Nous avons abordé dans 2 précédents articles l’importance de l’étape de réalisation des spécifications d’un système de gestion des temps, avec les recommandations et les bonnes pratiques de Thierry Becquet et Patrick Sommeria, 2 experts métier du service clients d’Horoquartz. Ces 2 intervenants se sont investis depuis 3 ans sur les méthodes et outils pour mieux aborder les problématiques métier du client dans un langage naturel, pour simplifier et normaliser les spécifications du projet. HQ Designer, le logiciel expert et interactif proposé par Horoquartz, contribue à une industrialisation de la démarche en s’appuyant sur une base de connaissance, une approche très innovante dans ce domaine.
Des spécifications qui butent souvent sur l’absence d’un outil structuré
Bien préparer la phase de spécification reste une des conditions essentielles pour sa réussite.
Se pose ensuite la question de la méthode, de la modélisation et de la formalisation des règles de gestion attendues, étape indispensable au paramétrage de la solution.
« Si l’analyse ne suit pas un process organisé et structuré, le risque d’oublier certaines fonctionnalités existe, tout autant que le risque d’ambiguïté » indique Patrick Sommeria.
A l’issue de l’analyse, les éditeurs fournissent en général un document Word qui recense les besoins identifiés avec le client : horaires pratiqués, absences gérées, modalités de calcul des différents compteurs (présence, heures supplémentaires, annualisation, RTT, heures de dimanche ou de férié ou de nuit, primes diverses, calcul des droits à absence, suivi des droits, interface avec la paie, etc.) …
Or, un support Word reste une brique isolée d’un ensemble souvent découpé par thème alors même que la solution est amenée à évoluer au fil des modifications légales, des accords d’entreprise ou de changement de pratiques.
Faire vivre cette ‘bible’ interne est à la fois essentiel et compliqué. Et au final, on observe ainsi fréquemment un écart au fil des années entre ce qui est documenté et ce qui est réellement traité par la solution de gestion des temps avec les conséquences que l’on imagine : difficulté à expliquer aux salariés ou IRP les modalités de traitement, risques en cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf, conséquences possibles en paie…
L’importance de s’appuyer sur une base de connaissance
Pour Thierry Becquet : « l’étude de centaines de dossiers réalisés pour nos clients a montré qu’il y a une véritable capitalisation possible sur les fonctionnalités traitées. Malgré les particularités et la variété de cas à prendre en compte pour chaque dossier, on trouve des similitudes et on peut identifier un certain nombre de modes de gestion ‘type’. Par exemple, le calcul des droits à congés entre 2 entreprises de l’agroalimentaire ne sera pas toujours identique dans le détail, mais les grands mécanismes seront proches. Nous avons donc constitué une base de connaissance très complète des cas et modes de gestion des temps que nous trouvons chez nos clients et nous continuons de l’enrichir. Pour cela, nous avons développé la solution HQ Designer, qui référence tous ces cas de gestion ‘type’, que ce soit en matière de règles de gestion, de workflows, d’interfaces ou de reporting. Ainsi, quand nous réalisons les spécifications pour un client, notre consultant déroule un questionnaire interactif sur l’ensemble des cas à gérer par le client, en ayant pris soin de filtrer en amont avec lui les thèmes à aborder. Il va ainsi interroger le client de façon contextuelle sur ses modalités de gestion des temps. En fonction du besoin exprimé par le client, HQ Designer s’appuie sur sa base de connaissance, expose les modes de gestion possibles en liaison, et propose de choisir le ou les fonctionnements souhaités ».
Efficacité et traçabilité
Les avantages de l’approche sont multiples. En suivant un questionnaire structuré, l’outil permet de s’assurer que tous les besoins du client ont bien été traités systématiquement. Il historise dans une vraie base de données (et non un document Word) toutes les spécifications propres au client. A l’issue, HQ Designer génère à la demande et instantanément, un ensemble de documents qui récapitulent de façon structurée et lisible l’ensemble des besoins pour ce client.
« En cas de spécificité (ou d’écart par rapport aux éléments connus), il reste possible de l’intégrer manuellement dans HQ Designer. L’intérêt est qu’elle sera documentée de la même façon que les règles documentées en standard. En sortie notre client aura sous la main une ‘bible’ de son réglementaire de gestion des temps, parfaitement formalisée. Un RH peut à tout moment s’y référer et expliquer à un salarié comment ont été calculées sa présence ou ses heures supplémentaires par exemple. En cas d’évolution, il sera possible de garantir la traçabilité des règles de calcul dans le temps grâce à une gestion des versions» précise Patrick Sommeria.
Passer d’une analyse artisanale à des spécifications industrialisées
Pour Thierry Becquet, industrialiser les spécifications de la gestion des temps au moyen d’un outil tel que HQ Designer, a d’autres avantages : « C’est une amélioration qualitative de l’ensemble du projet qui en découle avec une réduction du cycle de mise en œuvre, une amélioration qualitative des livrables et une réduction du temps de recette de la solution. »
Lancé en production début 2017, l’outil HQ Designer a déjà été utilisé sur plus de 120 projets clients de toute taille et dans tous les secteurs.
Retrouvez la première partie de notre dossier spécial spécification en cliquant ici. Pour la deuxième partie, c’est par ici !