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Covid 19 : Comment les éditeurs de paie réagissent-ils face à la situation de crise

par La rédaction
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Face à la crise sanitaire, de nombreuses entreprises se sont vues forcées de ralentir, voire cesser leur activité. Pour d’autres, le rythme de travail ne décroît pas, au contraire. C’est le cas des entreprises et commerces jugés de première nécessité, comme l’alimentation ou les pharmacies, largement sollicités ces dernières semaines. Les éditeurs de paie font partie de ces entreprises encore en activité. Nous nous sommes entretenus avec Ludovic Sénécaut, Président du groupe Kerudys, pour connaître la façon dont le groupe s’est organisé afin de faire face à cette situation, notamment au sein de la société e-Paye.

Des bulletins de paie exacts, en temps et en heure, quoi qu’il arrive

Certains acteurs, minoritaires, comme les éditeurs de paye doivent continuer à fonctionner comme avant, car que les salariés français soient en télétravail ou en chômage partiel, les bulletins et les rémunérations doivent toujours arriver, exacts et à l’heure, en fin de mois. Pour faire face à ces contraintes sanitaires extraordinaires, les salariés de la plateforme e-Paye ont, comme d’autres entreprises, instauré le télétravail à grande échelle, tout en veillant à la sécurisation de l’accès aux systèmes utilisés pour élaborer les paies et des données clients. Avec des contraintes comme le chômage partiel, les arrêts pour garde d’enfants, les congés posés, etc. les bulletins de mars et avril ne ressembleront pas, pour un grand nombre de salariés, au bulletin de février. “Nous sommes dans tout sauf la routine”, nous explique Ludovic Sénécaut.

Des équipes mobilisées

Les horaires de travail ont été élargis pour permettre de répondre à la surcharge de travail ponctuelle. Ludovic Sénécaut précise : “Nos salariés l’ont parfaitement compris, c’est leur leitmotiv habituel. Tout le monde s’est engagé pour que l’on soit capable de délivrer les bulletins dans les temps avec les informations communiquées par nos clients.” Un effort de mobilisation qui n’était pas évident à mettre en place, quand on considère les perturbations dues au confinement qui impactent la relation d’équipe, la répartition des tâches ou encore les échanges au quotidien. “En tant que dirigeant de ce groupe, je trouve que cette mobilisation est un très beau signal de l’engagement des équipes”, ajoute le dirigeant.

Accroissement de l’activité de la hotline

Parmi les services proposés par la solution e-Paye, une hotline existe pour le support client. Depuis le confinement, une augmentation de 50% des appels environ a été observée, de nombreuses questions portant sur le chômage partiel, la pose de congés ou de RTT, etc. Avec ces mesures extraordinaires, des échanges en visioconférence ont été mis en place dans une démarche de réassurance, aux vues des inquiétudes de nombreux clients de l’éditeur de paie. Ludovic Sénécaut explique : “Cette hotline est un service classique d’e-Paye, mais il prend tout son sens dans une période bousculée et turbulente comme celle-ci.

Ouverture de la plateforme SVP aux clients e-paye

e-Paye existe au sein du groupe Kerudys aux côtés d’une autre solution : SVP. Celle-ci, leader en France de l’information juridique, économique et technique pour les entreprises, propose les interventions à distance d’experts spécialisés dans la vie des entreprises (fiscal, social/RH, contrats, économie, développement…). Dans ce contexte extraordinaire la solution SVP a été largement ouverte aux clients actuels de la solution e-Paye, afin de les aider à naviguer dans cette période trouble. “En temps normal, on reçoit des questions sur toute la gestion quotidienne et le développement des entreprises. Mais en ce moment, il y a un focus important sur les questions sociales”, ajoute le dirigeant.

Pour répondre à ce besoin accru d’expertise, les équipes ont été réallouées. Parmi les 200 experts diplômés, toutes spécialités confondues, une partie a été appelée à se concentrer sur les questions d’actualité de premier niveau, les questions plus spécifiques étant orientées vers des spécialistes en droit social.

Ouverture de la base de données SVP à tous

SVP propose une base de données de type FAQ qui propose plus de 20 000 réponses aux questions habituelles que la plateforme reçoit. Cette base de données a été ouverte à tous, clients du groupe Kerudys ou non. Ludovic Sénécaut précise : “Au départ, cette ressource nous a permis d’éviter un trop grand pic en termes de nombre d’appels tout en rendant le service au client. La semaine dernière, nous avons décidé d’ouvrir cette base de données à tous les acteurs économiques de France.

Comment l’entreprise était-elle préparée pour la crise ?

Kerudys possède un réseau social interne qui permet de connecter les 650 personnes du groupe. Les appels vidéo et la prise de contact étaient déjà facilités avant les évènements, ce qui a permis une transition plus fluide vers les conditions de télétravail. Le 28 février dernier, une cellule de crise a été mise en place, avec des premiers messages de précaution et de rappel des gestes barrière, communiqués par tous les canaux et affichés en interne. Des mesures de confinement ont été prises pour les salariés revenant de zones à risque. Par ailleurs l’entreprise a anticipé les besoins techniques et informatiques dus au passage massif en télétravail. Depuis le passage en confinement, le réseau social d’entreprise est le mode de communication principal, chaque semaine le dirigeant prend la parole dans une vidéo : le “Zoom”. Ce point hebdomadaire permet de garder le contact avec la totalité des salariés en activité et en chômage partiel, afin de les tenir au courant des enjeux et des actualités qui les concernent.

 
Clotilde Le Blanc

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