C’est en 2010 que le Conseil général du Loiret choisit de structurer sa démarche GPEC. La même année, un nouveau décret régit la gestion des entretiens annuels dans la fonction publique. En 2011, après une minutieuse analyse du besoin, le Conseil général décida alors de s’équiper d’une application lui permettant d’optimiser sa démarche GPEC, au travers notamment de la gestion de la mobilité, de la gestion des postes, des compétences et de la gestion des entretiens.
Au terme d'un appel d’offres lancé en août 2011, la collectivité retint finalement la solution OpenPortal, avec pour principal challenge le déploiement du module de gestion des entretiens annuels en tout juste 3 mois.
Soutenir la démarche GPEC notamment par la gestion des entretiens annuels.
« La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences est une priorité pour le Conseil général du Loiret depuis deux ans. Nous avions déjà mis en place un certain nombre de process qu’il convenait de revoir en faveur d’outils plus dynamiques et plus performants » explique Frédéric CHADUTEAU, Directeur du Pôle Ressources Humaines au sein du Conseil général du Loiret.
Fort de ce constat, le Conseil général décide alors de s’équiper d’un logiciel capable de gérer deux aspects essentiels des Ressources Humaines : la GPEC et la dématérialisation des entretiens annuels.
Un contre la montre est alors lancé. Un appel d’offres est publié en août 2011 dans le but de sélectionner un partenaire et d’effectuer les entretiens annuels de manière dématérialisée dès le début de l’année suivante, soit 7 mois plus tard.
C’est début décembre 2011 que le Conseil général du Loiret décida de porter son choix sur OpenPortal. « L’ergonomie de l’application, très intuitive, les tableaux de bord livrés en standard aussi bien pour nos agents que pour les responsables hiérarchiques ou les équipes RH, ou encore l’adaptation et la sécurisation de notre schéma de validation ont été les points forts qui ont permis à OpenPortal de se distinguer » explique Aurore Lefebvre, chargée d’études SIRH au Conseil général du Loiret. « L’interactivité des indicateurs dans le module GPEC ainsi que la richesse des fonctionnalités de gestion des parcours professionnels ont également fait la différence » ajoute Christelle Maryniak, chargée de mission GPEC au sein du Conseil général du Loiret.
Afin de suivre la procédure de mise en place d’outils externes du Conseil général du Loiret, OpenPortal, qui propose sa solution en mode SaaS aussi bien qu’en mode internalisé, s’est également distingué en permettant d’installer son application sur le serveur interne de la collectivité. L’expert exploitation d’OpenPortal a par ailleurs formé et accompagné les exploitants du Conseil général afin d’être autonomes pour l’installation, la maintenance et la gestion de l’application OpenPortal.
Dès lors, OpenPortal se lance, fin 2011, dans un déploiement extrêmement rapide, pour permettre, en un temps record, aux responsables hiérarchiques du Conseil général de mener leurs entretiens annuels et d'en faire le compte-rendu via OpenPortal. En mars 2012, la solution est fin prête à l’emploi et les résultats des entretiens commencent à être renseignés sur la plateforme. « Pour obtenir de tels résultats en un délai si court, nos équipes ont travaillé en étroite collaboration avec l’équipe projet du Conseil général. Grâce aux points téléphoniques réguliers, aux ateliers de présentation du paramétrage et aux comités de pilotage, tous les intervenants du projet avaient une visibilité totale à toutes les étapes du projet » explique Sana Ben Jaafar, chef de projet HCM chez OpenPortal. « Grâce à sa double compétence technique et fonctionnelle, Harris Ratsimba-Rajohn, consultant technique OpenPortal, a toujours répondu rapidement à nos questions et nous a accompagné tout au long de la phase de projet jusqu’à la fin du déploiement. Cela a grandement contribué au bon déroulé de ce projet» explique Aurore Lefebvre.
Une solution qui fait l’unanimité au sein du Conseil général du Loiret
« La solution est extrêmement intuitive et facile à utiliser. Même les personnes les moins férues d'informatique ont pu se familiariser rapidement avec le logiciel. C’est ainsi qu’à ce jour, plus de 95% des entretiens ont été réalisés. Ils sont tous répertoriés sur OpenPortal.» explique Christelle Maryniak. « Grâce à cela, la reprise des données issues des entretiens est grandement simplifiée. Cela nous permet d’enregistrer les souhaits de formation, de mobilité,…, et de les extraire, de les confronter aux besoins du Conseil général. C’est un atout pour tous : la collectivité aussi bien que ses agents » ajoute Aurore Lefebvre.
Autre point notable : ce déploiement très rapide ne s’est pas fait au détriment de la qualité de service : « Les équipes commerciales aussi bien que les équipes projet par la suite, ont toutes fait preuve d’une réactivité et d’un professionnalisme à toute épreuve. OpenPortal a su s’adapter aux particularités inhérentes au secteur public. Cette écoute du client et cet accompagnement tout au long du projet nous ont permis de bénéficier d’un outil performant en quelques mois seulement. Les premiers retours sont d’ailleurs très positifs » explique Christelle Maryniak.
« Ce projet avec le Conseil général du Loiret a fait l’unanimité au sein d’OpenPortal. Cette collectivité est précurseur dans sa région sur un certain nombre de sujets RH, ce qui a rendu le sujet d’autant plus intéressant pour nos équipes. L’équipe projet du Conseil général du Loiret s’est par ailleurs montrée très ouverte aux conseils que nous leur avons prodigués. Notre solution ayant été développée aussi bien pour les acteurs du secteur privé que pour les organismes publics, nous étions en mesure d’adapter notre solution aux spécificités du Département du Loiret au travers du large panel de fonctionnalités proposées par la solution OpenPortal » conclut Régis Sustendal, Ingénieur Commercial chez OpenPortal.
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Le Conseil général du Loiret en quelques chiffres :
2500 agents
2191 entretiens devaient être réalisés en 2012
140 responsables hiérarchiques formés
80 métiers