Contribuer à séduire les candidats, améliorer l’image des RH en permettant d’apporter plus rapidement des réponses pertinentes : quelques uns des apports de la dématérialisation des process RH. Un tel projet peut en outre être très fédérateur au sein d’une équipe RH. Ernst & Young témoigne.
Ernst & Young est engagé depuis mars 2012 dans une démarche de dématérialisation des process RH. La dématérialisation des flux documentaires – contrat de travail, avenant, attestions, bulletin de paie – est en cours, le déploiement est prévu à partir de décembre 2012. Penser les RH autrement, tel est le projet.
La gestion électronique de la paie, de l’administration du personnel, de la formation et du recrutement était mise en place de longue date. Il y a dix ans, ce fut le tour de la gestion descompétences. « Nous partons donc d’une base de gestion électronique des documents RH* bien maîtrisée et d’une réflexion : comment aller plus loin en apportant plus de valeur ajoutée à nos clients internes, c’est-à-dire des réponses et des méthodes aux responsables d’activité et à leurs équipes ? », explique Anne-Marie Husser, DRH du cabinet de conseil et d’audit. Il s’agit à cette étape d’atteindre un degré très transverse dans la gestion des flux documentaires.
Une image moderne, adaptée au monde actuel
Avec une population jeune, friande de nouvelles technologies, séduite par la rapidité des outils, une partie de la réponse se situe dans la réactivité des RH. « Nous recrutons plusieurs centaines de jeunes collaborateurs chaque année et dans nos métiers les candidats sont très sollicités. Notre réactivité dans l’édition d’un contrat de travail peut faire la différence », note Mme Husser.
Détaillons l’édition actuelle d’un contrat de travail : on renseigne un certain nombre de champs, on l’imprime, on doit le faire signer à quelqu’un qui n’est pas forcément dans les locaux au moment où l’on a besoin de sa signature. La mise en place d’une signature électronique pallie cet inconvénient. « Si la qualité de l’échange et de la relation fait la différence avec un autre cabinet, la dématérialisation est un levier supplémentaire pour nos recrutements. Elle contribue à donner de nous une image moderne, adaptée au monde moderne », pointe la DRH d’Ernst & Young.
« Nous donnons ainsi une image novatrice de la fonction RH », Anne-Marie Husser, DRH d’Ernst & Young.
« Un projet de dématérialisation rassemble des personnes qui se côtoient à distance et qui vont devoir mettre à plat des processus. Grâce à la dématérialisation, la fonction RH va gagner en efficacité, nous en donnons ainsi une image novatrice. Non seulement c’est un beau projet humain mais nous allons dans le sens de ce que les dirigeants de l’entreprise attendent de nous en termes de réduction des coûts (moins de papier, moins d’encre) et d’efficacité (gain de temps).
Par ailleurs, quel que soit le process RH concerné, il faut accompagner la dématérialisation d’un plan de communication pour rallier le plus grand nombre au dispositif. Elle ne doit pas être perçue comme un process RH mais comme un moyen d’améliorer la productivité et la vie des salariés. »
Sophie Girardeau