Internaliser ou Externaliser la production de la Paie ?

Nombre d’entre vous s’interrogent sur les possibilités d’externalisation de certaines fonctions supports. C’est notamment le cas de  la paie qui peut être gérée par un prestataire extérieur.

#1 Quels niveaux d’externalisation

Externaliser peut se faire à plusieurs niveaux et dépend des tâches que la DRH souhaite confier à un tiers. L’ensemble des activités déléguées à un prestataire doivent être définies contractuellement au début de la prestation afin de bien identifier les rôles et les responsabilités de chacune des parties.

On peut résumer l’externalisation de la paie en 3 niveaux :

• L’externalisation des moyens informatiques : Cette externalisation se traduit le plus souvent par un prestataire qui effectue la maintenance des outils de paie et d’administration du personnel afin que l’entreprise ne se préoccupe pas de l’hébergement informatique des solutions. L’entreprise dispose alors d’un accès à distance pour ses applicatifs. Il faut noter que, dans ce cas, le prestataire a une obligation de moyens.

• La Co-production : c’est une externalisation partielle qui comprend à minima en général l’externalisation des moyens informatique + l’externalisation de sous processus.
  Exemple de sous processus externalisés : la maintenance légale et conventionnelle, l’édition des bulletins de paie et leur acheminement, la production des déclarations sociales…
  Le prestataire aura dans ce type de contrat une obligation de moyen pour l’hébergement informatique et de résultat pour certains sous processus confiés.

• La BPO (Business Process Outsourcing) : c’est une externalisation totale du processus de gestion de la paie.
  Il s’agit alors de confier l’intégralité du processus à un tiers. Le prestataire en charge du processus à une obligation de résultat et doit disposer d’assurance permettant de couvrir les dommages en cas de sanctions pour non conformité de la paie.

#2 Mon entreprise est-elle compatible avec une externalisation de la paie ?

L’étude du contexte de l’entreprise est essentielle pour bien prendre sa décision :

• Quel est le volume de bulletins de paie mensuel ? Quel est le niveau de complexité de ceux-ci ?
• Y a-t-il un fort turn-over ?
• Est-ce que les services RH sont hostiles à cette externalisation ?
• Quelles sont les contraintes technologiques et informatiques de l’entreprise ?
• Quel est le coût de production d’un bulletin de paie?
• Quel est le degré d’autonomie et de responsabilité que la direction souhaite conserver sur ces sujets ?
• Est-ce que l’entreprise dispose de bonnes compétences en interne ?

Il est nécessaire de faire un état des lieux du processus de gestion de la paie afin de mesurer la pertinence de ce type de projet. Il conviendra de mesurer les sources d’optimisation du processus, les impacts d’un tel projet, les coûts, …

#3 Pour ou contre l’externalisation, quelques pistes de réflexion

Internaliser ou externaliser la paie est donc un choix qui ne doit pas se faire uniquement sur des critères financiers, mais en se basant sur une multitude d’éléments.

Choisir d’externaliser sa paie ne doit pas être pris à la légère, mais comporte de nombreux atouts, et peut s’adapter à un grand nombre d’organisations.

Stéphane HALAY
Consultant, Human Start Consulting

A propos du cabinet Human Start Consulting

Spécialiste des problématiques d’organisation et de performance de la fonction RH. Le cabinet intervient sur des missions de transformation de la fonction RH (mise en place de CSP, externalisation de la paie, …) et d’accompagnement à la mise en place de solutions SIRH.