Après le témoignage de Babilou, lors du petit-déjeuner TalentSoft du 24 septembre 2013, sur les facteurs de réussite d’un projet de SIRH en mode SaaS, celui de Faiveley, groupe de dimension internationale ayant déjà expérimenté les embûches de la mise en place d’un SIRH.
Passer du temps sur la rédaction du cahier des charges, cadrer le projet et calibrer les ressources, prévoir du temps supplémentaire, réaliser un pilote représentatif, tels sont pour Anne-Sophie Mallet, responsable RH de Faiveley, les principaux facteurs de succès d’un projet de SIRH en mode SaaS. Le groupe de transport, présent sur cinq continents (52 sites implantés dans 26 pays), dont 80% du chiffre d’affaires est réalisé à l’international, qui compte 5 600 collaborateurs, a choisi de s’équiper de modules TalentSoft dédiés à l’évaluation, la gestion des talents et d’une base de données administratives et salariales. L’ergonomie a été un critère décisif. Avant, pendant, après, le point sur les principaux facteurs de succès de la mise en place de cette solution.
Avant : un cahier des charges très précis et du temps dégagé en amont au niveau de l’équipe RH
« Lors de la rédaction du cahier des charges, nous avons dit très clairement ce que nous voulions et surtout ce que nous ne voulions pas, puisque nous avions déjà connu un échec de mise en place d’un SIRH », explique Anne-Sophie Mallet. Il est également nécessaire que l’équipe RH dégage du temps spécifique sur un tel projet, en amont et donc, de bien prévoir la charge de travail.
Pendant : une méthodologie très cadrée et la création d’un pilote
La méthodologie très cadrée de l’éditeur a permis de « garder le cap, de ne pas partir dans tous les sens », note-t-elle. Comme les délais de mise en place d’une solution SaaS sont courts (d’un mois et demi à maximum cinq mois selon les contextes et les solutions choisis), la question de la création d’un pilote se pose. Faiveley, étant donné le nombre d’équipes RH concernées, a constitué un pilote avec 300 salariés répartis sur l’ensemble des sites afin d’avoir un échantillon par site. « Il a fallu former tous nos RH et donc les impliquer en amont pour savoir comment l’outil allait être perçu », développe Anne-Sophie Mallet. Ainsi, on ne part pas de rien lors du déploiement. Il importe toutefois de « procéder par étapes » – module par module –, de « s’appuyer sur l’expérience de ces personnes sur chaque site » et, bien entendu, de « valider le pilote avant le déploiement global ».
Après : une longue phase de recette et des formations pays par pays
À ce stade, la DSI n’est intervenue que sur la partie interfaces. « La phase de recette a pris du temps, plusieurs jours, mais elle est simple intellectuellement parlant », note Mme Mallet qui s’en est chargé et s’est donc auto-formée ainsi. Il s’est agi ensuite de former les utilisateurs, pays par pays, en téléconférence, « avec prise en main de la solution par les managers et suivi de scenarii d’utilisation », complète-t-elle. Contrairement à Babilou qui n’utilisait auparavant aucun outil, Faiveley n’a pas été confrontée à une lourde conduite du changement : « Nous avons pu reprendre nos formulaires d’entretien annuel, les changements n’ont donc pas été trop importants ».
Sophie Girardeau