Dans toutes les entreprises, les réunions font partie intégrante de l’activité des collaborateurs au quotidien. À tous les niveaux, à toutes les heures de la journée, on se réunit pour discuter, pour définir une orientation pour l’entreprise, pour déléguer le travail, diffuser l’information ou encore combler les lacunes. Jugées importantes pour le travail, les réunions sont souvent contre-productives pour un certain nombre de raisons.
Des distractions parfois inutiles
Les réunions sont organisées à une heure précise de la journée, forçant tous les participants à se détacher du projet sur lequel ils travaillent. Alors que certains coupent court aux activités démarrées quelques instants avant la réunion, d’autres anticipent en évitant de commencer quoi que ce soit afin que leur travail ne soit pas interrompu. À terme, la productivité de chacun est affectée.
Des rencontres hors-sujet
Quelle que soit l’ampleur ou la taille du groupe concerné par la réunion ou encore le soin avec lequel l’ordre du jour a été planifié, les chances que les conversations dévient du sujet principal sont grandes. Rares sont les réunions au cours desquelles les participants se focalisent intégralement sur le sujet pour lequel ils ont été invités.
Des participants inutiles
Les réunions font appel à tout un chacun, indépendamment des préoccupations individuelles, notamment en matière d’horaires de travail. Le planificateur, habituellement le manager, invite l’ensemble des participants à la réunion dans son intégralité, peu importe si leur contribution est importante ou non. Ceci résulte en réunions regroupant un nombre important de personnes, les éloignant également du travail qu’elles sont censées effectuer.
Du temps précieux non productif
En termes de calculs, le temps passé dans une réunion ne doit pas être comptabilisé par rapport à l’heure de début est alors de fin de la réunion à proprement parler, mais par rapport au temps que chacun passe en réunion. Ainsi, une réunion d’une heure seulement, à laquelle participent 7 personnes, à raison d’une fois par semaine, équivaut à la perte de 360 heures de temps de travail par an. Un chiffre qui devrait faire réfléchir par rapport à la nécessité de cette réunion hebdomadaire.
Temps de travail # Temps de réunion
Contrairement à ce que pense le plus grand nombre, la participation aux réunions ne constitue pas du « travail » à proprement parler. Le simple fait qu’elle se passe au sein de l’entreprise ne signifie pas pour autant que le travail, celui pour lequel les salariés d’une entreprise sont payés, est fait. Bien entendu, la plupart des réunions sont articulées autour de thématiques liées au travail, mais pendant les échanges, aucun travail n’est effectué.
Les réunions coûtent de l’argent
Une conférence TED des conférenciers américains David Grady et Jason Fried fait part du fait que, aux États-Unis, plus de 3 milliards de réunions sont organisées chaque année, les cadres consacrant de 40 à 50 % de leur temps de travail aux réunions. 34 % de ces réunions sont, en réalité, une perte de temps, équivalant à 23 heures de travail par cadre et par semaine, gaspillées en réunion. En d’autres termes, cela signifie que les cadres américains perdent une journée complète de travail chaque semaine en réunion. En termes de productivité, cela équivaut à presque 37 milliards de dollars par an, rien qu’aux États-Unis.
Lorsqu’elles sont examinées en termes de productivité, de rentabilité, d’effet sur le moral des collaborateurs, les réunions sont bien souvent un système de communication et de collaboration inefficace. Pour surmonter cet obstacle propre à la grande majorité des entreprises, la solution est simple : il s’agit de se débarrasser complètement des réunions et de passer à autre chose pour maximiser la productivité des échanges en entreprise.
Marilyn GUILLAUME
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