De nombreuses entreprises procèdent à la dématérialisation des RH et cela, pour plusieurs raisons : réduction des coûts, gain de temps notamment dans les domaines de la rémunération, du recrutement et de la formation. Néanmoins est-ce réellement une bonne idée ?
Les bénéfices de la dématérialisation des RH
De plus en plus d’entreprises procèdent à la dématérialisation d’une partie des ressources humaines. Cependant pour quelles raisons ?
Les logiciels RH présentent par exemple l’avantage de pouvoir répondre aux attentes particulières des entreprises. En effet, le premier bénéfice qui en ressort reste celui du support. Les supports papiers sont remplacés par des supports électroniques.
En effet, le service des ressources humaines reste celui qui regroupe le plus de documents de l’entrée du collaborateur dans l’entreprise jusqu’à sa sortie.
Par ailleurs, de nombreuses informations circulent entre ce même service et les collaborateurs. La dématérialisation présentent l’avantage de pouvoir mettre le tout à disposition et facilite aussi la transmission des informations. Le collaborateur est ainsi certain d’obtenir la bonne information au bon moment.
De plus, de nombreux documents obligatoires transitent aussi avec des prestataires extérieurs comme les organismes de mutuelle et de prévoyance, la CPAM et la dématérialisation est bénéfique pour l’ensemble des acteurs.
Aujourd’hui, la dématérialisation touche de nombreux domaines comme le recrutement, la formation et même l’administration du personnel. Les avantages principaux sont les suivants :
-un gain de temps ;
-une réduction des coûts ;
-des informations centralisées ;
D’une manière générale, cela permet au service ressources humaines de se concentrer sur d’autres sujets beaucoup plus important que la paperasse administrative.
Les freins à la dématérialisation des RH
Cette pratique de plus en plus utilisée par les entreprises présente également des inconvénients comme notamment la gestion du support à la fois numérique mais aussi papier donc potentiellement une double gestion.
D’autre part, il a été démontré que le retour sur investissement n’intervient que très tardivement. De ce fait, le temps peut paraitre long, voire très long.
L’autre frein qui génère beaucoup de discussions concerne l’adhésion des collaborateurs qui n’y voient pas d’un très bon œil l’arrivée de la dématérialisation. Il conviendra donc de rassurer les collaborateurs !
Pour illustrer un frein, prenons l’exemple de la dématérialisation du bulletin de paie. De nombreux collaborateurs sont attachés à la version papier de ce dernier, c’est certainement parce que c’est dans les mœurs, cette sensation de conserver le document papier plutôt que de l’obtenir en version papier.
Les étapes à la dématérialisation des RH
L’entreprise doit dans un premier temps se poser les bonnes questions avant de procéder à la dématérialisation notamment déterminer les objectifs de la dématérialisation. En effet, est ce que le but est de réduire les coûts ou alors de gagner du temps ?
Ensuite, le service ressources humaines devra se poser la question de l’intégration des solutions existantes et futures.
Mais aussi, la question de la sécurisation des données et de la conservation des documents devra être posée.
Attention : il ne faut surtout pas oublier de communiquer sur le nouveau projet et impliquer l’ensemble des collaborateurs qui vont accompagner le changement. Par conséquent, il convient aux entreprises d’expliquer les raisons d’une telle démarche.
Notez-le : il est impératif que le projet soit soutenu par la Direction Générale de l’entreprise !
Qu’elle soit avantageuse ou non, de nombreuses études ont démontré que de plus en plus d’entreprises avaient recours à la dématérialisation d’une partie des ressources humaines pour non seulement se libérer du temps mais aussi gagner en efficacité.