En intégrant la dématérialisation des documents RH au sein de son offre Yourcegid Ressources Humaines, Cegid propose aux Directions des Ressources Humaines une solution innovante adaptés aux attentes en termes de dématérialisation et d’archivage des documents et permet ainsi une optimisation des processus RH.
Cegid, premier éditeur français de progiciels de gestion et acteur leader dans le domaine de la gestion de la paie et des ressources Humaines, annonce le lancement de son offre de dématérialisation des bulletins de paies et documents RH. L’éditeur répond ainsi à l’un des principaux enjeux des directions de ressources humaines d’optimisation des processus RH grâce à la dématérialisation et l’archivage des documents RH.
Le développement de cette solution s’appuie, par ailleurs, sur le savoir-faire de deux partenaires technologiques expérimentés que sont Novapost, fournisseur de la plateforme de services et CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts, pour l’archivage à valeur probante.
La solution garantit l’archivage pendant 45 ans des documents du salarié, en son nom propre (même si ce dernier change de société). La dématérialisation permet donc au salarié d’accéder tout au long de sa vie professionnelle à son coffre-fort personnel dans lequel sont archivés tous ses bulletins de paie et autres documents RH.
Elle permet, de plus, de gérer une mise en place progressive de la dématérialisation en traitant en parallèle l’impression et l’envoi des bulletins de salaire sur papier pour les salariés qui ne sont pas encore convaincus.
L’enjeu principal pour Cegid était de proposer un processus économique pour les entreprises, parfaitement intégré à l’outil de traitement de la paie, depuis le calcul, la génération et l’émission du bulletin de paie jusqu’à sa dématérialisation, son envoi et son archivage. Avec une mise en place rapide qui peut se faire en moins d’une semaine.
Cegid propose également à ses clients un accompagnement au changement en amont de leur projet (sous forme de campagne de communication, de réunions…), afin favoriser l’adhésion des collaborateurs à ce nouveau service. Cette démarche d’accompagnement s’appuie sur l’expérience de son partenaire Novapost qui traite à ce jour plus de 60.000 bulletins de salaires sur sa plateforme.
Cegid est d’ores et déjà en phase d’implémentation de son offre de dématérialisation auprès de clients, moyennes et grandes entreprises. La Direction des Ressources Humaines de Cegid a ouvert ce service auprès de ses 2000 salariés en septembre lui permettant ainsi d’optimiser les processus de traitement des bulletins de paie et de leur distribution auprès des quarante établissements que dénombre la société.
L’éditeur équipe à ce jour 18.000 entreprises, de la PME à la très grande entreprise avec des systèmes performants et innovants. Plus de 4 millions de bulletins de paie et de très nombreux documents relatifs à la gestion des RH sont produits sur ses solutions.
Plus d’information sur le contexte légal
Publiée au J.O. le 12 mai 2009, la loi sur la simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures rend légal la dématérialisation du bulletin de paie en modifiant le code du travail via l’article 26. L’article 26 modifie l’article L. 3243-2 du Code du travail et autorise désormais l’employeur, avec l’accord du salarié concerné, à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
Cegid en bref
Premier éditeur français de logiciels de gestion RH avec un chiffre d’affaires de 248,6 M€ en 2009, le groupe Cegid compte plus de 2 000 collaborateurs et près de 400 000 utilisateurs tant en France qu’à l’étranger. Directement implanté à Paris, New-York, Barcelone, Madrid, Porto, Milan, Londres, Casablanca, Shenzhen, Shanghai, Hong Kong et Tokyo, Cegid s’appuie aussi sur des accords de distribution partout dans le monde, afin d’accompagner ses clients dans leur développement international.
Editeur de solutions dédiées à la performance des entreprises et à leur développement, le groupe Cegid a fondé son savoir- faire sur des expertises « métier » (Industrie, Services, Négoce, Retail, Hôtels-Restaurants, Profession Comptable, Associations, Entrepreneurs et TPE, Secteur Public) et « fonctionnelles » (Finance, Fiscalité, Performance Management, Ressources Humaines). L’offre Cegid, également disponible en mode « on demand » (SaaS), est adaptée aux entreprises et établissements publics de toutes tailles.
Avec des technologies qui s’intègrent naturellement et qui répondent aux enjeux métier des utilisateurs, Cegid donne une nouvelle dimension à l’informatique : la création de valeur pour l’entreprise et ceux qui contribuent à son développement.
Novapost en bref
Novapost () a été créée en septembre 2007, dirigée par Jonathan Benhamou et Clément Buyse, dans le but affirmé de proposer aux entreprises et aux particuliers une alternative au courrier papier et au stockage physique de leurs documents importants grâce à un service postal 100 % électronique garantissant la valeur probante des documents acheminés. La société est labellisée OSEO.
Utilisant les dernières technologies en matière de plate-forme SaaS (Software as a Service), Novapost assure à la fois la sécurité, la traçabilité et un accès 24h/24 et 7j/7 aux documents essentiels de l’entreprise. Novapost s’appuie sur les plates- formes d’archivage CDC Arkhinéo et les solutions de signature électronique Opentrust, qui sont reconnues aujourd’hui comme les plus sûres d’Europe. Novapost est membre du Club Alliances IBM, de la FEDISA, et de l’AFDEL (Association Française des Editeurs de Logiciels).
CDC Arkhinéo en bref
Créée en 2001, CDC Arkhinéo est une filiale détenue à 100% par la Caisse des Dépôts. CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d’archivage à valeur probante des données électroniques (65 millions de documents archivés en 2009, avec une croissance record de 30 % par rapport à 2008). Grâce à sa solution unique de Coffre- fort électronique® en mode ASP, CDC Arkhinéo assure la conservation intègre et à long terme de tous types de documents électroniques (factures, contrats, bulletins de salaires, e-mails, etc.).
CDC Arkhinéo s’engage en effet à tous les stades du processus : garantie de conservation des données dans des centres d’archivage hautement sécurisés (site de sauvegarde distant de plus de 450 kilomètres des deux principaux situés en région parisienne), garantie d’intégrité des données déposées, accès en ligne permanent à tous les documents (taux de disponibilité contractuels).
CDC Arkhinéo est membre de l’ADIJ, du GS1, a participé au groupe de travail en charge de la révision de la norme AFNOR Z 42-013 et est régulièrement consultée comme expert.
Le service Coffre-fort électronique® de CDC Arkhinéo a été attesté par un tiers en conformité avec la norme Z42-013 révisée en 2009 au niveau de sécurisation « Renforcé ». CDC Arkhinéo, s’est vu délivrer en septembre 2010, par le Ministère de la Culture, son agrément pour la conservation des archives publiques des collectivités.