Alimenter automatiquement le logiciel de paie avec les données de la GTA (gestion des temps et des activités) semble une évidence pour garantir à la fois un gain de productivité, une plus grande fiabilité des informations et une simplification du réglementaire de paie. Heures à payer, majorations, primes, absences, soldes de CP ou de RTT : importer automatiquement ces données évite aux responsables de paie de fastidieuses ressaisies ou corrections d’erreurs. Un excellent moyen de leur libérer du temps pour se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée.
Gestion des temps – Un levier puissant de ROI
S’il est un élément de ROI des projets de gestion des temps rarement contesté, c’est bien celui des gains apportés par une intégration avec la paie. Un constat que confirme William Cruzille, responsable SIRH et paie de Mersen : « Plus de doubles saisies, plus de risques d’erreurs, tout est automatisé. » Pour Johanna Védrine, Responsable des Ressources Humaines des centres Leclerc de Blagnac et Saint Orens, utilisatrice de la solution eTemptation d’Horoquartz : « nous observons déjà une semaine gagnée en temps de saisie pour chacune de nos structures grâce à l’interface avec notre paie Pégase. »
Un facteur de sérénité pour les responsables paie
En prévenant tout risque d’erreur lié à des saisies multiples, cette communication aide à éviter des contestations par les salariés, une dégradation du climat social voire des redressements par les administrations. Audrey Blanc, Responsable Ressources Humaines de Bayard France, également utilisatrice de la solution eTemptation fait ainsi ce constat : « le climat social s’est amélioré, plus de primes ou d’absences oubliées, plus d’erreurs répétitives dans les salaires. Et nos salariés sont très attachés à ce qui leur est dû ! Aujourd’hui, toutes les informations sont fiables et les compteurs sont à jour en temps réel ! ». Le logiciel de GTA offre en général aux collaborateurs la possibilité de consulter les données au fil de l’eau, sans attendre leur bulletin de paie. Cette consultation est possible sur des postes de travail, des bornes interactives ou des smartphones par exemple. Elle facilite la communication entre les salariés et le service RH.
Paie et Gestion des temps : qui fait quoi ?
Un logiciel de GTA enregistre les éléments de base que sont la présence et les absences. Il utilise ces données pour calculer des données sous 3 formes :
- des compteurs de temps (heures à payer, heures supplémentaires à différents taux, heures à majorer (dimanches, fériés, nuits…).
- des compteurs en quantité ( : ex : primes liées au travail ou à l’activité)
- des compteurs de suivi (droit/pris/solde congé, RTT, nombre de jours travaillés, de nuit, de samedi…)
Au final, la GTA dispose ainsi d’éléments variables de paie (majorations, primes, tickets restaurant…), d’absences prévues (congés, RTT…) ou non (arrêts de travail…), d’activités telles que les formations, les délégations ou des réunions, motifs suivis dans l’outil sans être considérés comme des absences. Par principe, et c’est une règle communément admise, la GTA ne gère que des quantités en heures ou en nombres, sauf cas d’exception.
La paie de son côté a pour vocation de valoriser ces données quantitatives sur la base des taux horaires et montants négociés par l’entreprise, et de les restituer sur un bulletin de paie, soit dans le corps (éléments variables, absences) soit dans le pied du bulletin (droit/pris/solde).
Comment fonctionne la communication entre GTA et paie ?
La mise en place de la communication de la GTA vers la paie nécessite de gérer une table de correspondance pour faire correspondre les données de la GTA avec les rubriques et codes de la paie. Il est en général nécessaire de préciser ici les paramètres de gestion de chaque rubrique (unité de décompte, détail journalier, totalisation, périodicité…). La GTA peut ensuite fournir au logiciel de paie des enregistrements conformes à ses points d’entrée en fonction des éléments attendus (éléments variables, absences, compteurs de pied de bulletin)
Quel mécanisme de communication entre GTA et paie ?
Certains logiciels de GTA disposent d’un module permettant de paramétrer l’export vers le logiciel de paie. Quand ils en sont dépourvus, cela nécessite de recourir à un développement spécifique pour alimenter la paie, forcément plus long à réaliser, plus coûteux et difficile à maintenir dans le temps.
De leur côté, les logiciels de paie disposent en général de points d’import normalisés pour recevoir les données de la GTA.
Qu’est-ce que la gestion de la rétroactivité ?
Que se passe-t-il si des corrections interviennent dans la GTA pour une période déjà traitée en paie ? Par exemple, le temps de présence d’un salarié est modifié dans le passé, ce qui a pour conséquence de déclencher le paiement d’heures supplémentaires, ou un motif d’absence est requalifié alors qu’il a déjà été envoyé en paie. La rétroactivité consiste à extraire des éléments de la GTA, non plus uniquement sur la période de paie en cours, mais également sur des périodes passées archivées, donc à générer automatiquement des mouvements de corrections.
Peu d’éditeurs de GTA proposent ce mode de fonctionnement en standard alors qu’il peut s’avérer précieux quand des corrections sont fréquemment apportées dans la GTA sur des périodes déjà traitées en paie. Cette situation est assez courante dans les faits. Ce système évite de saisir manuellement les corrections en paie ; il garantit également des données toujours synchrones entre GTA et paie. Ceci suppose bien évidemment que le logiciel de paie supporte ce type de traitement.