Les réunions d’équipes tout le monde en parle, et (presque) tout le monde en fait. Pourtant elles n’ont pas la cote. La raison ? Elles sont trop souvent organisées sans véritable intention, transformant ce qui devrait être un moment de cohésion et d’efficacité en une corvée chronophage. Quelles bonnes pratiques mettre en œuvre pour redonner ses lettres de noblesse à ce moment clé de la vie d’entreprise ? On fait le point.
Réunions d’équipe : mais au fait, à quoi ça sert ?
Nombreux sont les collaborateurs qui se posent cette question, notamment ceux ayant une mauvaise expérience en la matière.
Or quand elle est bien pensée et correctement structurée, la réunion d’équipe est un rendez-vous incontournable. Non seulement pour traiter les points « opérationnels » et transmettre des informations clés. Mais également pour partager des sujets plus stratégiques (vision de l’entreprise à x temps, mise en place d’une nouvelle politique RSE, etc.), donner la parole aux collaborateurs, tout en renforçant la cohésion et le sentiment d’appartenance. La réunion d’équipe est donc un outil managérial qu’il ne faut pas sous-estimer.
Les règles d’or pour que ça fonctionne
Quelques prérequis sont néanmoins nécessaires pour que la magie opère. Parmi eux vous trouverez :
- L’atmosphère : favorisez une atmosphère dynamique et bienveillante, la réunion d’équipe ne devant pas être synonyme d’obligation ou être perçue comme une « punition » par les collaborateurs.
- Les rituels : « le chiffre du mois », « l’info clé », « la parole à… », en créant des rituels sanctuarisés, vous simplifiez le cadre de la réunion d’une part, et permettez à vos équipes d’avoir des repères qui les rassurent et suscitent leur intérêt d’autre part.
- La gestion du temps : fixez-vous une durée réaliste que vous pourrez tenir, sans hésiter à reporter un sujet non traité plutôt que de déborder et de perdre l’attention des équipes. De même, faites votre maximum pour commencer à l’heure, les réunions qui débutent en retard ont mauvaise presse !
- La fréquence : déterminer une fréquence – une fois par semaine, une fois par mois, etc. – et respectez-la, elle fait partie intégrante du cadre !
- La distribution de la parole : ne monopolisez pas la parole, encouragez vos équipes à la prendre et favorisez les interactions. Elles apprécieront et s’engageront davantage dans la démarche.
- L’atmosphère : favorisez une atmosphère dynamique et bienveillante, la réunion d’équipe ne devant pas être synonyme d’obligation ou être perçue comme une « punition » par les collaborateurs.
- Le compte-rendu : à l’instar de l’ordre du jour, cette étape est fondamentale pour formaliser ce qui s’est dit en réunion, donner de la visibilité à tous les collaborateurs, particulièrement ceux qui n’ont pas pu y assister, et démontrer la pertinence d’un tel rendez-vous.
Réunions d’équipe et les pièges dans lesquels ne pas tomber
À l’inverse, voici les erreurs à ne pas commettre :
- Reporter sans cesse ces réunions : même si le quotidien en entreprise est souvent ponctué par les urgences et autres imprévus, maintenez autant que possible vos réunions d’équipe, au risque de décrédibiliser ce rendez-vous auprès de vos collaborateurs.
- Arriver les mains dans les poches : une réunion d’équipe non préparée est une réunion qui ne sert à rien, à part à envoyer un mauvais signal aux collaborateurs qui auront l’impression de perdre leur temps.
- Faire du remplissage : en revanche, si l’agenda est ponctuellement moins rempli, ne faites pas de remplissage, faites plus court !
- Adopter un mauvais comportement non verbal : coup d’œil au téléphone, réponse à un email, regard dans le vide… Ces comportements sont à proscrire. Soyez pleinement présent et engagé tout au long de la réunion.
