Comme toute solution informatique, il est nécessaire de bien choisir son SIRH de gestion des temps. Si vous vous trompez, les conséquences pourront vous coûter très cher : dépassement de budget, rejet de la part des utilisateurs, mauvaise image du service RH auprès des salariés, … Une erreur qui pourrait vous coûter votre poste au sein de l’entreprise !
Nous avons identifié 3 dimensions qui vont vous permettre de bien choisir, les dimensions : sectorielle, technologique et métier.
Nous appuierons notre article avec les résultats du benchmark SIRH des solutions de gestion des temps produit par Camana Conseil en 2017 (cabinet de conseil SIRH indépendant).
- La dimension sectorielle
Choisissez une solution adaptée à votre secteur d’activité, informez vous sur la cible des éditeurs (quels types de clients, quels secteurs d’activité, conventions collectives couvertes par la solution).
L’éditeur est-il à même de bien réaliser mon projet ? (Renseignez-vous sur sa capacité à bien mener le projet, l’éditeur dispose t-il des effectifs suffisant et compétents ?)
Le benchmark des solutions de gestion des temps révèle que :
Sur 8 éditeurs interrogés, 3 éditeurs sur 4 couvrent les particularités du secteur public.
Les secteurs d’activité les plus couverts sont : à 22% le monde de la santé, à 17% les industries manufacturières et à 16% les activités du commerce.
Les entreprises les plus équipées de solutions de gestion des temps sont à 54% celles de moins de 500 salariés, à 25% celles de 500 à 2000 salariés et à 21% celles de plus de 2000 salariés.
En bref, si vous êtes une entreprise de – de 500 salariés dans le secteur de la santé, à priori pas de problèmes majeurs pour vous. Par contre, pour les autres, il va falloir analyser de façon plus approfondie la solution qui vous conviendra.
- La dimension technologique
Pour tout projet SI il convient de vérifier que l’application visée va parfaitement s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise.
Une solution de gestion des temps doit tout d’abord pouvoir s’interfacer avec votre solution de gestion de la paie (assurer vous que l’éditeur a des références existantes avec des sociétés utilisant le même SI Paie que vous).
Vérifiez également que votre solution va pouvoir s’interfacer au besoin avec les autres SI de l’entreprise : production, finance, …
Parmi les derniers points à vérifier et non des moindres :
Assurez vous que la gestion des matricules est conforme à vos attentes et contraintes (SSO par exemple). Le benchmark révèle que 5 éditeurs / 11 ne sont pas capables de générer un matricule en automatique dans leur solution.
Analysez bien les impacts des interfaces à mettre en place et la capacité de l’éditeur à couvrir vos besoins.
Vérifier que l’outil de reporting mis à disposition est suffisant (sur 10 éditeurs interrogés dans le benchmark, 2 ne disposent pas de solution de reporting).
- La dimension métier
Il s’agit des fonctionnalités attendues, quels modules applicatifs, quelles fonctions dans l’outil ?
De quoi avez-vous besoin ? D’une solution de gestion des congés ? Des absences ? De planification ? De planification sous contraintes (6/11 éditeurs couvrent cette fonctionnalité dans le benchmark) ?
Identifiez précisément vos besoins dans un cahier des charges en spécifiant l’ensemble de vos attentes et besoins et en écrivant les modes opératoires souhaités.
Parmi les points à vérifier (liste non exhaustive) :
- Les fonctionnalités attendues en fonction de vos métiers
- La capacité du moteur de workflow à s’adapter à vos circuits de validation interne, 5/11 éditeurs disposent d’un moteur de workflow permettant les envois de demandes pluridirectionnelles.
- L’ergonomie des solutions, car la réussite de votre projet est liée à l’acceptation de la solution par les utilisateurs finaux, en l’occurrence les salariés de l’entreprise.
Pour conclure, prenez votre temps, la réussite de votre projet passe par la spécification de vos besoins. Constituez une équipe interne (DRH, DSI, DAF) qui aura le temps nécessaire pour participer à ce projet ou faites vous accompagner par un cabinet de conseil SIRH. Et enfin n’oubliez pas de bien communiquer autour du projet et de préparer vos managers et vos salariés à l’arrivée de cette solution.
Bon projet !
Christophe PATTE
Directeur de la rédaction de myrhline.com
