Comment une PME peut-elle transformer sa manière de recruter grâce à la digitalisation RH ? Mailinblack a accepté de partager son retour d’expérience après la mise en place d’un ATS. L’entreprise a en effet choisi de revoir ses pratiques de recrutement pour gagner en efficacité et professionnaliser une démarche jusque-là confiée à des recruteurs externes.
Les objectifs étaient clairs : centraliser les candidatures dans un espace unique, fluidifier la communication entre RH et managers, accélérer le tri et le suivi, mais aussi améliorer la réactivité auprès des postulants. Autrement dit, mettre en place un recrutement plus collaboratif, plus lisible et plus respectueux de l’expérience candidat.
Avec le déploiement de la solution, les pratiques ont ainsi évolué : diffusion multicanal en quelques clics, gestion partagée des candidatures, automatisation de certaines relances. Au-delà des aspects techniques, c’est donc toute l’organisation qui s’est adaptée.
Alors, pourquoi l’entreprise a-t-elle décidé d’internaliser son recrutement après des années de recours à des cabinets ? Quels sont les changements apportés au quotidien des managers et de la fonction RH ? Et enfin, quels bénéfices ont été observés depuis l’intégration de l’ATS au sein de la PME ? Pour répondre à ces questions, nous avons échangé avec Catherine Vaudaine, DRH de Mailinblack.
Internaliser le recrutement : un choix stratégique pour Mailinblack
La croissance de l’entreprise entraînant celle des embauches annuelles, Mailinblack a fait le choix d’internaliser son recrutement en 2022. Les objectifs ? Nous l’avons vu : centraliser les flux d’informations et fluidifier les échanges. Mais aussi gagner en maîtrise sur les coûts d’une part, et sur la qualité des embauches d’autre part.
Comme nous l’explique Catherine Vaudaine, cette démarche s’est faite en deux temps avec l’arrivée d’un chargé de recrutement au sein de l’entreprise, puis l’intégration d’un ATS choisi par ce dernier (la seule exigence de la direction vis-à-vis du système d’acquisition talents étant d’opter pour un outil pouvant garantir la portabilité des données, nldr.).
Avec l’arrivée d’un chargé de recrutement dédié, Mailinblack a mis en place un process structuré. Chaque ouverture de poste fait l’objet d’une validation budgétaire, puis d’un cadrage précis du besoin. « Quand on recrute un commercial, rappelle la DRH, il faut s’assurer que le profil recherché en septembre n’est pas déjà obsolète en décembre. » Ce travail de recalibrage permanent illustre la valeur ajoutée d’un recrutement internalisé : une connaissance fine et actualisée des besoins métiers.
- Voir aussi notre article : Choisir un logiciel ATS, les 9 questions à se poser
Un processus centralisé et plus lisible pour les équipes
Après les habituels allers-retours avec les cabinets de recrutement ou le suivi via fichiers Excel, l’intégration de l’ATS dans l’entreprise a représenté une transformation majeure.
Il a notamment permis de mieux canaliser les flux. Désormais, toutes les candidatures sont centralisées au même endroit. Elles n’arrivent plus sur les boîtes mails individuelles, mais sur un espace dédié. Le chargé de recrutement réalise ainsi une première sélection, puis transmet uniquement les profils pertinents, la short-list, aux managers. Ceux-ci n’ont donc plus à trier des centaines de CV, une étape qui s’avérait chronophage et démotivante. Résultat : un gain de temps significatif et un allègement de la charge de travail pour des managers qui disposent ainsi de plus de disponibilités pour leur métier : le management.
Autre bénéfice souligné ? La traçabilité. Chaque dossier de candidat est enrichi des comptes rendus d’entretiens et d’observations. En cas d’absence, tout l’historique reste accessible. Cela évite de repartir de zéro et sécurise le suivi. Une avancée importante pour une structure de taille intermédiaire comme Mailinblack où la continuité repose sur une équipe restreinte.
Des indicateurs à manier avec discernement
Si l’ATS fournit des statistiques, le délai de recrutement par exemple, la DRH de Mailinblack explique que celles-ci doivent toujours être lues et contextualisées selon les métiers. Elle précise d’ailleurs qu’à son niveau, les véritables données clés restent le taux de turnover et la proportion de ruptures de période d’essai :
Le délai entre la publication de l’annonce et l’embauche fait partie des données que nous suivons, bien entendu. Cependant, je trouve qu’il n’est pas vraiment représentatif de la performance du recrutement, car c’est un indicateur très conjoncturel. Il y a deux ans, il nous fallait 6 mois pour recruter un développeur. Aujourd’hui, on y arrive en 4 ou 5 semaines, car le marché sur ce poste-là n’est plus le même. Profils disponibles plus nombreux, baisse de la demande employeur avec l’arrivée de l’IA… À mon sens, il n’y a pas toujours de corrélation directe entre le time-to-hire et notre stratégie d’embauche. S’il est intéressant de le suivre, ce qui compte surtout c’est la qualité du matching entre notre besoin et le profil, peu importe la vitesse. Et à ce niveau-là, c’est bien l’expertise humaine qui complète les apports technologiques.
25 % de recrutement en 2025 via le vivier de talents
En parallèle, l’ATS utilisé par Mailinblack ouvre la voie à une meilleure gestion du vivier de candidats. Ceux qui ne sont pas retenus, mais prometteurs, peuvent être recontactés ultérieurement. Encore faut-il animer cette base, ce qui suppose d’envoyer régulièrement des nouvelles de l’entreprise. La contrainte RGPD ajoutant un niveau de complexité : les données ne peuvent être conservées qu’avec le consentement explicite des personnes.
Pour les mois à venir, les ambitions Mailinblack s’articulent ainsi autour de deux priorités. La première concerne la dynamisation du vivier : l’entreprise souhaite aller au-delà du simple stockage de CV et instaurer un vrai programme de talent nurturing. L’enjeu est de transformer cette base en un réseau de talents potentiels avec lesquels maintenir un lien actif. Ce qui suppose du temps, des contenus adaptés (marketing du parcours candidat, ndlr.) et une stratégie claire de communication.
La seconde priorité porte sur le renforcement de la marque employeur. Mailinblack mise déjà sur une communication authentique : « Ce qu’on dit, on le fait. » Ce positionnement attire des candidats séduits par l’image de l’entreprise. L’objectif est désormais de capitaliser sur cette crédibilité pour fidéliser les talents et élargir l’audience. Catherine Vaudaine en est convaincue : l’attractivité et l’image positive de l’entreprise auprès des candidats pèsent autant que le processus de recrutement lui-même.
Intégration d’un ATS dans une PME : les chiffres Mailinblack
- 77 recrutements effectués via l’ATS depuis sa mise en place
- 10 % de postes ont été pourvus en 2024 grâce au site carrière Mailinblack intégré
- 150 candidatures par poste en 2025 (vs 105 en 2024)
- Délai moyen de recrutement : 39 jours en 2025 (vs 47 en 2023)
