Avec les mesures de restrictions mises en place pour faire face au covid-19, les entreprises ont dû prendre des mesures afin de protéger leurs salariés, mais aussi la santé financière de l’entreprise. Par ailleurs les annonces de prolongement de confinement successives laissent planer l’incertitude quant à la question de la réelle reprise d’activité. Comment les entreprises se sont-elles organisées face à la situation ? Le point avec Cécile Chopinet, Directrice des ressources humaines du groupe IT Link , spécialisé dans l’innovation et les services du numérique.
3 phases pour faire face aux mesures de confinement
Phase 1
La première étape a consisté, dès l’annonce des mesures de confinement, à passer un maximum de salariés en télétravail, lorsque c’était possible. En tant que société spécialisée dans les systèmes connectés et l’informatique, cette mesure était applicable dans une grande partie de cas. “Il était nécessaire de faire intervenir la direction des systèmes d’information pour configurer du matériel au pied levé et veiller à ce que les systèmes puissent supporter un grand nombre de connexions simultanées à distance”, précise Cécile Chopinet.
Phase 2
La deuxième étape a consisté en la pose de jours de congés, en accord avec le CSE : la cinquième semaine de congés payés, initialement imposée en fin d’année au moment de la fermeture de l’entreprise, a été déplacée en avril. Une stratégie qui permettait de maintenir les rémunérations de tous les collaborateurs à leur niveau habituel sur le mois de mars, avant de recourir aux aides de l’Etat, dont les conditions d’attributions étaient encore floues fin mars. Cécile Chopinet explique “Personne n’aime se voir imposer des congés, surtout en cette période où on ne peut pas en profiter, mais nous avons beaucoup communiqué à ce sujet pour expliquer les raisons de ces mesures extraordinaires”.
Phase 3
La phase actuelle consiste en un ralentissement de l’activité avec le recours au chômage partiel. Certains salariés n’ont en effet plus d’activité suite à l’annulation ou l’interruption de contrats clients. “Pour nous c’est vraiment le dernier recours, parce que ce n’est agréable pour personne de ne plus travailler et économiquement parlant, c’est difficilement tenable”. Cette phase correspond à un ralentissement d’activité durant laquelle chacun se tient prêt pour la reprise. “On le sent chez certains de nos clients, notamment les industriels. Ils se mettent déjà en position pour redémarrer dans des conditions d’hygiène particulières, avec des plans de prévention mis à jour. C’est le cas dans l’automobile, l’aéronautique…” Ajoute la directrice des ressources humaines.
Reprendre l’activité avec la totalité des effectifs protégés du covid-19
L’objectif du groupe est clair : garder tout le monde. Aucune période d’essai n’a été interrompue en lien avec la baisse d’activité actuelle et chaque embauche promise a été honorée. L’entreprise et ses salariés se tiennent prêts à redémarrer, bien qu’une partie de l’activité dépende des décisions de clients dans les locaux desquels une partie des salariés intervient. “Nous attendons que les sites de clients rouvrent dans de bonnes conditions, car il n’est pas question d’envoyer des salariés sur les sites si nous n’avons pas l’assurance que toutes les protections imaginables sont appliquées.”, précise Cécile Chopinet.
Pour ce qui est du matériel de protection, des commandes de gel hydroalcoolique, de lunettes et de masques de protection ont déjà été passées en prévision de la reprise. Pour les masques c’est le plus compliqué : “Nous aimerions en avoir à disposition pour tout le monde, mais pour le moment ce n’est pas encore possible. Si même le personnel soignant en manque, nous allons devoir attendre avant de pouvoir être approvisionnés” explique la directrice des ressources humaines. Même si le port des masques n’est pas officiellement obligatoire, le groupe souhaite disposer de stock pour rassurer les salariés : “Nous pouvons comprendre qu’un salarié ne veuille pas se rendre sur son lieu de travail s’il ne se sent pas suffisamment protégé”
Des mesures de communication adaptées
Le contact avec la totalité des collaborateurs est conservé via la mise en place de communications régulières. “Nous maintenons un flux tendu, il faut que les choses soient acceptées et comprises, car nous savons que certaines situations personnelles peuvent être difficiles”. Un comité de direction composé de 10 membres du top management représente chaque métier présent dans l’entreprise. Celui-ci se rassemble virtuellement tous les jours pour faire état de la santé de nos collaborateurs en cas de salariés malades, puis sur le taux d’activité ou le nombre de salariés qui peuvent continuer à travailler. Les communications sont déterminées en fonction de ces discussions.
Des communications hebdomadaires sont envoyées par la direction des ressources humaines, pour amener de l’information pratique : ce qu’il va se passer, la situation pour l’ensemble des salariés, l’état de santé des collaborateurs la capacité de l’entreprise à assumer la crise… Par ailleurs la direction générale prend la parole sur les aspects financiers et la santé de l’entreprise toutes les 2 semaines.
Également, le management a tenu au maintien des communications habituelles. Les résultats de l’année 2019 ont été présentés comme prévu via une communication de la direction générale. Par ailleurs, les événements et rendez-vous réguliers sont maintenus lorsque c’est possible, comme les initiatives de salariés. L’initiative d’ingénieurs du groupe qui consiste en des réunions de présentation de projets ou de nouvelles technologies par les collaborateurs est par exemple maintenue, sous forme de vidéoconférence et avec l’aide de la direction de la communication qui met à disposition le matériel nécessaire au maintien du rendez-vous. Les initiatives de salariés sont aussi soutenues, comme celle d’Initiative 3D qui fournit des protections aux personnels soignants.
La rédaction