Croire que seules les grandes entreprises ont la nécessité d’automatiser leurs procédures RH est une illusion. Les PME, ont des besoins similaires : améliorer de leur productivité, sécuriser l'information et de maitriser leurs coûts. Mais comment accéder aux outils de GRH des grands groupes lorsque les ressources sont limitées ?
La nouvelle génération de RH, pour qui l’utilisation d’internet est naturelle, indique un changement qui révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leurs employés. Des concepts tels que le Cloud, le SaaS, ou les réseaux sociaux sont non seulement une tendance dans l'environnement des ressources humaines, mais aussi une opportunité pour les petites et moyennes entreprises. Le modèle SaaS (Software as a Service) présente, de par son architecture 100% web, des avantages incontestables pour le SIRH (mise en œuvre rapide, simplicité d'utilisation, contrats flexibles, faible investissement et sans coûts cachés) laissant plus de temps aux RH pour se focaliser sur les tâches essentielles.
Une mise en œuvre rapide
Dans un premier temps le processus d'achat du Software as a Service est généralement beaucoup plus simple et rapide que pour une licence car l’approche par abonnement induit une modification de l'imputation des couts sur le plan comptable. Il n’y a pas d'énormes sommes d'argent à avancer dans un projet ou de matériel informatique (qui sera peut être rapidement obsolète) à immobiliser, mais seulement des coûts d'exploitation, rendant l’obtention de budget plus simple.
Ensuite, un fournisseur de SaaS peut mettre un environnement à disposition en quelques heures et fournir des outils d'aide à l'import de données, rendant le SIRH opérationnel en quelques jours. L’idée étant de proposer une solution simple et accessible, aussi bien au lancement, qu’au fil du temps, permettant aux RH de l’utiliser à 100% sans support du fournisseur ou de leur service informatique.
Des améliorations continues
Par le passé, une des plus grandes frustrations pour les entreprises était le processus long et douloureux de mise à jour des logiciels afin de tirer parti des nouvelles fonctionnalités.
Avec le SaaS cette activité devient invisible. Les fournisseurs implémentent automatiquement les évolutions pour tous leurs clients dès qu'elles sont développées et la maintenance est effectuée le weekend pour ne pas perturber l’activité. Les entreprises n’étant pas statiques, leurs besoins évoluent au fils du temps, d’où l’intérêt d’un modèle collaboratif, proposant des évolutions en lien direct avec les besoins du marché.
Un outil Collaboratif
Les technologies « sociales » ont introduit des innovations importantes qui peuvent contribuer (si correctement utilisés au sein des organisations) à améliorer la collaboration. Les solutions SaaS ont un avantage évident, elles sont déjà conçues pour soutenir des portails dédiés aux Managers et Salariés, avec des contrôles paramétrables pour activer la sécurité des données.
La PME qui compte plusieurs établissements (nationaux ou internationaux), des salariés en télétravail ou des commerciaux itinérants simplifiera son fonctionnement en permettant l'accès à l'information n'importe quand et n'importe où. Gérer les demandes de congés, de formations, les modifications d'informations personnelles, ou encore la préparation de l’entretien annuel devient donc simple.
Une Maitrise des couts
Avec le SaaS, il n'est pas nécessaire d'acheter une licence ou de mobiliser des ressources humaines ou informatiques (serveur, réseaux…). De plus, comme les fournisseurs développent habituellement des nouvelles fonctionnalités régulièrement (chaque trimestre), la valeur de l’outil tend à s’accroître plutôt qu’à diminuer au fil du temps, le retour sur investissement est généralement beaucoup plus rapide que pour un système hébergé en interne.
De manière simpliste, si l'on compare directement les frais entre mode SaaS et licence hébergée en interne, le SaaS n’est pas toujours avantageux. Mais si l’on tient compte de tous les facteurs (tels que les ressources informatiques internes, les coûts d'entretien et de mises à jour), il est incontestablement beaucoup plus attractif pour les PME, car les frais fixes y sont réduits. L’investissement de base (paramétrage, formation, implémentation) sera de l’ordre de quelques milliers d’euros et les frais d’utilisation seront étalés dans le temps à travers un abonnement à partir de 2€ par mois et par salarié offrant une grand flexibilité.
Une sécurité forte
La sécurité des données est une préoccupation tout à fait compréhensible. Les entreprises ne veulent pas que les informations au sujet de leurs salariés soient rendu publiques pour des raisons évidentes de compétitivité, mais aussi car elles ont aussi une responsabilité légale de confidentialité. La réalité est qu'un bon fournisseur de SaaS offre un niveau de sécurité extrêmement élevé (souvent meilleur que celui d'un système interne) car son activité dépend de la conservation en toute sécurité des données pour tous ses clients. La clé est de s'assurer que le fournisseur du système peut donner les renseignements suivants:
- Une architecture produit sécurisée
- Un accès basé sur des rôles
- Des rapports embarqués
- Un centre de données sécurisé
- Des processus internes normalisés
EN SAVOIR PLUS :
Capitalisant plus de 10 ans d’expérience en collaboration avec 700 clients internationaux, lui donnant l’accès à la norme ISO27001: 2005, Cezanne Software a développé Cezanne OnDemand, la solution RH en ligne destinée aux PME de 50 à 500 salariés, pour leur permettre d’améliorer et de rentabiliser la gestion de leurs effectifs.