Gestion des temps et consumérisation des services RH : la démocratisation des technologies IT apporte aux entreprises des leviers de plus en plus performants pour proposer de nouveaux services numérisés à leurs collaborateurs. Cette transformation RH est une réalité, déjà très avancée dans certaines organisations. Les enjeux sont clairement identifiés : mieux recruter, mieux accueillir, mieux fidéliser les talents, développer l’engagement. Au centre de cette approche : la consumérisation des services RH qui vise désormais à traiter le collaborateur dans une logique de « relation client ».
Utilisateurs, éditeurs : les avis convergent
Plusieurs études récentes montrent que cette tendance est désormais largement prise en compte tant par les Directions des Ressources Humaines que par les éditeurs de solutions SIRH. Ainsi, une enquête de Markess en début 2017 a montré que pour 67% des prestataires interrogés, « la considération du collaborateur en tant que client par les services RH jouera un rôle majeur dans le développement des solutions RH d’ici 2018 ». Côté utilisateurs cette fois, une autre étude du cabinet Trexia vient de mettre en évidence que « 82% des DRH estiment qu’il est pertinent de considérer le salarié comme un client ».
Quels services pour quels collaborateurs ?
Si le besoin d’apporter de nouveaux services numérisés au collaborateur ne fait guère de doute, reste à définir par quels moyens et dans quels domaines apporter de l’innovation. Là aussi, les études de Markess apportent un éclairage intéressant. Ainsi, quand on interroge les DRH sur les technologies digitales qui pourraient contribuer à un meilleur engagement des collaborateurs, 90% des décideurs du panel citent en premier les outils d’automatisation des processus RH administratifs.
Un chiffre qui peut surprendre après des années d’investissement dans ce domaine. Il reste manifestement encore beaucoup à faire pour dématérialiser certaines tâches administratives RH et faciliter ainsi la vie de collaborateurs qui auront de plus en plus de mal à supporter au quotidien des processus obsolètes ou peu optimisés. Le deuxième levier identifié par les DRH interrogés par Markess est celui des outils d’apprentissage (88%) afin de développer l’expérience au moyen d’une culture permanente de l’apprentissage. Le troisième thème qui ressort est celui des plateformes sociales (84%) qui visent à développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à décloisonner la communication, encore plus quand les collaborateurs sont dispersés géographiquement. Enfin, le 4ème levier est celui des plateformes d’innovation collaborative (74%).
La gestion des temps et des plannings, un levier essentiel pour la consumérisation des services RH
La gestion des temps et des plannings est souvent la deuxième application la plus accédée dans l’entreprise après la messagerie si on regarde le nombre d’utilisateurs.
La raison en est simple : tout salarié, quel que soit son statut, pose un jour ou l’autre des demandes d’absences, consulte ses plannings, regarde ses compteurs de temps (soldes par exemple) ou badge. L’automatisation de la plupart des processus de gestion des temps et des absences est aujourd’hui une réalité dans de nombreuses entreprises.
Elle a ciblé dans un premier temps des process qui pouvaient être améliorés facilement et à faible coût, la demande et la validation d’absences ou encore la correction d’anomalies en sont des exemples. L’apport en confort, interactivité et qualité de service pour les utilisateurs est tel que le retour sur investissement ou de l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs ont un caractère évident.
Quels services pour demain ?
Mais une fois ce premier niveau atteint, en quoi la gestion des temps peut-elle encore contribuer à la consumérisation du service RH ?
Comprendre les attentes des collaborateurs et de leurs managers est indispensable pour définir quels nouveaux services numérisés leur apporter dans ce domaine.
De nombreuses études mettent en évidence une demande d’ordre technologique pour accéder aux fonctionnalités de gestion des temps et d’absences sur supports mobiles (tablettes et smartphones), tout en proposant une expérience utilisateur proche des applications grand public. Les utilisateurs y voient un moyen évident de renforcer l’accessibilité et l’interactivité.
Les attentes sont également d’ordre fonctionnel. Une récente étude Opinionway réalisée pour Horoquartz met en évidence une attente forte qui émerge des collaborateurs. A près de 80%, les salariés français disent trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Mais à une très large majorité, ces salariés plébiscitent la souplesse dans l’organisation des temps de travail. Ils y voient à plus de 70% un facteur de productivité et d’implication. Et leurs managers partagent cet avis dans les mêmes proportions. Ils indiquent même à 87% prendre en compte les contraintes de leurs collaborateurs dans l’organisation des temps de travail.
Pour répondre à cette attente, de nouveaux services numérisés verront probablement le jour. Ils proposeront une construction interactive et collaborative des plannings de travail. Ces services devront faciliter l’interaction avec les managers qui resteront les « gardiens du temple » et garantiront la couverture de la charge. Ils permettront une meilleure mutualisation de la charge de travail en laissant plus de latitude aux collaborateurs pour s’organiser. Ils faciliteront plus largement l’organisation du travail avec par exemple la gestion du covoiturage ou des systèmes de bourses d’échanges de créneaux.
On peut même imaginer qu’ils concourent à une gestion plus collaborative des responsabilités hiérarchiques au sein d’une équipe pour la gestion des temps dans son ensemble.
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