Pourquoi les entreprises externalisent-elles la gestion de leur formation ?

par La rédaction

L’externalisation de la gestion de la formation se développe fortement depuis la réforme de 2004/2005 et particulièrement depuis 2007. Elle concerne aujourd’hui toutes les tailles d’entreprises, et tous les secteurs d’activités. Selon CIMES, plus de 35% des sociétés du SBF 120 ont déjà « outsourcé » tout ou partie de la gestion de leur formation professionnelle. En 2013, plus de 45 clients grands comptes confient à CIMES la gestion de la formation de plus de 230 000 stagiaires (Plan, DIF, Professionnalisation, CIF). Retour sur les raisons de cette croissance : recentrage des équipes formation, optimisation des processus, développement des intra, optimisation des financements.

 

 

DEVELOPPER LA VALEUR AJOUTEE DES EQUIPES FORMATION

Selon une étude réalisée en janvier 2013 pour CIMES, les DRH des entreprises déclarent que le premier obstacle au bon déploiement du Plan de Formation est le manque de temps des équipes formation, devant les problématiques budgétaires.

 

La raison principale pour externaliser la gestion de la formation est donc de recentrer les équipes internes sur les missions formation à forte valeur ajoutée.

 

Selon les benchmarks, les équipes formation peuvent passer 30% à 50% de leur temps sur des tâches de back-office. En se déchargeant de ces missions administratives, logistiques et financières, elles peuvent mieux contribuer au développement de  l’offre pédagogique (donc optimiser les contenus et media, comme le e-learning par exemple), optimiser le référencement des partenaires, développer les formations internes, accompagner les métiers etc…

 

Les entreprises sont également en recherche constante d’efficacité : travailler avec un partenaire extérieur permet de comparer ses pratiques avec celles des autres sociétés gérées par ce partenaire. Tant sur les processus de gestion que sur l’utilisation des SIRH, le rôle du partenaire en externalisation est d’optimiser l’organisation de la formation pour la rendre plus efficace et moins couteuse.  Faire plus avec autant voire moins !

 

Moins quantifiable – et pourtant très important – un des gains de l’externalisation est la mise en place d’une politique formation plus qualitative. Les équipes RH et formation peuvent se concentrer sur le contact avec les collaborateurs et les managers, et être davantage dans une position de conseil vis-à-vis de l’alignement de la politique emploi avec la stratégie de l’entreprise. Le plan de formation devient ainsi un vrai levier de développement de la compétitivité de l’Entreprise et de Développement des Compétences. On passe ainsi d’une fonction formation « administrative » à une fonction formation « business partner ».

 

OPTIMISER LES COUTS ET LES FINANCEMENTS

Beaucoup de sociétés recherchent également via l’externalisation la possibilité de développer les «  Intra » : un levier financier important dans le déploiement d’un plan de formation est en effet de transformer les formations inter en intra, et de maximiser le taux de remplissage de ces intra. Cela peut représenter jusqu’à 80 % d’économies d’achats pédagogiques. Une des valeurs ajoutées d’un partenaire comme CIMES repose sur ce savoir-faire du développement et de remplissage des intra, en partenariat avec les équipes formation recentrées sur des missions à forte valeur ajoutée.

 

Les entreprises recherchent également des gains sur le traitement des achats/paiement de formation. Par exemple, l’externalisation peut permettre la mise en place d’une centralisation des achats, et ainsi supprimer des processus comptables internes parfois contraignants (création de profils fournisseurs dans le logiciel comptable, gestion des demandes d’achats, des paniers d’achats…). Par ce biais, l’entreprise n’a plus qu’un prestataire à régler, qui se charge par la suite de ventiler auprès de tous les organismes de formation les règlements. Bien entendu, externaliser permet également de profiter de conditions d’achats négociées par le partenaire sur les domaines où cela est possible.

 

Enfin, beaucoup d’entreprises n’arrivent pas à optimiser leurs financements: les règles de financement des OPCA ou autres bailleurs (régions, FSE…) nécessitent une réelle expertise et un suivi continu de leurs évolutions. L’aide d’un partenaire qui assure une veille et un lien permanent avec les organismes, ainsi qu’une gestion régulière des dossiers, garantissent une récupération adéquate des financements.

 

Pour tirer de réels gains d’une externalisation de la formation, le choix du partenaire est primordial.

 

Son organisation interne et ses savoir-faire doivent vous permettre de sécuriser votre projet et d’atteindre vos objectifs. Par exemple, la mutualisation des ressources au sein d’un Centre de Services RH Partagés est souvent plus efficiente qu’une simple sous-traitance sur site. De même, son positionnement sur le métier de l’externalisation est central (ancienneté, nombre de références et de stagiaires gérés…). Enfin, sa capacité à conserver ses expertises et son indépendance est essentielle.

 

Par conséquent, il est déterminant d’échanger avec ses équipes, d’aller visiter ses locaux, et de contacter ses clients pour trouver le bon partenaire et donc le bon ROI dans l’externalisation de la gestion de la formation.

 

Bertrand MILAS, Directeur commercial de CIMES

01 75 00 15 41 – bertrand.milas@groupecimes.com

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