La communication interne en entreprise est un levier indéniable de motivation au travail, œuvrant à une meilleure cohésion d’équipe. De quoi améliorer sa culture d’entreprise et sa marque employeur par la même occasion. Mais favoriser une culture de la communication interne ne va pas de soi.
Comment instaurer cette bonne pratique en entreprise ? De quelle manière faciliter ses actions de communication ? En quoi tient-elle une place déterminante en entreprise ? Dans cet article, retrouvez tout ce qu’il faut savoir sur la communication interne : de ses différentes caractéristiques à ses modalités d’application, en passant par ses avantages.
Qu’est-ce que la communication interne ?
Communication interne : définition
La communication interne peut se définir par un ensemble de pratiques communicationnelles menées en interne pour assurer la bonne transmission des informations entre la hiérarchie (managers, DRH, etc.) et les salariés et vice-versa, ou entre les salariés eux-mêmes.
C’est une pratique qui peut être soutenue par la Direction des Ressources Humaines (DRH) — ou par la direction de la communication, selon les organisations —, pour assurer la cohésion entre les salariés et le bon fonctionnement interne de l’entreprise.
Les objectifs de la communication interne ? Renforcer le moral des troupes, améliorer la productivité et la performance et répondre aux enjeux RH d’engagement collaborateur au travail ou encore de fidélisation des salariés.
3 types de communication interne
On distingue 3 types de communication interne au travail :
- la communication motivationnelle : puisque le but est de motiver ses salariés et de renforcer l’engagement collaborateur, on développe en interne des outils de communication pensés spécialement pour ;
- la communication opérationnelle : il s’agit de privilégier une culture du feed-back entre la hiérarchie (qui communique aux collaborateurs les bonnes pratiques pour travailler dans de bonnes conditions) et les collaborateurs qui adressent leur retour d’expérience pour optimiser les processus ;
- la communication interpersonnelle : à la fois verticale et horizontale, il s’agit de faire en sorte que chaque acteur de la vie de l’entreprise se sente engagé dans son travail.
Pour faciliter la communication, les entreprises doivent pouvoir utiliser une diversité de supports de communication pour communiquer avec chaque collaborateur et insuffler aux différents employés la vision de l’organisation. Comme nous le verrons ensuite, il existe une variété de supports dédiés à cet effet.
Quels sont les outils de la communication interne ?
Voici une liste non exhaustive d’outils dédiés à la communication interne d’une organisation :
- Les traditionnelles réunions ou conférences pour faire le point sur : l’ordre du jour, effectuer un feed-back quant aux tâches réalisées ou à réaliser, etc.
- La newsletter : voilà un moyen de communiquer très efficacement et régulièrement auprès de ses salariés, lesquels sont informés des dernières actualités de l’entreprise ;
- Intranet : cet outil permet aux collaborateurs de ne pas passer à côté d’informations qui concernent directement la société. Sur intranet, il est aussi possible de partager des documents officiels ;
- Le livret d’accueil en entreprise : il s’agit d’un guide remis aux nouveaux salariés pour faciliter leur intégration (onboarding) au sein de l’entreprise en leur donnant toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer ;
- Le journal interne : certaines entreprises en disposent. Cet outil s’apparente en réalité à une newsletter plus étoffée : c’est la revue de l’organisation, un journal d’informations partagées en interne uniquement ;
- La boîte à idées : certaines entreprises choisissent ce moyen, peu coûteux et original, de communiquer. L’occasion pour les équipes de s’impliquer, d’être force de proposition voire valorisées pour le contenu de leurs idées.
Notons que les ressources communicationnelles existant en interne sont nombreuses. Ainsi, il est aussi possible d’organiser des séminaires d’entreprise (d’autant plus intéressant pour maintenir la cohésion d’équipe pour les équipes de travail en full remote), de disposer d’un réseau social d’entreprise, d’avoir des tableaux d’affichage, des groupes de discussion en ligne, etc.
Exemple d’une communication interne aux petits oignons
Un exemple inspirant de communication interne efficace se trouve chez Michel et Augustin. Leur culture d’entreprise inclut des rituels quotidiens et des initiatives comme les « welcome apéros » et les « morning briefings ». Ces pratiques favorisent une communication fluide et renforcent l’engagement des équipes, illustrant parfaitement l’impact positif d’une communication interne bien orchestrée.
Pourquoi utiliser la communication interne ?
Les 6 avantages de la communication interne
La communication interne au sein d’une entreprise offre de nombreux avantages essentiels pour son bon fonctionnement. Voici cinq de ces avantages :
- Obtenir un meilleur engagement salarié : qui dit mieux-être en entreprise lié à une meilleure communication, dit renforcement potentiel de l’engagement collaborateur. Lorsque les collaborateurs se sentent considérés et impliqués, ils sont plus susceptibles de le rester et de se voir fidélisés ;
- Désamorcer d’éventuels conflits : la communication interne est un excellent outil de gestion des conflits en entreprise.
- Développer ses soft skills : si la capacité à communiquer peut paraître acquise au premier abord, ne nous méprenons pas : il y a toujours des (meilleures) façons de communiquer en interne, notamment pour favoriser la cohésion d’équipe et favoriser le bien-être des salariés : ainsi, l’écoute active, la communication assertive et non-violente feront désormais partie du paysage communicationnel de votre entreprise ;
- Encourager l’innovation et la créativité : une communication interne fluide permet davantage de faire jaillir une dynamique de feed-back constructif, de brainstorming favorisant la créativité et l’innovation de l’entreprise.
- Voir diminuer la résistance au changement : en informant les collaborateurs des changements potentiels à venir et sur ce qu’ils impliquent, la communication interne peut contribuer à diminuer la résistance au changement et à fluidifier la transition.
- Améliorer sa culture d’entreprise : la communication interne, lorsqu’elle est pratiquée de façon efficace, fluide et récurrente, permet de transmettre plus facilement la vision de l’entreprise et ses valeurs, et de créer un sentiment d’appartenance.
En définitive, notons que la communication interne est une pratique au service de la stratégie globale de l’organisation.
Comment la communication interne sert-elle la marque employeur ?
Si la communication interne est inscrite dans l’ADN de votre entreprise et dans sa culture, vous pouvez en faire un excellent argument en matière de marque employeur.
Puisque la marque employeur a pour objectif de favoriser l’implication et la fidélisation des salariés, promouvoir une culture de la communication dans vos équipes à l’extérieur pourra s’avérer bénéfique si vous comptez attirer de nouveaux talents. D’ailleurs, un talent satisfait de son expérience collaborateur en ce sens pourra devenir ambassadeur de marque. Une façon de partager son expérience positive auprès de son public (par exemple, sur LinkedIn), et de contribuer à attirer de nouvelles pépites.
Aussi, lorsque vous témoignez d’une culture d’entreprise qui montre une communication interne fluide, c’est l’occasion de matcher avec les attentes potentielles des talents qui recherchent précisément cela.
Par ailleurs, à l’ère du conscious quitting, l’heure semble plus que jamais à la quête de sens : les talents doivent pouvoir travailler pour une entreprise dont les valeurs lui correspondent.
C’est donc l’occasion pour vous de véhiculer une image de marque solide, via un personnel (véritablement) engagé (les ambassadeurs de marque) et aligné avec les valeurs que vous vous attachez à promouvoir.
Comment élaborer un plan de communication interne ?
Les étapes à ne pas négliger
Mettre en place un plan de communication interne solide implique de respecter certaines étapes. Les voici :
- Définir vos besoins en matière de communication, de cohésion d’équipe : cela implique de faire le bilan de votre stratégie de communication interne actuelle ;
- Définir vos objectifs avec la stratégie SMART : ces objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes (n’oubliez pas de définir votre budget !) et Temporels ;
- Identifier votre cible ;
- Choisir les outils de communication adaptés à vos employés : ceux qui vous permettront de favoriser leur engagement ;
- Diffusez vos communications à des moments stratégiques ;
- Identifiez les différents employés qui pourraient constituer de bons ambassadeurs de marque et renseignez-vous sur ce programme avant de le lancer ;
- Communiquez sur votre stratégie ;
- Suivez l’impact de vos actions (mesurez-les) afin de rectifier le tir si besoin, qu’il s’agisse du contenu et/ou de la forme.
Rester cohérent en interne… comme en externe !
Pour gagner l’adhésion des collaborateurs, il est impératif que le contenu de vos actions de communication soit homogène pour être efficace ! Les membres de l’équipe doivent comprendre le message sans difficulté et ne doivent pas percevoir de divergences ou d’incohérences, qu’elles soient légères ou marquées, entre les messages véhiculés et les valeurs fondamentales de l’entreprise dans sa réalité. Aussi, est-il indispensable de garantir une cohérence d’ensemble entre la communication interne et la politique interne, y compris la gestion des ressources humaines et le fonctionnement global de l’entreprise.
Par ailleurs, on évitera d’opposer la communication externe à la communication interne : le discours destiné aux clients doit être aligné sur celui destiné aux employés.
Enfin, on évitera aussi de diffuser des messages contradictoires sur le même sujet dans un laps de temps rapproché.
Quelles sont les qualités et compétences à avoir pour être un bon communicant en interne ?
Le rôle du service communication ou RH
Un bon communicant en interne possède un ensemble de compétences essentielles pour assurer la fluidité des informations au sein de l’entreprise.
Tout d’abord, les employés spécialement affectés au service de communication interne doivent être capables de synthétiser des données complexes, denses, et de les transmettre de manière claire, concise et directe, pour favoriser la compréhension de l’information. En effet, celle-ci doit être accessible à la compréhension de tous les employés.
Notons que le service communication, marketing (ou RH), joue également un rôle crucial dans le marketing interne en valorisant l’image de l’entreprise auprès du personnel. En établissant des liens entre les objectifs de l’entreprise, ses valeurs fondamentales et les missions du personnel, il contribue à renforcer l’implication des salariés.
Un bon service communication en interne sait établir des ponts entre les différents services, favorisant ainsi la cohésion et la collaboration au sein de l’organisation. Il faut également anticiper les besoins des clients internes, veillant à ce que leurs attentes soient prises en compte dans les projets. Enfin, il faut pouvoir mesurer l’effet de ses actions de communication, afin d’ajuster sa stratégie en temps opportun pour garantir le succès des projets et maintenir une communication harmonieuse à l’interne comme à l’externe. Tout cela implique de faire montre d’une certaine rigueur et d’un certain sens de l’organisation, en plus de facultés de communication.
Mais n’oublions pas que la capacité de communication n’est pas l’apanage du service dédié à cet effet : tous les salariés sont impliqués, dans une logique de cohésion d’équipe d’une part, de culture d’entreprise.
Les soft skills liées à la communication interne
Les soft skills liées à la communication interne sont indispensables pour voir se développer un environnement de travail harmonieux et productif.
Revenons sur quelques-unes d’entre elles :
- L’empathie : il s’agit de la capacité à ressentir les émotions de ses pairs (de ses employés, par exemple) et de créer un environnement plus sain ;
- L’écoute active : savoir écouter attentivement les préoccupations, les idées et les retours des autres salariés est fondamental pour établir des relations de confiance et résoudre les problèmes efficacement. Le rôle des managers est en ce sens très important ;
- La gestion des conflits : une bonne gestion des conflits peut impliquer une dose d’intelligence émotionnelle ou de résistance au stress. Savoir gérer les désaccords de manière constructive permet de maintenir un climat de travail positif ;
- L’esprit d’équipe : travailler efficacement en équipe en favorisant la collaboration et en encourageant la communication ouverte est crucial en matière de communication interne.
- Le leadership : ces compétences sont importantes pour inspirer et motiver les autres employés, en montrant l’exemple en matière de communication et de comportement.
- La créativité : pouvoir trouver des moyens innovants de transmettre des informations et de rendre la communication plus engageante peut renforcer l’impact de la communication interne.
En développant ces compétences, les professionnels de la communication interne (ou les employés de manière générale) sont mieux préparés à relever les défis communicationnels au sein de l’entreprise et à contribuer de manière significative à la performance de l’organisation.
- Le saviez-vous ? Selon un rapport du World Economic Forum, parmi les soft skills les plus recherchées figurent la résolution de problèmes complexes ainsi que le raisonnement et la communication de nouvelles idées.
