Autorisée par le RGPD mais parfois jugée archaïque, la prise de référence reste répandue. 60% des entreprises disent y avoir recours, un chiffre stable depuis quelques années qui indique une pratique encore bien ancrée. Mais quelle est son utilité réelle aujourd’hui ? Et quelles alternatives plus modernes émergent pour évaluer un candidat ?
Prise de référence : ce que dit la loi
Une chose est claire : la prise de référence est loin d’être une simple formalité. En France, elle est encadrée par le Code du travail et le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour être valable, la prise de référence nécessite l’accord explicite du candidat. Ce dernier doit être informé en amont, et idéalement, donner son accord par écrit.
- Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard, article L1221-8 du Code du travail
Autrement dit, un recruteur ne peut pas contacter un ancien manager « à l’aveugle ». Et lorsqu’il le fait, les informations demandées doivent strictement porter sur les aptitudes professionnelles. Il est interdit d’aborder des sujets personnels ou des considérations subjectives. L’objectif : éviter toute forme de discrimination ou d’atteinte à la vie privée.
Et si le candidat refuse ?
Un refus de la part d’un candidat n’est pas un aveu de culpabilité. Il peut avoir de nombreuses raisons légitimes : relation conflictuelle avec un ancien employeur, volonté de discrétion, reconversion en cours, absence de hiérarchie directe… Dans tous les cas, cette décision doit être respectée. Refuser une prise de référence ne peut en aucun cas justifier un rejet de candidature.
Et quand vous êtes la référence ?
Lorsqu’une entreprise vous contacte pour parler d’un ancien collaborateur, vous êtes également tenu à une certaine rigueur. La loi interdit tout propos diffamatoire ou subjectif. Seuls des faits concrets, professionnels et datés peuvent être évoqués. La prudence est donc de mise : un commentaire mal formulé ou une critique infondée peut engager votre responsabilité civile, voire pénale, en cas de préjudice causé au candidat.
- Un bon réflexe : s’en tenir aux missions réalisées, au niveau de performance atteint et aux qualités professionnelles observées, en évitant tout commentaire d’ordre personnel ou interprétation psychologique.
Les clés d’une prise de référence utile et éthique
La prise de référence ne devrait pas être perçue comme une évaluation « finale », mais plutôt comme une étape complémentaire pour affiner la compréhension d’un parcours.
Quand est-elle pertinente ?
- Si le candidat a peu ou pas de traces professionnelles en ligne ;
- Lors de doutes sur l’authenticité d’une lettre de motivation, potentiellement générée par IA ;
- Pour évaluer des soft skills difficiles à mesurer en entretien : collaboration, adaptabilité, leadership ;
- Dans le cas de postes à fort enjeu où le candidat a déjà passé plusieurs étapes.
5 bonnes pratiques à adopter
- Intégrer cette étape dans un parcours candidat transparent
- Éviter les questions trop générales comme « Que pensez-vous de lui ? »
- Privilégier les anciens managers aux collègues directs, censés être plus impartiaux
- Recontextualiser la performance : conditions de travail, taille d’équipe, environnement
- Pratiquer l’écoute active : silences, hésitations ou plaisanteries en disent parfois long
Prise de référence : utile, mais pas infaillible
Attention à l’illusion d’objectivité. Les références sont souvent sélectionnées par le candidat lui-même, donc susceptibles de donner un avis favorable. De plus, le risque de subjectivité ou d’interprétation personnelle, même involontaire, reste présent. La prise de référence est un indicateur parmi d’autres, à manier avec prudence et dans le respect du cadre légal.
Des alternatives à la prise de références
En 2025, les attentes ont changé. Les candidats souhaitent un processus de recrutement plus transparent, plus équitable et centré sur leurs compétences actuelles plutôt que leur passé. Côté recruteurs les défis sont nouveaux : gestion de volumes élevés, délai de plus en plus court, fiabilité des informations fournies… Or, la prise de référence reste une pratique parfois biaisée. D’autres alternatives sont à envisager :
- L’entretien structuré : chaque candidat est évalué sur des critères identiques, définis en amont, avec une grille d’analyse partagée.
- L’étude de cas : la mise en situation professionnelle permet de voir le candidat « en action », et non plus à travers le filtre de son passé.
- Le recrutement circulaire : une approche basée sur la recommandation de pairs et des critères de confiance mutuels, plus objectifs et plus fiables.
