Bien faire communiquer son logiciel de gestion des temps avec les autres modules du SIRH garantit des gains de productivité RH élevés. C’est un bon moyen aussi de fiabiliser la gestion administrative. Découvrez comment.
Une intégration de la GTA au SIRH indispensable et…productive !
Un logiciel de gestion des temps connecté avec la paie et le SIRH est le garant de gains de productivité et de qualité dans vos processus de paie. Dans un projet de gestion des temps et des activités, les bénéfices de cette communication génèrent à eux seuls un ROI très significatif. Et ce, tout en évitant de multiples ressaisies et les risques d’erreur qui vont avec.
Quelques chiffres à retenir :
- Jusqu’à 70 voire 80 % des données variables d’un bulletin de paie peuvent provenir de la GTA.
- Les données qui viennent de la GTA peuvent avoir une fiabilité proche de 100 % au premier passage, sous réserve d’une gestion rigoureuse bien entendu.
Quelles sont les informations échangées entre la GTA et le SIRH/Paie ?
Dans le sens SIRH/Paie vers la GTA, il est souvent possible d’automatiser :
- Le transfert de la fiche « employé » (dossier collaborateur) et du contrat de travail. Ainsi, la GTA va récupérer automatiquement la data RH nécessaires à la gestion des temps et des activités : nom, matricule, statut, service, emploi, qualifications, date de naissance, d’ancienneté, etc. Il est aussi souvent possible d’importer le contrat de travail avec ses attributs : type (CDI, CDD, stage…), date début-date de fin, société, quotité de temps de travail, etc.
- Le transfert des droits sur motif d’absence : si le calcul des droits à congés, RTT (…) reste fait en paie, il sera possible de transférer les valeurs à la GTA pour que celle-ci fasse un contrôle des soldes lors des demandes et le suivi des compteurs.
- Le transfert de certaines absences : ce n’est pas le cas le plus fréquent, mais certaines entreprises souhaitent continuer à gérer les absences dans leur outil de paie plutôt que dans la GTA. Or, la GTA a besoin de connaître ces absences pour éviter de détecter des salariés en anomalie ou pour la planification. Les logiciels de GTA disposent souvent de points d’entrée pour cela.
Dans le sens GTA vers la paie, on automatise le plus souvent :
- Le transfert des absences enregistrées dans la GTA et qui intéressent la paie : les CP, la maladie, les accidents du travail ou de trajet, etc. Même si tous les motifs n’ont pas forcément un impact en paie.
- Le transfert des EVP (éléments variables de paie) : les heures à payer, les heures supplémentaires, les heures majorées en travail de nuit, travail du dimanche ou jours fériés, les primes liées au temps de travail (prime de poste, indemnité de repas…), le nombre de tickets restaurant, etc.
Ces articles pourraient aussi vous intéresser :
|
Comment communiquer avec le SIRH : fichiers, web services, Excel ?
Historiquement, les éditeurs de GTA et de paie avaient l’habitude de communiquer par échanges de fichiers à leurs normes respectives. C’est-à-dire celui qui reçoit la donnée impose le format à lui fournir en entrée.
Dans le sens amont, l’éditeur du SIRH/Paie crée ainsi un ou des fichiers aux normes de l’éditeur de la GTA qui importe alors dans son outil les employés, les droits à absences, ou certaines absences…
Dans le sens aval, l’éditeur de la GTA génère un fichier aux normes du logiciel de paie qui va importer les absences et les EVP dans sa solution.
Ces communications par échange de fichiers ont le mérite d’être robustes et bien industrialisées. Mais de plus en plus d’utilisateurs souhaitent désormais des communications par web services, censées être plus simples à mettre en œuvre et à maintenir. Les web services présentent aussi un intérêt pour mettre à jour plus rapidement les données de l’employé dans la GTA, par exemple.
Cependant, la mise en œuvre de ces web services nécessite des connaissances techniques plus pointues côté client et éditeur. Notamment, le fournisseur du logiciel doit pouvoir proposer des web services compatibles avec le logiciel de paie avec lequel il va communiquer. Or, ce n’est pas toujours le cas.
Certaines PME continuent de passer par Excel pour faire la jonction entre la GTA et leur paie. Cette méthode est plus fragile, car plus manuelle. Néanmoins, avec un peu de rigueur, elle peut déjà apporter des gains notables pour éviter la ressaisie de données de base, en particulier à l’initialisation du système de GTA.
GTA et paie avec développements spécifiques : un risque certain
Il est préférable d’éviter de recourir à des développements spécifiques côté éditeur de paie ou côté éditeur de GTA pour faire communiquer leurs outils. Car ces derniers poseront tôt ou tard des problèmes de pérennité et de maintenance, notamment en cas de changement de version.
Il est donc conseillé de s’assurer que l’éditeur de GTA propose (en entrée et en sortie) un module suffisamment paramétrable pour exporter ou importer des données. Ce paramétrage peut aussi être complexe. Mais il vaut mieux y passer un peu de temps et rester dans un standard, que se lancer dans un codage informatique pour réaliser cette communication.
Quels sont les bénéfices de l’intégration entre GTA et paie ?
Les gains peuvent être spectaculaires et il n’est pas rare qu’ils se mesurent par plusieurs ETP gagnés dans une organisation de plusieurs milliers de salariés et de quelques heures, voire jours, dans des entreprises de quelques dizaines de collaborateurs.
Les utilisateurs d’une communication automatisée entre la GTA et la paie rapportent principalement des gains sur ces points :
- suppression des ressaisies dans la GTA (la fiche du salarié, les droits à absence…..) ;
- suppression des ressaisies dans la paie (les absences, les EVP) ;
- réduction des erreurs de traitement ;
- réduction des réclamations de salariés (et donc, amélioration du climat social) ;
- réduction des contentieux potentiels.
Interface Paie et GTA : quels sont les risques ?
C’est une partie complexe des projets de GTA ! D’une part, il y a la complexité technique pour fournir des données conformes sur le plan du format. Ensuite, il y a la difficulté logique pour définir l’impact en paie d’une absence ou d’une variable.
Plusieurs cas peuvent venir compliquer l’exercice :
- Vous traitez votre paie sur le mois courant, par exemple le 25 ou le 26 de chaque mois. Vous allez avoir une période prévisionnelle à injecter en paie jusqu’à la fin du mois (exemple : les absences déjà planifiées). Il y aura donc potentiellement des corrections sur le mois suivant.
- Le solde de tout compte : il impose de pouvoir extraire les données de la GTA sur une période qui ne correspond pas forcément à la période de paie.
- La gestion de la rétroactivité : des corrections dans le passé peuvent générer des écarts de paie en plus ou en moins sur la période courante. Certaines GTA sont capables d’automatiser ces traitements dans le passé et de générer des mouvements de correction sur la période courante de paie (ex : un rappel de salaire pour des heures supplémentaires, l’annulation d’une absence…).
Il n’y a donc pas d’autre solution que de tester et de retester le fonctionnement de ces interfaces. Tous les cas de gestion doivent être simulés et vérifiés un par un, car lors du passage en production, le sujet devient très sensible. Imaginez une erreur sur des heures supplémentaires ou des primes non payées, par exemple. La préparation d’un jeu d’essai exhaustif est indispensable à cet exercice !
Comment intégrer la gestion des temps et la gestion des intérimaires ?
Les intérimaires peuvent représenter des flux d’effectifs très importants. Les intégrer dans votre GTA devient intéressant dès lors que vous y avez recours régulièrement. C’est la garantie qu’ils sont gérés « comme » vos propres salariés.
Automatiser votre logiciel de GTA et le logiciel de gestion intérimaires peut aussi générer des gains significatifs.
Quelles que soient les solutions, les échanges sont à peu près toujours les mêmes. En amont, le logiciel intérimaire peut envoyer les fiches des intérimaires et leurs contrats à la GTA. Sur des missions de courte durée, ces contrats peuvent être très nombreux d’où l’intérêt de les importer automatiquement dans la gestion des temps. En aval, la GTA peut envoyer périodiquement au logiciel de gestion des intérimaires les relevés d’activité hebdomadaires qui vont servir à établir leur paie.
Les gains observés :
- meilleure conformité de la gestion des temps des intérimaires ;
- réduction des erreurs dans les échanges avec les ETT qui peuvent générer à la fois des anomalies de paie pour l’intérimaire et des erreurs de facturation ;
- gains administratifs RH souvent très importants ;
- réduction des fins de mission non respectées (contrats qui continuent « tacitement »).
Attention cependant, car cet interfaçage n’est pas toujours aussi simple que ce qu’il paraît. Et comme pour la paie, il convient de vérifier que les éditeurs proposent bien des communications avec des outils standardisés.
Avec quels autres systèmes la GTA peut-elle communiquer ?
Un logiciel de gestion des temps est souvent connecté à d’autres applications que la paie ou le SIRH.
Avec l’ERP, la gestion de projet ou le MES (Manufacturing Execution System) : ces outils ont régulièrement besoin des heures comptabilisées par la GTA pour effectuer le suivi analytique, ou le suivi des temps sur projet ou des temps de production. Par exemple, il sera possible d’envoyer les heures en volume de la GTA et de les comparer aux heures imputées sur les différentes activités pour s’assurer d’avoir une balance carrée.
Avec le contrôle d’accès : il est fréquent que la GTA envoie au système de contrôle des accès les fiches des employés et des intérimaires, ainsi que leur contrat de travail. Le logiciel de gestion des accès saura ainsi contrôler les dates de début et fin d’accès autorisés aux locaux. Inversement, l’outil de sécurité peut envoyer à la gestion des temps, les badges qui sont affectés.
Avec l’outil de gestion de tickets restaurants : en fin de période, la GTA peut envoyer à l’outil de gestion des titres restaurant, le nombre de tickets auquel le salarié a droit suivant sa présence.
Mettre en place des interfaces, ça coûte cher ?
Oui, la mise en place des interfaces avec la paie, la gestion d’intérimaires, l’ERP ou d’autres systèmes peut coûter cher. Parfois jusqu’à 50 % d’un projet complet de GTA. Même si les gains de productivité sont au rendez-vous, il faut être conscient que, quelle que soit la technologie utilisée, il y a du temps à y consacrer pour spécifier, paramétrer (ou développer quand il n’y a pas d’autres solutions), tester, corriger, etc.
Il faut également prendre en compte les coûts de maintenance de toutes ces interfaces. En cas de changement de version de la paie par exemple, il y a souvent des impacts côté GTA. Les interfaces doivent souvent être retestées et parfois corrigées. Cela peut vite représenter des coûts significatifs.
