Vivier de candidats, vivier de candidatures, vivier de compétences… Trois termes qui renvoient à une même idée : une réserve de talents prêts à être exploités. Mais dans un contexte de pénurie de compétences et de forte concurrence pour attirer les meilleurs profils, comment transformer ce vivier en un véritable levier de recrutement ? Quelles sont les erreurs à éviter ?
Qu’est-ce qu’un vivier de candidats ?
Le concept du vivier de candidats est simple : regrouper les talents potentiels. Mais comment le définir clairement et choisir les bons outils pour le rendre vraiment efficace ?
Vivier de candidats : définition
Un vivier de candidats est un ensemble de profils de candidats identifiés et répertoriés par les professionnels des ressources humaines dans le but de faciliter un recrutement futur.
Ces candidats sont des personnes qui ont postulé pour un poste ou exprimé leur intérêt pour une opportunité au sein de l’entreprise. Cependant, ils ne sont pas nécessairement en cours de recrutement immédiat.
Ils peuvent être issus de plusieurs sources : candidatures spontanées, précédentes campagnes de recrutement, événements de réseautage, ou encore recommandations.
L’idée est donc de constituer une base de données ou un réservoir de talents qualifiés qui peuvent être sollicités dès qu’un poste correspondant à leurs compétences se libère. Ainsi, ce vivier de candidats n’est pas nécessairement actif à tout moment. Mais il sert à préparer l’entreprise à répondre rapidement aux besoins de recrutement en identifiant des profils adaptés à la culture de l’entreprise et aux exigences des différents postes à pourvoir.
Le vivier représente alors une stratégie proactive pour gérer les besoins en recrutement. Ceci en conservant une liste de candidats qui pourraient correspondre à des postes futurs. Le but ? Éviter une recherche à partir de zéro lorsque de nouveaux postes à pourvoir apparaissent.
Pour les professionnels des ressources humaines, maîtriser le sujet du vivier de candidats est essentiel. Car cette maîtrise permet d’optimiser les stratégies de recrutement, d’être réactif face aux besoins de l’entreprise, et d’assurer une gestion efficace des talents.
En effet, connaître et gérer un vivier de candidats permet de garder une longueur d’avance sur les besoins futurs et d’avoir accès à un réservoir de profils qualifiés. Ceci réduisant ainsi la dépendance à des processus externes ou à des recherches longues et fastidieuses pour recruter.
Avantages d’un vivier de candidats pour les RH
Comme on peut facilement l’imaginer, un vivier de candidats offre une réactivité accrue face à des besoins de recrutement urgents.
Un départ imprévu, un projet en expansion ou une activité saisonnière peuvent créer des besoins immédiats en recrutement. Grâce à un vivier bien entretenu, les recruteurs n’ont plus à attendre une réponse à une annonce ou à réaliser une recherche exhaustive. Ils peuvent immédiatement solliciter des profils déjà connus, ce qui permet de pallier rapidement les besoins sans perte de temps.
Le vivier de candidats permet aux recruteurs de gagner un temps précieux. Mais aussi de s’assurer que les talents les plus pertinents sont facilement accessibles et disponibles lorsqu’un besoin se présente.
Un vivier de candidats permet ainsi de cibler des profils de qualité. Puisque les candidats sont déjà identifiés, ils sont déjà en phase avec la culture de l’entreprise. Ceci minimise les risques d’inadéquation et augmente la qualité des recrutements.
Par ailleurs, constituer un vivier aide à garder une trace des interactions passées, facilitant ainsi le suivi des candidats pour des postes futurs.
Enfin, entre les coûts de publication des annonces, les frais d’agences ou encore les ressources humaines mobilisées pour chaque nouvelle recherche et entretien, vous n’êtes pas sans savoir que le recrutement est un processus souvent coûteux. Or, disposer d’un vivier de candidats contribue à réduire ces coûts en limitant la nécessité de diffuser de nouvelles annonces ou de recourir à des prestataires externes. Les recruteurs peuvent puiser directement dans la base existante, ce qui constitue une solution plus économique à long terme.
Comment créer, animer et entretenir le vivier de candidats ?
Évitez les erreurs classiques, engagez vos talents et mettez à jour votre vivier pour qu’il reste pertinent.
Les erreurs à éviter pour créer un vivier de candidats
- Ne pas cibler correctement les candidats : il est primordial de bien définir les profils recherchés pour éviter d’avoir un vivier trop généraliste ou mal adapté. Des outils de segmentation des talents identifient les compétences et les expériences spécifiques nécessaires à l’entreprise.
- Manquer de diversité : se limiter à un seul canal de sourcing ou à un type de profil conduit à un vivier homogène.
Un vivier de candidats trop homogène ou mal ciblé peut non seulement limiter la diversité des profils mais aussi ouvrir la porte à des pratiques discriminatoires, souvent inconscientes..
Utilisez des plateformes variées (LinkedIn, jobboards spécialisés, forums, etc.) et privilégiez des actions pour favoriser la diversité dans vos recrutements. Par exemple, en consultant le référent handicap de votre entreprise, des associations, etc.
- Négliger la qualité des relations : s’il est « facile » de collecter des CV, il est tout aussi important de maintenir une relation avec les candidats. Les outils CRM de recrutement permettent de garder une trace des interactions avec les candidats et d’adopter une approche plus relationnelle.
- Absence de mise à jour régulière : un vivier de candidats qui n’est pas mis à jour perd rapidement de sa valeur. Vous devez éviter de garder des profils trop anciens ou inactifs, car cela peut nuire à la pertinence de votre vivier.
Comment maintenir l’engagement de candidats au fil du temps ?
Maintenir l’engagement des candidats dans un vivier est essentiel pour qu’ils restent intéressés et disponibles lorsqu’une opportunité se présente. Les clefs pour y parvenir ? Créer une relation de long terme et une interaction continue avec les talents identifiés.
Pour garder un vivier actif, il est donc important de communiquer régulièrement avec les candidats et candidates. Ne vous contentez pas de les contacter uniquement lorsqu’une offre se présente.
Entretenez une relation continue en leur envoyant des mises à jour sur l’entreprise, comme des nouvelles de projets récents, des réussites ou des évolutions dans l’organisation. Vous pouvez notamment transmettre des invitations à des événements internes tels que des webinaires ou des meetups.
Vous pouvez par exemple utiliser des plateformes comme LinkedIn pour partager des articles, des posts ou des mises à jour susceptibles de les intéresser. Cela permet de garder un contact régulier et de renforcer la visibilité de l’entreprise sans avoir à les solliciter pour une offre précise.
LinkedIn offre une dimension plus informelle, permettant des échanges plus naturels, que ce soit à travers des commentaires, des messages privés. Ces initiatives montrent aux candidats que vous vous souciez de leur parcours professionnel. Et ce, même en dehors des moments de recrutement.
| Chaque candidat est unique, et l’engagement doit être personnalisé en fonction de ses intérêts et compétences. Un candidat intéressé par un poste en marketing ne recevra pas les mêmes informations qu’un candidat spécialisé en développement logiciel. |
Cette personnalisation passe par des messages ciblés, des contenus spécifiques ou même des événements adaptés aux besoins et aspirations de chaque candidat.
Un autre levier important pour maintenir l’engagement est de créer un sentiment de communauté autour de l’entreprise. Faites en sorte que les candidats se sentent partie prenante de votre organisation, même s’ils n’y travaillent pas encore.
Certaines entreprises organisent même des groupes d’intérêt, des forums internes, ou même des sessions de networking virtuelles où les candidats peuvent interagir avec vos collaborateurs. L’utilisation de plateformes comme Slack ou des réseaux sociaux privés pour échanger des idées et des expériences favorise cette interaction, et renforce le lien entre les talents et l’entreprise.
Mettre à jour son portefeuille de candidats (régulièrement)
Si la création d’un vivier de candidats est importante, sa mise à jour l’est tout autant. Une fois le vivier de candidats créé, il est donc essentiel de l’entretenir régulièrement. Ceci afin qu’il reste une ressource précieuse et prête à répondre aux besoins de l’entreprise.
Voici une suggestion de process pour garder votre vivier toujours pertinent et performant.
| Action à entreprendre | Fréquence | Objectif | Outils/Méthodes |
| Vérifier l’actualité des informations | Mensuelle | S’assurer que les données des candidats sont à jour (compétences, expérience, etc.). | Outil de gestion des candidatures, CRM |
| Réengager les candidats inactifs | Trimestrielle | Relancer les candidats inactifs. | Email personnalisé, appels, sondages |
| Ajouter de nouveaux talents | Continue | Enrichir le vivier en fonction des besoins futurs. | Recherche active sur les plateformes de sourcing |
| Évaluer la pertinence des profils | Semestrielle | Revoir si les profils sont toujours alignés avec les besoins actuels de l’entreprise. | Analyse des données internes, feedbacks d’équipe |
| Mettre à jour les priorités du vivier | Annuellement | Ajuster les priorités en fonction des évolutions de l’entreprise. | Réunion stratégique, analyse des besoins futurs |
Un vivier à jour et dynamique permet de garder une longueur d’avance. Mais surtout d’assurer une réactivité optimale et de maintenir des relations solides avec des talents déjà identifiés !
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