La gestion de la paie et de l’administration du personnel représente un enjeu financier et social important pour toute entreprise. Mais celle-ci peut mettre, à certaines périodes ou en raison de la complexité croissante du métier, les équipes en surchauffe…
Pour pallier à ces moments de stress, quelques questions peuvent aiguiller les responsables RH et les amener à simplifier les processus et à améliorer la qualité des services rendus aux collaborateurs et managers.
Voici trois pistes de réflexions :
1. Disposez-vous d’un système de gestion et d’une organisation fiable et homogène ?
La Direction des Ressources Humaines (ou Administrative et Financière quand celle-ci assure la gestion de la paie) doit garantir conformité et efficience au meilleur coût. Pour parvenir à ces objectifs, les équipes doivent pouvoir s’appuyer sereinement sur une organisation et un système d’information :
- Les règles de paie sont-elles documentées, partagées et actualisées régulièrement ?
- Le système d’information RH intègre t’il correctement les règles de gestion ? Est-il homogène dans l’entreprise ? Est-il partagé par les équipes ?
- Disposez-vous d’outils de contrôles de conformité des traitements mensuels ? Sont- ils automatisés ?
- Quelle est votre capacité à intégrer les évolutions réglementaires ? Quels sont les impacts sur les équipes ?
2. Les déclarations sociales sont-elles conformes et établies sereinement ?
Les déclarations sociales, avec toute la phase préparatoire, sont une activité majeure des services RH. Elles peuvent représenter jusqu’à 20 % de temps de travail. Il est nécessaire de poser, pour aller dans le sens de la simplification et de la qualité, les questions suivantes :
- La Déclaration Sociale Nominative a-t-elle été mise en place ? La collecte des informations est-elle optimisée ?
- Accédez-vous à un portail déclaratif (idéalement directement depuis vos logiciels) pour transmettre, contrôler et tracer les déclarations sociales ?
- Votre partenaire informatique vous délivre-t-il, et dans les temps, les mises à jour déclaratives ?
3. Vos processus collaboratifs optimisent-ils la qualité des services ?
La gestion administrative de la paie est le premier service proposé à chaque salarié et manager par la Direction des Ressources Humaines, et tous les collaborateurs sont mis à contribution pour faire remonter les informations (absences, variables de paie…). Mais y a-t-il à un « retour d’ascenseur » pour simplifier la vie des collaborateurs et managers ?
- Offrez-vous des services On-line pour informer les salariés sur leur situation : soldes de congés, épargne salariale, historique de rémunération… pour les salariés ; alertes sur temps de repos, congés à solder, convocations aux formations ou aux visites médicales… pour les managers.
- Les services sont-ils intuitifs et utilisables sur tous types d’appareils (ordinateurs-, tablette, smartphone) ?
- Pouvez-vous distinguer des services spécifiques aux types de population : cadres, dirigeants, salariés à l’étranger… ?
Ces pistes ne sont qu’un premier niveau de sources de simplification et d’amélioration de la qualité de vos services. D’autres pistes existent. Pour en savoir plus, et évaluer la performance de votre service, rendez-vous sur le site www.cegid.fr/rh
A propos de Cegid
Cegid, premier éditeur français de logiciels de gestion, développe les solutions Yourcegid Ressources Humaines dédiées à la performance des TPE, PME, GE, collectivités locales et organismes publics.
Ils comprennent des outils de gestion de la paie et administrative qui optimisent les processus dans un environnement fiable, conforme en permanence aux dispositifs légaux et règlementaires.
L’approche collaborative des solutions, naturellement développées dans un environnement SaaS, permet de décentraliser auprès des salariés et managers les informations pour faciliter l'activité et les échanges au quotidien.
Les outils de reporting intégrés permettent de disposer de toute l'information pour répondre aux obligations légales, mais aussi analyser, comprendre et prendre les bonnes décisions.