Maître Aurélie Roche, avocate au sein du cabinet BRL, revient pour Horoquartz sur le cadre juridique et les modalités pratiques d’implantation de badgeuses dans une entreprise. Après un rappel sur les modalités d’information des salariés, elle explique pourquoi le nombre et l’implantation des badgeuses sont à réfléchir soigneusement. L’enjeu ? Eviter la requalification en heures à payer de certains temps de déplacement ou d’attente.
L’information préalable à l’utilisation d’une badgeuse
Il est possible, pour décompter et contrôler le temps de travail des salariés[1], de recourir à un système de badgeage (qui peut également être utilisé en respectant certaines dispositions pour contrôler les accès).
Rappelons à titre préliminaire le contexte réglementaire applicable à un tel système de traitement de données à caractère personnel[2] : depuis le 25 mai 2018, les entreprises sont, en France, tenues de respecter les dispositions du Règlement européen n° 2016/679 du 27 avr. 2016 dit « RGPD » et la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.
Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le système de déclaration préalable auprès de la CNIL a été remplacé par une logique de conformité (« compliance ») et d’autocontrôle[3]. Parmi les règles devant être respectées, soulignons que l’employeur est tenu de prévoir des mesures pour protéger les informations concernant ses salariés et éviter que des personnes non habilitées (extérieures ou internes à l’entreprise) puissent y accéder, en prendre connaissance voire les altérer.
Préalablement à la mise en place d’un système de badgeage, l’employeur devra d’une part, informer et consulter les représentants du personnel en place (Comité d’entreprise et CHSCT ou Comité social et économique). Il s’agit d’une formalité substantielle, à défaut de laquelle les données collectées ne peuvent être utilisées comme mode de preuve à l’encontre d’un salarié notamment pour établir et sanctionner une faute commise par ce dernier (Cass. soc. 8 oct. 2014, n° 13-14.991).
D’autre part, l’employeur doit également informer chaque employé[4] :
- des finalités poursuivies,
- de la base légale du dispositif,
- des destinataires des données issues du dispositif,
- de la durée de conservation des données[5],
- de son droit d’opposition pour motif légitime,
- de ses droits d’accès et de rectification,
- de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Cette information peut se faire au moyen par exemple d’une lettre ou d’une note de service remise en main propre contre décharge, afin d’être en mesure de justifier de l’information effective du salarié. A défaut, toute éventuelle sanction – y compris un licenciement – qui serait fondée sur les informations collectées par la badgeuse serait privée de facto de légitimité[6]. De même, dans un tel contexte, le refus du salarié de se conformer à l’obligation de badger ne pourrait pas non plus être sanctionné.
Quelques précautions pratiques sur la localisation et le nombre de badgeuses
D’un point de vue pratique, l’installation d’un système de badgeuses soulève plusieurs questions, qui relèvent exclusivement du pouvoir de direction de l’employeur[7], à ne pas négliger car elles ont une incidence sur le temps de travail et donc la rémunération des salariés :
- la localisation: le temps de déplacement des vestiaires à la pointeuse et de la pointeuse à la salle de repos où les salariés effectuent leur pause peut être assimilé à du temps de travail effectif. Le cas échéant, ces temps de déplacement doivent être inclus dans la durée de travail des salariés, sauf à générer des heures supplémentaires de travail qu’il conviendra de rémunérer. Notons que plus la pointeuse est éloignée du poste de travail effectif, plus le risque d’une telle requalification est grand[8] ;
- le nombre de badgeuses: Si un nombre insuffisant de badgeuses est mis à la disposition des salariés, cela peut générer des délais d’attente, retardant la prise de poste effective desdits salariés, ou à l’inverse cela peut conduire les salariés à se présenter plus tôt dans l’entreprise et badger en avance pour pouvoir prendre leurs fonctions à l’heure. Ces temps d’attente pourraient être considérés[9] comme des heures supplémentaires de travail.
Prise en compte des pointages, traçabilité et réversibilité
- le paramétrage de la badgeuse :
- par exemple, il convient de ne pas prévoir un écrêtement automatique des heures badgées après les horaires collectifs applicables, dans la mesure où cela reviendrait à faire disparaitre de potentielles heures de travail, sauf à pouvoir garantir la traçabilité et la réversibilité du traitement quand ces heures étaient de réelles heures de travail (par exemple une demande de la hiérarchie). A cet égard, il peut s’avérer utile de mettre en place une alerte en cas de dépassement significatif des horaires permettant de faire le point sur la situation.
- De la même façon, les horaires pendant lesquels il est possible de badger peuvent être un point de vigilance : les salariés peuvent, pour des convenances personnelles, arriver plus tôt sur leur lieu de travail, sans pour autant s’installer immédiatement à leur poste de travail. Dans une telle situation, ceux qui sont soumis à des horaires collectifs de travail ne doivent pas pouvoir badger avant leur prise de poste effective. Le paramétrage du système de badgeage peut permettre de s’assurer du respect des horaires applicables. Dans tous les cas, si un recadrage automatique du pointage sur l’horaire collectif est effectué, le pointage d’origine (le pointage réel) doit être conservé.
Enfin, il est opportun de rappeler que l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions de travail des salariés intérimaires mis à leur disposition. Le suivi de leur temps de travail effectif fait partie des obligations de l’entreprise utilisatrice[10] afin qu’elle puisse répercuter à l’entreprise intérimaire, employeur, les éventuelles heures supplémentaires réalisées et devant être rémunérées.
En conclusion, le système de badgeage est un dispositif utile pour un suivi efficient du temps de travail. Sa mise en place requiert, au préalable, une réflexion pour l’inclure dans l’organisation du travail et une information formelle et complète des salariés et de leurs représentants.
Maître Aurélie Roche (Avocate au sein du Cabinet BRL Avocats de Paris) et Laurène Boussé
- Il n’est ici envisagé la badgeuse qu’en tant qu’outil de contrôle du temps de travail en heure. A noter qu’il est aussi possible de l’utiliser pour le suivi de l’organisation du temps de travail des salariés en forfait jours.
- Il permet en effet de collecter des données rattachées à chacun des salariés et qui font l’objet d’un traitement (enregistrement, conservation, utilisation…).
- La Cnil opère un contrôle de conformité a posteriori des traitements réalisés par l’entreprise, à la loi et au droit européen. Elle dispose d’un pouvoir d’enquête et de sanction en cas d’infraction.
- article L. 1222-4 du code du travail
- Les données utilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences, sont conservées pendant un maximum de 5 ans (Délibération Cnil 2015-165 du 4-6-2015, art. 5 : JO 17 ; Fiche pratique Cnil 20-11-2015. Compte tenu de la prescription triennale applicable aux rappels de salaire, il est possible de limiter la conservation des données à 3 ans.
- Cass. soc. 6-4-2004 n° 01-35.227
- L’avis des représentants du personnel ou des salariés à cet égard ne peut pas être imposé à l’employeur, même par le biais d’une décision de justice (Cass. soc. 13 juillet 2004 n° 02-15.142).
- Cass. soc. 13 juillet 2004 précité ; Cass. soc. 13 janvier 2009 n° 07-40.638 ; Cass. soc. 4 novembre 2009 n° 07-44.690
- Un temps d’attente de l’ordre de quelques minutes sera toléré.
- article L. 1251-21 du code du travail : « Pendant la durée de la mission, l’entreprise utilisatrice est responsable des conditions d’exécution du travail, telles qu’elles sont déterminées par les dispositions légales et conventionnelles applicables au lieu de travail. Pour l’application de ces dispositions, les conditions d’exécution du travail comprennent limitativement ce qui a trait : 1° A la durée du travail (…)»
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