Service RH : comment mesurer le ROI réalisé avec un SIRH ?

En tant que DRH, il peut vous être demandé de légitimer, auprès de votre direction,  le budget et donc le ROI du SIRH que vous souhaitez mettre en place au sein de votre entreprise. En effet, adopter un SIRH est un investissement lourd pour les entreprises qui n’étaient pas équipées.

Certes, un SIRH permet de gagner du temps et d’être plus efficace dans les processus RH mais concrètement comment mesurer le ROI de son SIRH ? Cet indicateur de performance permet d’analyser l’intérêt de cet investissement et la rentabilité pour l’entreprise, que ce soit sur le plan quantitatif ou qualitatif.

Découvrez dans cet article les critères principaux à étudier pour créer votre grille d’évaluation du ROI d’un SIRH.

 

1.   Mesurer le ROI d’un SIRH avec des KPI ?

Un SIRH présente de nombreux avantages comme un gain de temps sur la récolte des variables de paie pour le service RH ou encore une prise en compte plus rapide des demandes de congés des collaborateurs. Si les avantages peuvent être rapidement identifiables par le service RH, il est important d’évaluer les gains réels générés par ce nouveau logiciel et ainsi, mesurer le ROI.

 

Évaluer le ROI suite à la mise en place d’un SIRH au sein de votre entreprise passe par l’analyse de données précises, venant de KPI ou également appelés indicateurs clés de performance. Ces KPI sont à définir en amont pour pouvoir régulièrement évaluer l’évolution des indicateurs au fil du temps. Ces indicateurs sont axés sur la fonction RH ou plus globalement sur l’opérationnel. Ils sont propres à chaque entreprise et peuvent évoluer constamment.

 

Ainsi, chaque entreprise doit définir ses KPI en prenant en compte les problématiques dégagées lors du projet de mise en place du SIRH pour évaluer de façon pertinente le ROI du SIRH.

 

2.   SIRH et ROI : Définir les KPI les plus appropriés pour le mesurer

Il est essentiel de mesurer le ROI de manière quantitative mais également de manière qualitative afin d’évaluer la valeur ajoutée du SIRH.

 

Sur le plan quantitatif

  • Voici une liste de KPI à analyser pour mesurer la valeur ajoutée quantitative du SIRH :
  •  Temps passé sur le traitement et la saisie des données : les données sont saisies et traitées dans le SIRH ce qui permet de libérer en partie le service RH de la gestion administrative.
  • Coûts du matériel : avec la dématérialisation, il y a une diminution des papiers et donc de l’utilisation d’imprimante comme les bulletins de paie ou les contrats de travail.
  • Coûts des processus externalisés : opter pour un SIRH permet d’internaliser des fonctions coûteuses lorsqu’elles sont externalisées.
  • Coûts de mobilité : les besoins de mobilité et les besoins d’évolution au sein de l’entreprise sont anticipés avec un SIRH qui propose des comparateurs RH et des rapports complets sur les écarts de compétences.
  • Gain de temps et d’argent grâce au type de logiciel : privilégier un logiciel SIRH Saas évolutif permet de réduire les coûts en installation et formation avec une solution simple à utiliser, et de pérenniser le logiciel dans l’entreprise en investissant dans un logiciel fiable à long terme et évolutif.

 

Sur le plan qualitatif

À cela sont à ajouter des indicateurs qualitatifs difficilement mesurables mais qui permettent des gains en termes de qualité de service et donc, une baisse indirecte des coûts réels :

  • Gain pour la marque employeur : un SIRH facilite l’accès à l’information et optimise la gestion RH pour fidéliser les collaborateurs actuels et attirer de nouveaux talents
  • Gain pour la QVT : le SIRH améliore la qualité de vie au travail des collaborateurs grâce à la simplification des démarches administratives et à l’amélioration de la communication interne
  • Bénéfice en termes d’image : opter pour un SIRH montre votre volonté de passer au numérique et donne aussi une image positive à vos clients et fournisseurs. Cela développe une image d’entreprise innovante et permet de nouer de meilleures relations commerciales à long terme.

 

3.   Regrouper les données et analyser les KPI

Après avoir défini les KPI pertinents et collecté les données liées, il est l’heure de passer à l’analyse.

 

La collecte et le stockage de données doivent s’effectuer régulièrement. C’est pourquoi mettre en place un outil comme une grille d’évaluation ou un logiciel vous permettra de regrouper les informations collectées, de calculer les données, d’établir des statistiques pour apprécier les évolutions des indicateurs.

 

Ainsi, l’analyse des données peut démarrer. Elle a pour principal but de mesurer le ROI d’un SIRH à moyen et long terme. Il faut donc s’interroger sur les chiffres comme le nombre de CV récoltés, le coût du matériel, le coût de la mobilité et, en termes de qualité, l’adéquation des formations proposées par rapport à la politique de l’entreprise, l’implication des collaborateurs dans la formation, la qualité des CV récoltés, la durée du processus de recrutement, etc.

Finalement, c’est l’ensemble des indicateurs définis qui doivent être analysés afin d’arriver à tirer des conclusions et légitimer l’acquisition d’un SIRH.

 

4.   Conclure sur le ROI du SIRH pour l’entreprise

Enfin, il est important de conclure sur votre analyse à partir des données collectées et analysées dans l’étape précédente.

Cette conclusion va permettre, premièrement, de comprendre l’efficacité du SIRH pour identifier ses forces et ses faiblesses et, deuxièmement, mettre en place des actions correctives pour légitimer cet achat. Par exemple, les délais diminués sur la gestion des campagnes entretiens vont montrer une des forces du SIRH dans leur gestion.

 

Ainsi, le calcul du ROI d’un SIRH est une façon d’améliorer les performances du service RH. Le service RH va pouvoir utiliser cette analyse pour repositionner la fonction des ressources humaines comme une fonction stratégique au sein de l’entreprise.

 

Pour conclure, mesurer l’efficacité du SIRH pour le ROI de l’entreprise permet de s’assurer que la mise en place du logiciel coïncide avec les objectifs de l’entreprise. Cela s’inscrit dans une démarche globale de conduite du changement pour améliorer la QVT, côté collaborateur, le pilotage des données RH, côté ressources humaines, et in fine, améliorer la productivité de l’entreprise.

 

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