Les entreprises pionnières, qui pressentaient la richesse que les entretiens annuels pouvaient créer, ont systématisé la mise en place des entretiens il y a près de 25 ans.
Aujourd’hui, bien au-delà d’un exercice formel d’échanges sur des thèmes imposés (bilans, objectifs, souhaits d’évolutions), de nombreuses entreprises en ont fait un outil central de management de leurs ressources humaines.
L’entretien annuel permet en particulier d’actualiser les tâches et les activités effectuées par le collaborateur et de disposer en permanence d’un descriptif de poste complet et fiable.
Il est également le moment privilégié pour définir les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs fixés et anticiper les risques liés aux écarts entre compétences requises et savoir-faire opérationnels détenus par le collaborateur.
Ce moment est choisi par de nombreuses entreprises pour identifier de façon ciblée les actions de formations internes ou externes qui vont être déterminantes pour faire face à des activités nouvelles exigées par l’évolution de l’entreprise.
Selon les entreprises, l’entretien annuel est axé principalement sur les évolutions d’activité et les moyens d’y faire face. Sur la mesure de la performance au regard d’objectifs partagés. Sur l’évaluation du collaborateur, en fonction de critères communs. Sur la mesure d’adéquation entre, portefeuille de compétences du collaborateur et affectations possibles aujourd’hui et demain.
Dans tous les cas ces entretiens sont souvent des mines d’or inexploitées.
On peut s’interroger sur les raisons de ce manque d’utilisation des données issues de l’entretien annuel. On peut distinguer 2 causes principales :
- L’entretien annuel est très souvent réalisé sur des supports papier
Même si le support papier est indispensable, notamment pour des raisons de commodité et de convivialité de l’entretien, il ne peut être facilement consultable par les acteurs, tels que le N+2, les personnes en charge de la formation, de la mobilité, de la gestion des compétences ou de la qualité.
L’archivage du document est trop souvent la cause de son oubli, parfois jusqu’à l’entretien de l’année suivante !
- L’entretien contient de nombreuses données quantitatives mais aussi qualitatives
La structure de l’entretien lui-même n’en facilite pas l’exploitation. Parfois certains éléments de son contenu ne sont lisibles et compréhensibles, que par les acteurs de l’entretien lui-même. Il faut donc agir sur l’architecture même de l’entretien pour permettre de transformer le fruit d’un dialogue effectif en données exploitables par les tous les acteurs de la chaine de décision RH.
Val informatique s’est très tôt positionné pour offrir à ces clients les outils qui rendent l’entretien annuel facilement exploitable :
Une gestion électronique de documents qui permet une mise à disposition rapide et simple de l’entretien, par les acteurs à qui on a ouvert un droit de consultation.
Chaque rubrique de l’entretien peut être exploitée séparément, historisée et pour certaines faire l’objet d’un traitement statistique.
Les portefeuilles de compétences et les compétences requises pour le poste actualisent automatiquement les informations que doit contenir l’entretien annuel.
Les données relatives à la formation sont disponibles dans un portail dédié au service formation, qui va pouvoir directement et instantanément, utiliser les besoins identifiés dans l’entretien.
En France, la mise en place de la réforme de la formation est une formidable occasion pour chaque entreprise de faire le point sur la façon dont elle utilise la richesse du contenu des entretiens annuels.
Luc LOQUEN. Expert RH, Directeur des solutions RH de VAL INFORMATIQUE
Pour en savoir plus sur les solutions de www.valinformatique.fr