Nos conseils pour bien organiser le télétravail

Chez myRHline, nos équipes pratiquent le télétravail depuis déjà très longtemps et sont habituées à travailler à domicile, dans des coworkings, chez nos clients et donc à faire preuve d’adaptabilité par rapport à leurs conditions et environnement de travail. Pour pouvoir travailler efficacement en télétravail, nous avons mis en place un cadre de travail, des outils, du bon sens et voici notre recette. Cet article n’a pas pour objet de faire un rappel à la loi, l’objectif est de vous conseiller au mieux pour accompagner vos équipes.

Organiser son environnement pour le télétravail

Il est important de pouvoir conseiller vos salariés et de leur expliquer comment s’y prendre pour travailler à partir de leur domicile. Tout le monde n’est pas rompu à l’exercice du télétravail. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, de nombreux salariés y sont même opposés. Cela va vous paraitre basique mais l’important pour que cela fonctionne et de mettre en place une discipline de travail, c’est-à-dire dans la mesure du possible que le salarié puisse :

#1 Organiser un espace ou le salarié va pouvoir travailler chez lui la journée.
Si le salarié dispose d’une pièce qu’il utilise déjà comme un bureau, c’est bien évidemment l’idéal, si ce n’est pas le cas, il faut qu’il puisse installer son « poste » de travail la journée et qu’il le range une fois son travail terminé. Il est important de pouvoir conserver une distance sociale entre travail et vie privée et à ce titre, quand vous avez terminé votre journée de télétravail, pensez bien à ranger vos dossiers, ordinateurs et à faire place nette pour déconnecter normalement. Si vous laissez traîner vos affaires de travail, vous n’arriverez pas psychologiquement à faire la coupure.

#2 Le second point est la notion de temps, quand on travaille à la maison, la notion de temps est différente, en effet, pas de temps de transport, pas de balade après le travail avant de rentrer chez soi donc pas de « sas de décompression » entre votre espace privée et votre espace de travail. Vous êtes directement au travail dans la minute, donc il est important de vous astreindre un planning, avec des temps de pause, de déjeuner et bien évidemment un horaire de début et un horaire de fin de journée, ou un horaire de début et de fin d’action à réaliser. En télétravail, votre journée n’est pas forcément linéaire.

Utiliser les bons outils

Pas de télétravail possible sans maintenir une communication avec ses collègues et managers, et pour se faire, nous avons à disposition de nombreux outils qui rendent le télétravail possible. Chez myRHline, nous utilisons au quotidien Slack pour échanger entre collègues et avec nos partenaires, ce qui nous permet de chatter, de s’appeler, de faire des visioconférences, d’échanger des données, etc. Il existe d’autres solutions possibles, choisissez la vôtre !

Pour le reste, nous sommes très friands de la suite google, que nous utilisons depuis toujours (gmail, hangout pour organiser nos réunions à distance avec nos partenaires et clients, le partage de fichiers, etc.). Pour nos créations graphiques nous utilisons des outils comme canva, qui nous permettent de travailler et de partager nos réalisations au sein de l’équipe.

Bref, le digital favorise largement la mise en place du télétravail, la seule contrainte ou limite étant votre connexion internet. Peut-être pouvez-vous proposer dès aujourd’hui à vos salariés de prendre en charge leur abonnement internet ?

Fixer des objectifs réalistes et accompagner les salariés

Afin de maximiser vos chances de succès concernant le télétravail, ne surchargez pas vos équipes dès la 1ère semaine de télétravail. Laissez-leur le temps de s’adapter à ce nouveau mode de travail, de s’organiser.

Fixer des objectifs qui sont réalistes et adaptés à la situation, pas question de mettre en place un contrôle acharné du télétravail, nous vous conseillons d’accompagner vos salariés, de les encourager et de les aider quand ils ont des difficultés. Il faut que vous adoptiez une démarche motivante et encourageante vis-à-vis de vos équipes.

Il est donc important de les écouter et de les sonder régulièrement pour savoir s’ils rencontrent des difficultés (les difficultés peuvent être de plusieurs natures : sentiment d’isolement, difficultés techniques, problèmes de matériel …) et voir comment les aider

Nos enfants sont privées d’école et ont besoin du soutien de leurs parents pour suivre certains cours en ligne ? Il n’y a qu’un seul ordinateur à la maison ? Adapter le planning de vos salariés à cette contrainte, une journée n’est pas forcément réduite à des horaires classiques de bureau de type 9h-12h /14h-18h, faites preuve de souplesse et de flexibilité.

Conservez et entretenez le lien social

L’une des limites du télétravail est la perte de lien social, le sentiment de solitude. Pour y remédier, organisez des « points de rencontre en visioconférence, il est important de se voir et pas seulement de s’entendre. Le contact visuel est très important, nous sommes dans un pays latin, nous avons besoin de voir les visages de nos interlocuteurs, de voir leurs expressions. Rien ne vous empêche de faire un apéro avec vos collègues en visioconférence ou en Facetime en fin de journée.

Ne laissez personne de côté, si c’est possible demandez à la direction, aux ressources humaines, d’appeler les salariés au moins une fois par semaine, simplement pour leur témoigner votre soutien, les encourager, les remercier et les écouter. Il est extrêmement important que les salariés se sentent épaulés et pas laissés à l’abandon seul chez eux. Imaginez des campagnes de communication interne, soyez inventif et sortez un peu du formalisme et conventionnalisme habituel, un peu de légèreté ne fera de mal à personne.

 
DRH : Vous souhaitez témoigner sur ce que vous avez mis en place pour accompagner les salariés de votre entreprise et partager vos bonnes pratiques, contactez-nous ici.
 

Christophe PATTE