Remise tardive du solde de tout compte : nous le savons tous, lors du départ d’un salarié de l’entreprise, l’employeur a l’obligation de lui remettre ce que l’on appelle « les documents de sortie », comprenant le reçu de solde de tout compte, le certificat de travail ainsi que l’attestation pôle emploi.
Quelles sont les conséquences du dépassement des délais ? Que dit le droit ? Quelles sont les obligations de l’employeur en la matière ?
Explications.
Qu’est-ce qu’un reçu pour solde de tout compte ?
Les caractéristiques du reçu pour solde de tout compte
Le solde de tout compte fait partie des documents que l’employeur doit remettre au collaborateur à la fin de son contrat de travail. Il dresse l’inventaire de l’ensemble des sommes qui lui seront versées au moment de son départ de l’entreprise. Et cela, peu importe le type de motif de rupture du contrat de travail : démission, rupture conventionnelle, licenciement ou encore la fin de contrat dans le cadre d’un contrat à durée déterminée (CDD).
Il peut être versé par chèque ou par virement bancaire au terme du contrat de travail. L’employeur a l’obligation d’informer le salarié que son reçu pour solde de tout compte est à sa disposition.
Deux mentions doivent figurer sur le solde de tout compte selon le Service Public :
- Le total des sommes dues à la date de fin du contrat, dont le salaire, les primes et les indemnités de rupture de contrat.
- Une mention indiquant que le reçu est établi en double exemplaire, dont l’un est obligatoirement remis au collaborateur.
Il est également préconisé que l’employé concerné reporte une mention manuscrite de sa part, à savoir « bon pour solde de tout compte, sous réserve d’encaissement ».
Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de remise de solde de tout compte ?
La remise du solde de tout compte est encadrée par l’article L1234-20 du Code du travail.
Quand doit-il être remis à l’employé ? Ce délai varie si le préavis est effectué. En effet, si le salarié effectue un préavis, l’employeur doit lui remettre un exemplaire du document à la fin de son préavis.
- Bon à savoir : La loi n’impose pas au salarié de signer le reçu pour solde tout compte.
Dans le cas où le collaborateur serait dispensé d’effectuer un préavis, l’employeur peut lui remettre son exemplaire le jour de son départ physique de l’entreprise.
Quels sont les droits des salariés concernant la remise du solde de tout compte ?
Le salarié est en droit de contester les sommes indiquées sur le solde de tout compte s’il estime que l’employeur a (intentionnellement ou pas) fait une erreur ou un oubli lors du calcul des rémunérations ou des indemnités.
Le collaborateur concerné par la remise tardive solde de tout compte, peut, dans un premier temps, envoyer un courrier à son employeur pour le lui réclamer. En cas d’absence de réponse de la part de l’employeur, ce dernier pourra saisir le Conseil des prud’hommes pour obtenir gain de cause.
Le délai de contestation prévu pour les employés dépend de s’ils ont, ou non, signé le reçu.
Si le salarié a signé le reçu, il dispose d’un délai de 6 mois suivant la date de signature pour contester le reçu pour solde de tout compte.
Si le recours porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu, il dispose alors d’un délai de 3 ans pour le contester. La contestation doit être adressée à l’employeur par lettre recommandée.
- Bon à savoir : L’employeur peut réclamer des sommes versées en trop pendant 3 ans.
Dans le cas où le salarié n’a pas apposé sa signature, il peut le contester devant le conseil des prud’hommes en respectant les délais suivants :
- 1 an : si le montant concerne la rupture du contrat de travail (par exemple, l’indemnité de licenciement).
- 2 ans : si cela concerne un litige entre le salarié et l’employeur pendant l’exécution du contrat de travail (en cas de non paiement de frais professionnels, par exemple le remboursement des frais de transport).
- 3 ans : pour tout ce qui relève des salaires.
Quelles sont les obligations liées au solde de tout compte ?
Que se passe-t-il en cas de manquement de l’employeur à ses obligations ? La remise tardive du solde de tout compte, passé un “délai raisonnable” peut exposer l’employeur à diverses sanctions. Ce délai est généralement estimé à 8 ou 15 jours.
L’employeur peut être condamné au paiement d’une contravention de 4e degré, soit une amende de 750 euros.
La remise tardive ou l’absence du reçu pour solde de tout compte peut conduire également au versement de dommages et intérêts au salarié
De plus, en l’absence de remise du certificat de travail par l’employeur à la fin du contrat de travail, le salarié peut également saisir le juge du conseil des prud’hommes et obtenir des dommages-intérêts.
Enfin, la remise de l’attestation employeur Pôle emploi doit être effectuée le plus tôt possible puisque le salarié peut être indemnisé si l’attestation ne lui est pas délivrée dans les 8 jours. Pourquoi ? Une remise tardive entraîne un retard de versement des allocations chômage.
- Notez-le : l’employeur peut également être condamné s’il transmet des informations fausses sur les documents de sortie.
Quels sont les délais légaux de remise d’un solde de tout compte ?
En principe, l’employeur doit remettre les documents de fin contrat dès la fin du contrat de travail du salarié.
Toutefois, aucun délai légal n’est imposé par la loi ce qui signifie que l’entreprise doit respecter un “délai raisonnable”.
Pour éviter tout préjudice, il est préférable de transmettre ces documents au salarié le plus rapidement possible.
Une appréciation des juges du fond au cas par cas
Dans l’arrêt rendu le 13 avril 2016 (Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 14-28.293) la haute jurisprudence a considéré que la remise tardive du solde de tout compte à un salarié ne causait pas nécessairement un préjudice. En effet, il a été précisé que « dès lors que ce dernier n’avait pas apporté la preuve de l’existence d’un préjudice, aucune indemnisation ne peut lui être accordée ».
- Notez-le : l’existence d’un préjudice et l’évaluation de celui-ci peuvent relever du pouvoir d’appréciation des juges du fond. Pour obtenir gain de cause, le salarié devra rapporter la preuve du préjudice subi.
En définitive, nous vous conseillons tout de même de rester prudent sur la remise des documents de sortie et de les remettre au collaborateur concerné en temps et en heure, soit le dernier jour de travail.
D’autant plus dans la mesure où la remise tardive du solde de tout compte peut affecter votre marque employeur et laisser un souvenir amer au collaborateur.
