Souvent sous-estimée, bien réaliser les spécifications d’un système de gestion des temps et des activités est pourtant fondamental. En théorie, cette étape nécessite un référentiel documentaire à jour. Dans les faits, c’est loin d’être systématique.
« Tout est dans la tête de Christian ! »
Christian travaille au service paie de son entreprise depuis 20 ans. Gestion des congés, RTT, annualisation, horaires variables… C’est la mémoire du service ! S’il est mobilisé sur le projet de gestion des temps de sa société, il pourra donner toutes les informations. Mais s’il part à la retraite ou démissionne, son savoir est-il formalisé quelque part ?
Ecrire et faire vivre son référentiel
Sous l’effet conjugué des évolutions du code du travail, des accords de branches et des accords d’entreprise, les employeurs sont amenés à adapter régulièrement leurs règles internes et pratiques en matière de gestion des temps, rarement en les simplifiant. Ce mille-feuille peut être difficile à documenter et actualiser correctement. Ainsi, toutes les entreprises ne disposent pas de cette « bible interne » formalisée. Dans de nombreux cas, la spécification d’un système de gestion des temps nécessite de repartir de documents plus ou moins à jour (conventions, accords d’entreprise, notes internes…) pour reconstituer le référentiel et de le compléter par des échanges avec le client pour s’assurer que les règles décrites dans les différents accords correspondent toujours à la réalité et aux pratiques de l’entreprise.
« On est dans du standard… sauf »
La tentation peut exister de penser que le réglementaire appliqué dans l’entreprise reflète fidèlement le code du travail et la convention collective, et poser ainsi la question de l’intérêt de documenter ses propres pratiques.
Mais « On est sur du standard et rien d’autre » peut vite se transformer en « on est sur du standard sauf… ». Ce « Sauf » désigne l’ensemble des cas d’exceptions applicables à un site, à une population de l’entreprise, à une période et parfois même à quelques salariés, car cela arrive. Le plus souvent, 80% des règles de gestion des temps en vigueur dans une entreprise sont bien celles du cadre et de l’esprit des textes réglementaires. Mais 20% concernent des particularités mises en œuvre parfois pour des raisons historiques, parfois au gré de rachats d’entités, parfois en raison de contraintes spécifiques à un service. Si ces 80 et 20% étaient les mêmes partout, la situation serait simple à gérer. Mais dans une entreprise, il s’agira de spécificités liées aux congés. Dans une autre de modalités particulières d’annualisation. Dans une troisième, du calcul de primes propres à chaque site et dans une dernière, d’un peu de tout. C’est donc plus un problème de multiplicité que de complexité de cas à gérer. Un fournisseur de solutions peut-il affirmer que parce qu’il gère déjà 10 clients dans le même secteur, le 11ème sera à l’identique des précédents ? L’expérience montre que si on peut en effet capitaliser sur les 10 premiers, le 11ème aura malgré tout encore ses particularités.
Des différences de culture
Le niveau du dialogue social peut être un levier incitatif pour mieux documenter les pratiques RH. C’est souvent dans les entreprises où il est le plus structuré que les modalités de gestion des temps sont les mieux recensées et formalisées par écrit. Ce qui est logique, car le service RH est souvent amené à présenter et expliquer des résultats, des calculs, des soldes et a donc besoin de se référer en permanence à une « bible ». De la même façon, les habitudes de transparence et de justification des résultats présentes dans le secteur public conduisent à produire en amont des projets, des recueils de règles de gestion plus exhaustifs et à jour…
Lors de la mise en place d’une solution de gestion des temps, si les règles et les pratiques n’ont pas été formalisées auparavant de façon écrite par l’entreprise, elles devront être analysées dans leur intégralité lors du déploiement. Rien d’impossible, mais il faut alors prévoir le temps nécessaire et raisonnable pour le faire bien. Car la gestion des temps est un sujet sensible socialement et les approximations peuvent avoir des conséquences néfastes. Ainsi, pour garantir la conformité de la solution au cas de chaque entreprise, les spécifications doivent être précises.
Thierry Bobineau
Directeur Marketing Horoquartz
Deuxième partie à suivre : réaliser les spécifications d’un système de gestion des temps, les bonnes pratiques.