Tous les projets n’aboutissent pas. Pour des raisons budgétaires ou parce qu’ils sont en avance sur leur temps, ils sont nombreux à être laissés de côté voire totalement abandonnés. Cependant, il arrive qu’on souhaite les remettre à flots et le respect de certaines règles devient alors primordial pour maintenir le cap.
Les cinq règles majeures à suivre sont les suivantes :
Comprendre ce qui n’avait pas fonctionné
Pour Socrate, « la chute n’est pas un échec : l’échec c’est de rester là où on est tombé ». Le message est clair. Même s’il est tentant d’oublier, il est plus intéressant de faire revivre un projet qui avait échoué pour avancer et s’enrichir des erreurs commises. Il est nécessaire de réaliser rapidement une enquête approfondie sur le projet de façon à avoir une connaissance parfaite des événements.
Par la suite, organiser un brainstorming avec son équipe afin de créer et cultiver à une ambiance collaborative (pourquoi pas dans une logique de management collaboratif ou coopératif), détendue et rassurante est primordial.
Parfaite illustration de la nécessité de persévérer, Bill Gates a d’abord commencé par faire faillite avant de lancer Microsoft.
Trouver des solutions grâce à la communication
Qu’importe le projet, il est indispensable d’établir dès le début une communication ouverte et coopérative et de mettre celle-ci à exécution. Si le projet menace d’échouer, il devient vital de maintenir des canaux de communication ouverts. En effet, dans ce cas de figure, le chef de projet est tenu de donner des explications claires aux différentes parties prenantes quant aux origines du problème rencontré. Il ne rencontrera alors aucune difficulté si la communication instaurée au préalable est efficace.
Conserver ce qui peut être sauvé
Que ce soit un fichier objet (un fichier intermédiaire contenant du code machine ainsi que d’autres informations nécessaires à l’édition de liens ou lors de la phase de déboguage) qui pourrait être réutilisé à l’avenir ou le fait qu’un équipier ait démontré de bonnes capacités à un poste où on ne l’attendait pas, le projet qui échoue comporte toujours des bonnes choses à retenir. Ainsi, lors du check-up final, il est intéressant de détecter les caractéristiques positives du projet pour en tirer de bonnes leçons.
Analyser l’équipe
Le chef de projet doit non seulement évaluer sa propre performance mais aussi celle de son équipe. De façon générale, l’accent est mis sur les éléments positifs du projet, cependant il est important d’aborder les aspects humains.
Par exemple, il est envisageable que l’utilisateur se soit montré peu coopératif, que des différends aient éclaté au sein de l’équipe informatique ou encore qu’un fournisseur externe n’ait pas été au bout de sa mission. Or, tous ces points peuvent être à l’origine de l’échec d’un projet.
De ce fait, le chef de projet doit se poser calmement et étudier minutieusement le comportement, le fonctionnement et le travail de chacun de ses équipiers. Il doit principalement s’intéresser à leurs motivations. Selon Herzberg, la motivation au travail représente un facteur valorisant associé aux besoins supérieurs de Maslow (besoin de s’accomplir et besoin d’estime). Ce facteur est intrinsèque au travail puisqu’en générant de la satisfaction, la motivation de chaque salarié entraîne une meilleure productivité dans son travail.
D’après Tippett et Peters, la communication, la loyauté et le respect analysé et détecté au sein d’une équipe sont plus déterminants à la performance de celle-ci que les buts fixés, les responsabilités attribuées et la reconnaissance démontrée.[2]
Échelonner le projet et son budget
Le développement par étapes d’un projet et du budget correspondant va de paire avec l’établissement de points de contrôle réguliers. Lorsqu’on structure un projet et son budget en itérations plus courtes, il est moins difficile de mettre un terme au-dit projet car l’investissement en temps et en argent est moins conséquent.
Ces cinq étapes sont les piliers permettant d’offrir une réelle stabilité à un projet qui redémarre. Pour éviter de tomber dans les écueils classiques liés notamment au manque de transparence, il est également recommandé de s’appuyer sur des outils de gestion de projet : un diagramme de GANTT, un logiciel de planification ou encore un tableau de bord. Ces éléments permettent en effet de suivre en permanence l’avancée du projet et d’anticiper les étapes à venir.
[2] http://infoscience.epfl.ch/record/31972/files/EPFL_TH1494.pdf
Par Gilles Lavalou, président de NQI