Comment intégrer un collaborateur à distance ?

par La rédaction

Au sortir du confinement, il peut être difficile d’embaucher un nouveau salarié dans son entreprise, il est donc primordial de mettre en place des méthodes pour intégrer un collaborateur à distance.

La crise sanitaire liée au coronavirus a bouleversé l’organisation des entreprises, avec un développement important du travail à domicile. Ainsi, les sociétés utilisent de nombreux outils numériques pour faciliter le travail à distance, en termes d’organisation, de gestion de projets ou encore de visioconférence.

Toutefois, il y a un sujet qui a été peu évoqué pendant cette période : les recrutements et l’intégration de nouveaux collaborateurs. Certaines entreprises ont engagé de nouveaux salariés qui ont commencé leur mission en télétravail, comment faire alors pour accueillir, former et intégrer un collaborateur à distance ?

Communiquer avant l’arrivée du nouveau collaborateur

Pour que le nouveau salarié se sente pleinement intégré à sa nouvelle équipe, il est nécessaire de communiquer en amont avec lui : envoi d’e-mail quelques jours avant son arrivée, livret d’accueil, trombinoscope des autres collaborateurs, configuration et envoi d’un ordinateur, etc. L’objectif est qu’il dispose de toutes les informations et du matériel nécessaires pour qu’il soit immédiatement en condition.

Si des réunions sont organisées de façon quotidienne ou hebdomadaire, il ne faut pas hésiter à l’informer sur leur fonctionnement, les heures auxquelles il doit se rendre disponible ou encore à quelle fréquence il doit communiquer avec son supérieur hiérarchique.

Enfin, si des logiciels doivent être maîtrisés, la création de tutos vidéo peut permettre au nouveau collaborateur de monter rapidement en compétences.

Préparer un accueil digital de la part des membres de son équipe

Le premier jour de travail du nouveau salarié, le processus d’intégration doit être clair. Il est important que les autres membres de l’équipe soient disponibles pour accueillir leur nouveau collègue et surtout qu’ils aient des informations sur son rôle au sein de l’entreprise : compétences, missions, etc.

Le nouveau collaborateur doit aussi disposer de ses comptes de messagerie (mail et chat professionnel) pour se sentir pleinement intégré.

Intégrer un collaborateur à distance en utilisant la visio le premier jour

Comme une discussion en présidentielle n’est pas possible, pourquoi ne pas accueillir le nouveau salarié via une rencontre visuelle ? Grâce aux nombreux outils de visioconférence disponibles (Zoom, Microsoft Teams, Google Meets), une discussion en ligne est le meilleur moyen d’accompagner la nouvelle personne pour son premier jour.

Favoriser les small talk

Il est évident que des échanges en ligne ne remplacent pas le contact humain en présentiel. Ils permettent toutefois de créer un sentiment d’inclusion, indispensable pour mettre à l’aise un nouveau salarié. La création de liens virtuels aide le nouveau collaborateur à ne pas se sentir isolé. L’idée est de mettre en place des « small talk », courants en entreprise mais plus délicats à distance. Il s’agit de discussions informelles qui permettent de rompre le sentiment de solitude potentiellement ressenti par une personne en télétravail.

Ces « small talk » peuvent être mis en place via un espace de discussion en ligne qui réunirait toute l’équipe. Généralement, il s’agit d’un « channel » dans lequel chacun peut s’exprimer, partager des liens trouvés sur Internet ou simplement discuter d’un sujet (cinéma, musique, nouvelles technologies, etc.).

Mettre en place un suivi personnalisé

L’intégration numérique permet de compenser en partie l’isolement de la personne qui travaille à domicile mais il faut s’assurer qu’elle est suffisamment engageante. En effet, le sentiment de désengagement peut être plus fort lorsque les nouveaux employés n’ont pas encore pu découvrir la culture de l’entreprise.

Pour mettre en place un suivi personnalisé, il faut disposer de systèmes d’alerte permettant de déceler, voire d’anticiper, un possible désengagement à partir de métriques précises : nombre de connexion à l’outil de chat/visio, échanges hebdomadaires, etc.

Qu’elle soit en présentiel ou à distance, l’intégration d’un nouveau collaborateur est nécessaire pour que la personne ait envie de rester longtemps dans l’entreprise. Plus que par les outils numériques, elle passe par l’humain et les échanges entre les membres d’une même équipe et avec la hiérarchie.

Clément KOLODZIEJCZAK

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