En France, on compte pas moins de 150 logiciels ATS pour la gestion du recrutement. Ils sont aujourd’hui incontournables dans les services RH grâce à leurs nombreuses fonctionnalités. Diffusion d’offres d’emploi, centralisation des CV ou animation d’un vivier de talents sont parmi les plus courantes.
Leur promesse ? Un gain de temps et un recentrage sur les tâches à valeur ajoutée. Mais, derrière un argumentaire commercial bien rodé et une ergonomie conviviale, se cachent parfois des déceptions. Du coût à l’intégration à votre écosystème RH, en passant par l’évolutivité de l’ATS, voici 9 points clés pour bien choisir votre solution d’acquisition talent.
Logiciel ATS pour vos recrutements : avez-vous bien estimé le coût total ?
Chaque ATS a son business model spécifique aux logiciels SaaS et ses propres grilles tarifaires. Les fonctionnalités incluses par défaut chez un éditeur pourront être en option chez un autre. Alors, avant de choisir votre prochain outil, voici les points à éclaircir.
- Existe-t-il des limitations et des paliers de facturation selon les modules ? Par exemple, le nombre d’annonces pour la multidiffusion des offres d’emploi, le nombre de CV pris en compte pour le parsing des candidatures, le nombre de tests pour les évaluations ou le nombre de postes à pourvoir diffusés sur l’ATS ?
- Combien de licences sont incluses ? Afin de conserver la maîtrise de votre budget, projetez-vous dans l’évolution de votre équipe et estimez les coûts à venir. D’autres collaborateurs doivent-ils vous rejoindre sous peu ?
- Vérifiez les périmètres des droits d’accès. Qui seront les utilisateurs ? DRH ? Responsable RH ? Chargés de recrutement ? Managers et opérationnels ? Par exemple, certains modèles de facturation proposent la gratuité aux managers, si leurs actions s’effectuent hors de l’ATS, ou des tarifs réduits sur des comptes aux fonctionnalités limitées (souvent suffisants pour des opérationnels).
- Au-delà de la gestion de votre vivier de candidats et la multidiffusion de vos annonces, quels modules sont réellement intégrés dans le prix de base ? Vérifiez qu’ils correspondent bien à vos besoins pour ne pas avoir de mauvaises surprises lors de l’onboarding.
- Si des frais de paramétrage sont appliqués, demandez bien ce qu’ils comprennent et les limites des customisations.
- Quels sont les tableaux de bord par défaut ? Seront-ils suffisamment complets pour piloter votre activité ou devrez-vous prévoir des modules complémentaires de KPI ?
- Des coûts de sortie sont-ils à budgétiser ? Le prix affiché est-il bien définitif et sans coûts cachés ?
L’ATS est-il flexible et personnalisable ?
Que vous soyez en cours de premier équipement ou de renouvellement, intégrer un outil de gestion des talents dans votre équipe RH est également l’occasion de revoir vos process. Votre nouvelle solution doit vous permettre de fluidifier vos workflows tout en s’adaptant à votre fonctionnement. Vous devez pouvoir personnaliser les étapes de vos campagnes de recrutements.
Aussi, lors des présentations des logiciels, attardez-vous sur les possibilités de customisation par défaut : pipeline des dossiers, tags sur les CV, ajout de champs dans les formulaires d’offre ou de CV, modèles d’annonces et de mails. Vos workflows de validations internes pourront-ils être reproduits ? Vérifiez si vous êtes autonome pour effectuer ces personnalisations ou si elles doivent être demandées au support.
Explorez les automatisations disponibles, que ce soit pour le scoring, les alertes, les rappels d’entretien par email ou SMS, ou les relances des candidats ayant postulé. Enfin, observez l’ergonomie et la facilité d’utilisation, tant pour les recruteurs que pour les candidats. Car plus votre nouvel outil sera intuitif, plus votre équipe l’adoptera rapidement.
Votre ATS pour la gestion de vos candidatures s’intègre-t-il dans votre écosystème RH ?
Aujourd’hui, on préfère des solutions évolutives qui s’intègrent dans un système d’information global du capital humain : SIRH, portail RH, gestion du temps, notes de frais, gestion administrative, gestion des absences et des congés, tests d’évaluation en ligne, mobilité interne, cooptation, ou autres logiciels métiers. L’objectif est d’automatiser le transfert de données dans les diverses applications
Nous vous conseillons donc de contrôler l’existence de connecteurs natifs et la possibilité de créer des workflows interoutils avec des webhooks, API ou logiciels de nocode de type Zapier ou Make. L’éditeur devra ainsi être capable de maintenir sa solution ATS dans les standards technologiques et d’en suivre les évolutions.
Votre logiciel de gestion des candidatures respecte-t-il votre marque employeur ?
Votre espace carrière doit révéler votre marque employeur et rester cohérent avec votre communication corporate. Vérifiez la disponibilité d’une version multilingue, selon vos besoins. Par ailleurs, le prestataire ATS permet-il l’utilisation de l’outil en marque blanche, avec votre charte graphique, votre logo et votre ton de voix ? Bien entendu, le parcours du candidat sur votre site doit être aussi fluide que possible, grâce à une navigation intuitive et à un design responsive. L’ergonomie aura un impact direct sur le ratio conversion des candidatures et taux d’abandon.
Le processus d’onboarding est-il structuré et accompagné ?
Un onboarding bien mené tend à faciliter l’adoption de l’outil ATS par l’équipe recrutement. Des points essentiels sont ainsi à clarifier avec votre interlocuteur commercial :
- Après la signature du devis, un CSM (Customer Success Manager) sera-t-il mis à votre disposition ? Quel sera son rôle : un vrai suivi personnalisé ou un simple envoi de documentation ?
- Existe-t-il un parcours d’intégration cadré avec un planning et des jalons ? Quelle est la durée moyenne du déploiement : quelques jours ou quelques semaines ?
- Quelle sera votre charge de travail pendant la phase de paramétrage ?
- Quelles sont les modalités de formation de l’équipe : des webinaires inter ou intraentreprises ? Du présentiel ? Le cas échéant, des frais sont-ils à prévoir ?
Le support client de votre logiciel ATS de recrutement sera-t-il à la hauteur ?
Vous aurez besoin du support à un moment ou un autre, que ce soit pour répondre à des interrogations sur les fonctionnalités, pour signaler des bugs ou demander des évolutions de votre compte. En règle générale, la majorité des helpdesk sont joignables par mail ou sur un outil de ticketing dans votre espace client. Certains le seront également par téléphone, chat ou Slack. Renseignez-vous sur les plages horaires de disponibilité.
Si votre entreprise est multisite, notamment sur plusieurs pays, assurez-vous que le support est accessible en diverses langues et sur plusieurs fuseaux horaires. Demandez à votre interlocuteur commercial les délais moyens de réponse et de résolution des tickets. De même, pensez à vérifier s’il existe une base de connaissances ou un centre de ressources.
ATS : quelles garanties en matière de sécurité ?
Depuis le RGPD en 2018 et la multiplication des cyberattaques, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la protection des données. Sollicitez votre DPO et votre DSI pour vous assister dans les vérifications suivantes :
- Demandez à l’ATS la localisation de ses serveurs. Un transfert de données hors UE est-il prévu ?
- L’éditeur a-t-il un plan de sauvegarde et de reprise d’activité ?
- L’ATS a-t-il des certifications de type ISO 27001 ?
- Quelle est la durée de conservation des dossiers de candidature ? Êtes-vous autonome pour la définir ?
- Le RGPD est-il respecté pour la chasse et le sourcing des talents ?
Et si vous changez de logiciel de gestion des recrutements demain ?
Parce qu’il vaut mieux prévoir en amont, interrogez votre interlocuteur commercial sur les modalités de départ et le transfert des données vers votre prochain prestataire :
- Quelles sont les informations transmises ? Par exemple : candidatures reçues, fiches de poste, dossier du candidat et ses pièces jointes (historiques, CV, lettre de motivation, comptes rendus d’entretien, candidatures spontanées), modèles d’annonces ou de messages, offres d’emploi, statistiques, etc.
- Quel est le format de récupération ?
- Quels sont les délais et éventuels frais ?
Quelle est la roadmap d’évolution de l’ATS ?
Dans un secteur en grande mutation, les logiciels de gestion des recrutements se doivent d’évoluer, que ce soit en termes de fonctionnalités ou de langages de développement. Et si les retours utilisateurs sont pris en compte dans l’évolution du produit, c’est encore mieux !
Renseignez-vous sur la politique R&D de l’éditeur. Assurez-vous qu’il s’agit de nouvelles fonctionnalités et non de la maintenance ou des correctifs. Vérifiez les conditions d’accès à ces évolutions : seront-elles incluses dans votre abonnement sans surcoût ?
Un logiciel ATS pour vos recrutements est le pivot central de votre service RH, alors bien le choisir est une décision stratégique. Prenez le temps d’analyser vos besoins réels et de clarifier tous les points abordés dans cet article. Testez, comparez les logiciels. Impliquez les membres de votre équipe dans votre recherche : par expérience, cela favorise ensuite l’acceptation du nouvel outil et limite la résistance aux changements.
N’oubliez pas qu’un ATS bien choisi, c’est aussi un vrai gain de temps, des recrutements plus fluides et, surtout, une meilleure relation avec les candidats.
