvelles missions dans le poste que vous lui proposez, et qu’il n’a jamais menées auparavant, l’ancien manager peut vous orienter sur la capabilité du candidat, en lien avec ses compétences.
Prise de référence : conseils et bonnes pratiques
En amont de la prise de référence
Le candidat doit être informé en amont des méthodes de recrutement (ainsi que de la durée du processus) auxquelles ils seront exposés. C’est une étape indispensable.
Ainsi, on privilégiera la clarté, dès le départ. Si le candidat est d’accord, il peut vous donner une liste de personnes référentes à contacter. Vous pouvez le rassurer quant à l’aspect légal (et courant) de cette démarche et sur votre capacité à bien faire la part des choses dans votre analyse.
N’hésitez pas à lui poser des questions en amont, afin qu’il vous dise ce que ses anciens collaborateurs ou employeurs pourraient dire à son égard.
Quant aux questions que vous poserez, celles-ci doivent être directement liées aux nécessités du poste à pourvoir et ne sauraient contenir des questions d’ordre privé (voire pire, discriminatoires).
Les questions à poser
Parce que tout contrôle de références implique d’être préparé en amont, voici une liste de sujets que vous pourrez aborder (par exemple, avec un ex-employeur), lors de cette démarche.
Il s’agira de questions relatives :
- À la véracité des faits avancés (le candidat a-t-il bien effectué ces tâches, occupé ces responsabilités, obtenu ces résultats, ce salaire, sur telle période, etc.) ;
- Aux compétences techniques et comportementales qu’il a développées durant son parcours et qui pourraient être utiles à son prochain emploi ;
- Aux soft skills ou mad skills qui font la différence chez lui/elle ;
- À son degré d’autonomie ;
- À sa capacité à prendre des initiatives ;
- À son entente avec son équipe, ses capacités relationnelles ;
- Aux réussites et réalisations de l’ex-salarié ;
- À l’environnement qui favoriserait son épanouissement professionnel ;
- À une formation qui pourrait le/la faire avancer ;
- À ses forces et ses faiblesses, ses axes de progrès ;
- À la raison pour laquelle il n’est plus dans l’entreprise à ce jour ;
- À la possibilité ou non pour l’ex-employeur de le réembaucher (comme salarié boomerang).
Vous pouvez aussi solliciter des conseils de la part de l’ex-employeur de manière plus globale.
Quelques points de vigilance
Cadre légal de la prise de référence
Attention : le processus d’une prise de référence est soumis à la réglementation du Code du travail. Par exemple, le cadre légal qui entoure la prise de référence ne permet pas de poser des questions d’ordre privé telles que celles relatives à l’état de santé, la situation familiale ou encore la religion. Autant de questions qui peuvent d’ailleurs être sujettes, comme dit plus haut, à des discriminations.
Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles. Le candidat est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations.
Par ailleurs, il faut s’assurer d’informer le candidat sur cette pratique et que ce dernier donne son feu vert en amont (voir Article L1221-8, Article L1221-9 du Code du travail).
En cas de non-respect du cadre légal, vous pouvez vous exposer à des sanctions (conseil des Prud’hommes). Veillez à ce que toute démarche de prise de référence respecte bien le Code du travail. Vous pouvez aussi voir ce que dit la CNIL à ce sujet.
Pertinence du contrôle de référence
Il est recommandé de vérifier l’identité de la personne référente que vous contactez, sur LinkedIn par exemple. Les informations renseignées sur le réseau doivent coïncider avec celles fournies par le candidat.
Si la personne référente vous livre un avis négatif, n’hésitez pas à creuser, à poser d’autres questions pour aller plus loin. Il serait dommage de passer à côté d’un talent parce qu’une seule référence a dénigré un candidat de manière non méritée. Multiplier vos sources pourrait bien vous éclairer.
Faites attention aux éventuelles incohérences.
Durée du processus de recrutement
Attention : la prise de référence ne doit pas trop ralentir le processus de recrutement.
Selon une étude Robert Half (« Ce que veulent les candidats »), près de 20 % des salariés disent qu’ils refuseraient une offre d’emploi si le processus de recrutement est trop long, même si cette offre coïncide avec leurs compétences.
« La motivation décroît à mesure que le processus de recrutement s’allonge », note le cabinet de recrutement.
Si le contrôle de références ne saurait être bâclé, il ne doit pas s’éterniser. Il est recommandé de le faire dans les 48h suivant l’entretien avec le candidat, pour une durée de 10-20 minutes.
- Remarque : la prise de référence pouvant s’avérer chronophage, il reste possible d’externaliser cette démarche (une manière aussi de prendre du recul et d’avoir un regard peut-être moins subjectif).
Pour conclure, si la prise de référence peut s’avérer un excellent outil d’aide à la prise de décision, il conviendra de ne pas négliger certaines étapes fondamentales : informer le candidat, s’assurer de son accord, lui demander une petite liste de contact, bien préparer ses questions, avoir les bonnes clés d’analyse pour être le plus objectif possible et bien sûr, donner un feedback au candidat. Si la prise de références ne doit pas s’éterniser, elle n’en reste pas moins un exercice subtil à manier avec précaution.
* À ce propos vous pouvez consulter notre article sur : HelloWork
