Externaliser pour optimiser : quatre leviers pour développer l’efficience de la fonction Formation

par La rédaction

Plus que jamais, la formation est essentielle pour doter les collaborateurs des compétences nécessaires pour servir la stratégie de l’entreprise, qui doit s’adapter à son environnement et au besoin d’adéquation permanent à son marché. Pourtant, contexte de crise oblige, les budgets sont contraints.

 

 

 

Ainsi les Directions des Ressources Humaines sont-elles confrontées à relever ce défi : former plus, mieux et pour moins cher.

De nombreuses entreprises trouvent dans l’externalisation une stratégie d’organisation permettant de résoudre cette équation, apparemment insoluble.

Le savoir-faire du prestataire doit pour cela s’appuyer notamment sur la  conjugaison de quatre leviers :

  • Massifier les achats et bénéficier d’accords-cadres
  • Favoriser les formations intra-entreprises
  • Optimiser les financements
  • Réduire les coûts de gestion

Massifier les achats et bénéficier d’accords-cadres

La mutualisation des achats pour les comptes des différents clients permet de négocier des accords-cadres particulièrement intéressants du fait de l’importance des volumes concernés.

Au-delà des remises tarifaires sur les formations interentreprises, les contrats comprennent :

  • des prix compétitifs pour la conception et l’animation de formations sur mesure
  • des services additionnels (diffusion des formations sur l’intranet du client, conditions d’annulation, modalités de paiement, reportings spécifiques,…)
  • des engagements qualitatifs

Les remises ainsi obtenues atteignent de 7% à 40% selon les domaines de formation et les volumes consentis.

Favoriser les formations intra-entreprises

L’analyse fine du plan prévisionnel centralisé permet avant tout de regrouper les besoins de formation et d’identifier toutes les possibilités d’organiser des formations intra-entreprises.

Ces dernières offrent un double bénéfice : la réduction des coûts individuels d’une part, et d’autre part, des formations plus efficaces, ciblées, souvent plus courtes, car directement adaptées au besoin spécifique de l’entreprise.

L’effet sur les coûts, sera d’autant plus important que le nombre de participants est élevé. L’optimisation des remplissages est un véritable savoir-faire, maîtrisé par les professionnels de l’externalisation.

Optimiser les financements

La formation peut faire l’objet de financements importants, par les OPCA comme par les instances publiques. Mais elle est soumise à une législation complexe et constamment évolutive. Bien des directions formation n’arrivent pas à tirer pleinement parti des subventions potentielles.

Comme le révèle l’enquête EOA – Demos Outsourcing, 73% des DRH et responsables formation estiment que les fonds OPCA ne sont pas bien exploités. L’optimisation des financements requiert en effet une veille juridique permanente, une relation de proximité avec les OPCA et beaucoup de disponibilité pour monter  les dossiers, particulièrement chronophages. L’investissement à y consacrer pour une entreprise seule est souvent peu rentable.

La force des prestataires d’externalisation est de mettre en place une structure de veille, une organisation en lien avec les OPCA, une méthodologie d’analyse et des outils permettant à chacun de ses clients d’optimiser toutes les sources de financements éligibles. Des gains pouvant s’élever à plusieurs centaines de milliers d’euros.

Réduire les coûts de gestion

Enfin, la gestion administrative et logistique de la formation est très lourde ; elle nécessite de dédier des équipes back-office importantes. Pourtant l’activité est cyclique et les besoins de personnel sont variables tout au long de l’année, et d’une année sur l’autre. Les prestataires externes ont la capacité à adapter les effectifs aux besoins conjoncturels, permettant ainsi d’absorber les pics de charge sans pour autant mobiliser 100% des personnes durant les périodes plus creuses. Outre les gains de productivité qu’apporte le prestataire, cette transformation de charges fixes en coûts variables permet de réaliser de substantielles économies de gestion.

L’optimisation apportée par l’externalisation a désormais fait ses preuves. Hier cantonnées à la logistique, les missions confiées aux prestataires s’élargissent à l’ingénierie financière et pédagogique afin de bénéficier pleinement des avantages apportés par le partenaire externe.

 

Bénédicte Bailleul – Directrice de l'activité externalisation – Demos Outsourcing
benedicte.bailleul@demos-outsourcing.fr – 09 88 66 18 63

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