Mettre en place un nouvel outil SIRH … Oui, mais pas sans une méthodologie éprouvée de pilotage de projet SIRH, au risque de développer un outil décalé de la réalité et peu adapté aux processus RH des clients. C’est d’ailleurs là que réside toute la complexité de AMOA SIRH : comment développer un outil performant, qui, tout en étant adapté à la réalité, est capable à la fois d’évoluer dans des contextes futurs et de rester intuitif, accessible et compris de tous ?
Avant les outils SIRH : Comprendre les processus et pratiques existants
La première étape d’un projet d’assistance à maîtrise d’ouvrage consiste en une phase d’observation : l’analyse de l’existant. Afin de bien cerner les enjeux du projet SIRH, il est important de s’imprégner du contexte, des problématiques du client, et des acteurs concernés. Pour cela, la formalisation des processus existants est une étape indispensable. Cette étape constituera le socle du projet. Plusieurs méthodes peuvent être employées mais les observatoires et les ateliers métiers sont les pratiques les plus courantes. Ce recueil se base également sur des documentations internes existantes : fiche de poste, description de processus, indicateurs de pilotage de l’activité…A ce titre, cette phase peut être plus ou moins complexe suivant le niveau de maturité de l’entreprise sur la formalisation de ses processus RH.
Intégrer dans la conception du SIRH les besoins des clients
Pour être efficace, il faut avant tout rester pragmatique ! Ne pas perdre de vue que cet outil sera utilisé quotidiennement par de nombreux acteurs, chacun d’entre eux dédié à une tâche spécifique. C’est pourquoi il faut prendre en compte la vision opérationnelle des futurs utilisateurs afin de créer un outil simple, accessible et ergonomique. Pour cela, il est nécessaire de recenser les bonnes pratiques actuelles et de les rapprocher des besoins. La définition des processus cibles est ainsi une étape incontournable du projet SIRH. Un des interlocuteurs clés du projet est le manager. Au cœur même du SIRH, il doit être informé du projet et pouvoir lier un contact étroit avec le chef de projet SIRH. Par sa position de superviseur, il connaît les besoins généraux et détaillés de son équipe et sait définir avec précision les apports attendus de l’outil. Son recul est nécessaire pour cadrer le projet avec la réalité d’utilisation et construire un outil simple, convivial et intuitif.
Assurer un pilotage du projet de mise en place des outils sirh
Il est nécessaire de comprendre et de prioriser les besoins à partir de l’analyse des processus actuels et en fonction des processus cibles SIRH qui doivent être clairement définis dès le début du projet SIRH. Une telle démarche permet d’identifier de manière exhaustive les scenarii d’évolution et de définir la stratégie suivie. L’outil doit en effet se positionner au service des processus RH, dans un but d’amélioration constante et pérenne de la performance. Une fois les enjeux et objectifs du SIRH validés, on peut alors construire le planning du projet, identifier les acteurs impliqués et mettre en place les instances de gouvernance. Il faut pour cela identifier un sponsor qui va promouvoir le projet et communiquer sur les bénéfices attendus du nouvel outil. Ce porte-parole a également un rôle de décideur, à ce titre, il est préférable qu’il fasse partie du top management.
Impliquer et mobiliser l’ensemble des acteurs
En contrepartie, il est nécessaire d’impliquer tous les acteurs concernés par le projet SIRH, qu’ils soient intermédiaires ou finaux, afin d’ancrer le projet dans la réalité métier et de le rendre visible auprès du client. Mobiliser l’ensemble des acteurs crée une synergie favorable au projet dans son ensemble. En effet, une implication de la part de chaque utilisateur confère une grande valeur ajoutée au projet, qui est alors mieux compris de tous. En parallèle, chacun, eu égard à son implication, participe à la création de valeur en apportant son expertise et ses connaissances spécifiques sur les problématiques soulevées par le changement.
Capitaliser sur des outils « clé en main »
Des solutions applicatives existent en mode SaaS. Elles sont de plus en plus recherchées par les entreprises qui capitalisent ainsi sur des solutions clés en main. Le principal avantage de ces solutions est qu’elles offrent un outil préconçu pour répondre aux attentes du métier. Cela en en allège les phases de spécifications et de développements et permet de raccourcir les délais donc les charges associées.
Concevoir les besoins métiers et paramétrer les fonctionnalités des futurs outils SIRH
Mener des ateliers d’expression de besoins métier permet de mieux comprendre les attentes du client. Le but de ces ateliers est de rencontrer les acteurs concernés par le projet, qui transmettent leur vision métier ainsi que leurs besoins et de présenter les fonctionnalités standards proposées par l’application sélectionnée. Suite à cela, il est alors possible de rédiger des spécifications fonctionnelles générales, puis détaillées, qui cadreront les paramétrages à réaliser par les équipes de développement (MOE). Certains besoins spécifiques liés à l’activité de l’entreprise peuvent nécessiter des développements spécifiques qui sur une application en mode SaaS doivent rester des exceptions afin de pouvoir garantir les futures montées de version de l’outil.
S’assurer de la conformité des développements aux besoins validés
La recette est partie intégrante du projet SIRH : elle permet de vérifier que l’outil est conforme aux besoins spécifiés. Elle doit donc se préparer dès la mise en place du projet à travers un plan de recette défini en amont. Il est important de dérouler les scenarii réalisés pour valider les développements au fur et à mesure et prévenir les éventuelles régressions liées aux nouveaux développements de l’outil. Pour ce faire, des jeux de données sont réalisés sur un environnement de test, permettant ainsi d’expérimenter l’outil étape par étape en simulant une réalité métier. Un plan de recette coordonné assure un suivi précis des anomalies, des correctifs et des livraisons et permet de délivrer un l’outil en adéquation avec les besoins émis par les utilisateurs.
Déployer et améliorer les outils sirh
La phase de déploiement est mise en place une fois que l’outil est opérationnel. Il s’agit alors à ce niveau d’adapter l’outil aux exigences spécifiques des différentes entités concernées par le déploiement. Dans le cadre d’un déploiement international, cette étape sera plus complexe car il faudra savoir prendre en compte et paramétrer l’outil aux besoins spécifiques locaux : lister les référentiels requis, gérer les langues des différentes interfaces, répondre aux obligations légales nationales liées aux systèmes d’information, etc. L’objectif est, à terme, de rendre l’outil opérationnel auprès de chaque entité qui l’utilise. Cette phase de déploiement va de pair avec une démarche de perfectionnement de l’outil qui, au fur et à mesure des améliorations apportées, a pour objectif de devenir de plus en plus performant.
Communiquer
La communication est un paramètre fondamental de l’AMOA. A chaque étape du projet, il faut instaurer une communication claire et précise. Cela démarre avant même le projet : être attentif aux besoins du client, comprendre le contexte pour bien s’imprégner des rôles des acteurs concernés, prendre en compte les visions de chacun et livrer des solutions en adéquation avec les besoins. En outre, maintenir les acteurs informés permet de les sensibiliser progressivement au nouvel outil et facilite ainsi son intégration. Enfin, une bonne communication va de pair avec une gestion des risques efficace et aide, grâce à l’intervention de plusieurs acteurs, à mieux anticiper les difficultés à venir.
Outils SIRH : Accompagner le changement
Le projet ne prend pas fin à la livraison de l’outil final…Il faut assurer un changement pérenne et anticiper les évolutions futures. Un des volets de l’AMOA SIRH est porté par l’accompagnement au changement, qui intervient tout au long de la mise en place du projet. L’accompagnement au changement, ou change, est une activité transverse qui se déploie à chaque état du projet, dès lors qu’il faut communiquer, transmettre, former sur le nouvel outil ou les nouveaux processus. En effet, une fois l’outil développé, il est nécessaire de s’assurer que les utilisateurs peuvent se l’approprier correctement, qu’ils en connaissent les règles de fonctionnement et en maîtrisent les processus. D’où l’intérêt de mettre en valeur et de communiquer sur les bénéfices du nouvel outil SIRH pour chacun, au travers, par exemple, d’ateliers spécifiques, de groupes de travail ou d’entretiens individuels. Cette approche s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue post projet.