La bonne gestion des temps et des plannings est un enjeu majeur dans la distribution indépendante. Petites et grandes structures ont des objectifs communs : avoir les bons effectifs au bon moment, respecter des contraintes sociales et réglementaires complexes, prendre en compte les attentes des salariés… Comment procéder ? Retours d’expérience.
Des enjeux communs de la distribution autour de la conformité et de la traçabilité de la gestion des temps
Suivre précisément les temps de présence des salariés et les absences est essentiel dans le secteur de la distribution indépendante. Quelle que soit la taille de l’entreprise, une solution de gestion des temps permet de rationaliser le traitement des heures et des absences, tout en prévenant les risques de dérive et en apportant des gains d’efficacité.
Comme l’explique Emmanuelle Téjédor, Responsable des Ressources Humaines des Super U de Belberaud (40 salariés) et Gagnac (40 salariés), situés en Haute-Garonne « On a gagné en conformité, toutes les contraintes horaires ont été paramétrées dans l’outil : celui qui commence à 5h du matin ne pourra pas finir après 20h. Les temps partiels sont contrôlés. Le temps de pause légal entre l’heure de fin de travail et l’heure de reprise doit être respecté. Les heures supplémentaires doivent être exceptionnelles et soumises à la validation de la hiérarchie et cela évite le risque de dérive sur le nombre d’heures à payer ».
Les hypermarchés Leclerc de Colmar et Ribeauvillé, dans le Haut-Rhin, visaient le même objectif : assurer un suivi incontestable des temps de présence et d’absence, afin d’équilibrer heures prestées et heures payées, tout en garantissant une gestion conforme. « Ce calcul automatique des heures, des primes, ou des congés libère le service RH de tâches administratives sans valeur ajoutée et nous permet d’être en règle avec la législation » explique Robert Corda, directeur des deux centres.
Cette recherche de conformité est également attestée par Christophe Guibert, Responsable administratif et financier du Super U de La Tranche sur Mer en Vendée qui voit son effectif bondir de 90 salariés à 270 en période estivale : « Nous éditons une feuille d’heures pour tout le personnel qui nous aide à garantir la conformité de notre gestion en cas de contrôle de l’inspection du travail ».
Des gains évidents dans le traitement de la paie sont observés par les utilisateurs
L’alimentation automatique du logiciel de la paie est pour la plupart des entreprises citées un bénéfice majeur du déploiement de la solution de gestion des temps et des plannings. D’une part parce qu’elle évite une ressaisie des informations, mais également parce qu’elle évite les erreurs de calcul associées.
Ainsi pour Emmanuelle Téjédor : « Aujourd’hui, les éléments de paie (absences, heures supplémentaires, congés) sont déversés dans le logiciel de paie. La saisie pure, qui me prenait plus d’un jour avant le déploiement de la solution Horoquartz, ne me prend que quelques heures aujourd’hui. Et en plus de gagner du temps, je gagne en fiabilité, car les responsables de rayon ont en amont visé les pointages ». On retrouve la même approche au Super U de La Tranche sur Mer : « les différentes informations sont déversées automatiquement dans notre logiciel de paie Sage, nous évitant un travail de ressaisie ».
L’interface automatique avec le logiciel de paie est également un atout indéniable dans les centres Leclerc de Colmar et Ribeauvillé, comme le souligne le Directeur Robert Corda : « plus de double-saisie, plus de risque d’erreur, pas de subjectivité, c’est un vrai gain par l’automatisation, tout est fiable et remonte automatiquement à la paie. »
Une meilleure gestion des plannings apporte un meilleur service à la clientèle mais peut aussi servir une attente sociale
La planification des effectifs est bien évidemment au centre de nombreux projets de gestion des temps dans la distribution. « La grande nouveauté pour nous, c’est le module HQ Optimum, l’outil de planification. Nous saisissons le chiffre d’affaires prévisionnel dans le logiciel ainsi que le nombre d’articles/minutes moyen et grâce à l’historique qui est extrait de la base de données, le logiciel peut ainsi déterminer le nombre de caisses à ouvrir par créneau horaire. Il prend aussi en compte les règles de planning, les contraintes du personnel telles que la disponibilité des salariés (pour les mi-temps par exemple), les jours de repos, les compétences… pour ajuster les plannings », explique Emmanuelle Téjédor pour les Super U de Belberaud et de Gagnac.
Au Super U de La Tranche sur Mer : « le moteur de planification prend en compte 4 critères pour optimiser les plannings des caisses : le nombre d’articles par minute, le temps d’encaissement entre 2 clients, le pourcentage de satisfaction et le temps d’attente acceptable maximum. Dans les faits, le planning réalisé est toujours celui qui a été prévu ». L’outil de planification permet de mieux appréhender les avant et arrière-saisons, qui s’avèrent finalement plus imprévisibles que la haute-saison : « dans ce cas, nous pouvons être amenés à gérer par exception, en nous appuyant pour ces périodes, non pas sur des prévisions de chiffre d’affaires qui seraient aléatoires, mais sur un besoin estimé en ressources, par exemple 25 caisses ouvertes pour le pont de l’Ascension. Et c’est un avantage de la solution que de permettre de travailler soit sur la base du CA soit sur la base d’un nombre de caisses », assure Christophe Guibert.
Outre les aspects pratiques de conformité et de gain de temps dans l’élaboration du planning, il s’agit aussi, de plus en plus, de tenir compte du bien-être des salariés. Dans un secteur d’activité ou les horaires peuvent être vus comme contraignants, il était par exemple important pour le Super U de La Tranche sur Mer de garantir l’équité entre salariés lors de l’élaboration des plannings.
Impliquer les salariés et les managers, les accompagner dans le déploiement de la solution est une condition de la réussite
Pour tous ces utilisateurs, l’accompagnement des salariés et des managers est un point de passage obligé et indispensable. « Dans une grande société comme la nôtre avec un passé sans pointeuse, passer d’une autogestion des horaires à un système de badgeage nécessitait une explication pour qu’il n’y ait pas de malentendu et que la solution soit bien perçue comme un outil de fiabilité plutôt qu’un outil de surveillance » explique Robert Corda (Leclerc de Colmar et Ribeauvillé). « J’ai donc tenu à faire un accompagnement personnalisé et j’ai reçu individuellement les 250 collaborateurs pour leur présenter la solution et ses bénéfices », poursuit-il.
Dans les Super U de Belberaud et de Gagnac, les managers se sont également impliqués dans le déploiement de la solution : utilité, bénéfices et mode de fonctionnement de l’outil ont été passés en revue. Ils sont désormais capables de contrôler très rapidement les situations, de corriger les éventuelles anomalies, et accèdent à un récapitulatif hebdomadaire pour leurs équipes. « Ils gardent toujours un lien avec le service RH qui détient les informations sur les maladies et peut échanger avec les managers sur les différentes absences », indique Emmanuelle Téjédor.
Un gain de temps et de productivité pour tous les services
Au final, le choix d’une solution globale telle que Temptation permet une véritable augmentation de la productivité, comme l’atteste Christophe Guibert (Super U La Tranche sur Mer) : « Je travaillais auparavant avec Excel et ça n’a plus rien à voir. En un après-midi, je génère 2 mois de planning. ». Même retour du côté des Leclerc de Colmar et Ribeauvillé : « En couplant la nouvelle organisation mise en place et la solution Horoquartz, c’est une économie de plus de 10 000 heures par an que nous avons réalisée, soit un gain associé non négligeable ! », souligne Robert Corda.
Côté RH, c’est également un gain de temps considérable et la garantie de données conformes à la législation en vigueur. Grâce au module HQ Self-Service, les collaborateurs et managers gagnent en autonomie, et peuvent saisir eux-mêmes leurs demandes d’absences, par exemple. « Ce calcul automatique des heures, des primes, des congés… libère le service RH de tâches administratives sans valeur ajoutée » ajoute Robert Corda.