Livret d’accueil : un document désormais dépassé ?

Le livret d’accueil : incontournable outil de l’onboarding ?

Le format le plus connu étant le fascicule de présentation de l’organisation remis le premier jour de travail. Des informations nécessaires pour l’intégration du collaborateur. Mais aussi sa compréhension des processus, codes et autres politiques internes en vigueur y sont recensées. Selon le type de contrat, certaines entreprises offriront à leurs collaborateurs des livrets adaptés à leur contrat. Il n’y a dans le code du travail, aucune obligation pour l’employeur de fournir un livret d’accueil à ses collaborateurs. Si les employeurs ont compris son intérêt, il n’est pas rare que le document ne soit pas mis au goût du jour. Il peut induire le collaborateur en erreur, devenant contre productif et altérant la marque employeur. Si au contraire, ce dernier bien qu’à jour, soit difficile à lire ou peu attrayant, le collaborateur ne sera pas tenté de le découvrir.De plus, Si l’on choisit de s’inscrire dans une stratégie de fidélisation des collaborateurs, le livret d’accueil peut rapidement devenir obsolète pour les collaborateurs en place. Les multiples entités juridiques liées aux rachats, restructurations et autres changements que connaissent les entreprises des temps modernes exigent de revisiter le livret d’accueil pour en faire un guide pratique tout au long de sa carrière. 
Digitaliser le livret et le moderniser, permet d’élargir son contenu pour qu’il englobe l’ensemble des collaborateurs. Depuis leur entrée au sein de l’organisation jusqu’à leur départ de celle-ci. Dépasser le contenu informatif pour en faire un vecteur de reconnaissance professionnelle en soulignant les réussites permettrait par la même occasion au nouvel arrivant de se projeter. Ce qui renforce l’engagement du collaborateur en place. Plus de transparence réduirait les questions redondantes. Cela permettrait à l’ensemble de l’organisation de mieux communiquer. Mais aussi aux RH d’apprendre leur fonction sous un angle moins administratif et plus stratégique. 

Digitaliser le livret d’accueil

Le livret d’accueil nécessite une mise à jour régulière. Le dé-matérialiser réduirait la consommation de papier, les frais liés aux impressions et viendrait inscrire l’entreprise dans une politique RSE. Ce qui renforcerait la marque employeur. Outre une meilleure gestion des contenus, cela permettrait d’inclure les services de l’entreprise pour que chacun y apporte son expertise (RH, Direction, Marketing pour la charte graphique,  les IRPs etc.). 
Inscrire le livret des collaborateurs dans les KPIs est une excellente initiative. Le collaborateur fournirait l’information via un questionnaire à partir duquel les RH pourront évaluer le taux de satisfaction en terme de contenus. Mais également sur la tenue du livret et son taux d’ouverture. Et éventuellement, recueillir les commentaires ou questions récurrentes pour une FAQ. 
Et si les RH renforçaient l’engagement des collaborateurs en les impliquant à l’image d’un chat  participatif d’entreprise consultable à tout moment, où l’on bénéficie d’une recherche rapide en quelques clics, de même que des réponses prodiguées par les collaborateurs eux-mêmes? Les collaborateurs connectés pourraient alors apporter des éléments de réponse via un chat interne. Ou renseigner le service le plus approprié à la question qui leur est posée. Digitaliser le livret des collaborateurs offre une infinité de possibilités à condition que ce recours  soit utilisé en faveur de l’humain et non en remplacement de ce dernier. 

Nihad H.C