L’information papier ou électronique est partout dans l’entreprise mais elle est souvent peu exploitée et peu partagée. L’impulsion de la Direction pourrait changer les choses.
Des piles de documents papier sur le bureau aux dossiers des clients, contrats, justificatifs de transactions, informations produits jusqu’aux publications sur les réseaux sociaux, quelle que soit sa forme, physique ou électronique, l’information est le cœur du fonctionnement de l’entreprise. Pourtant, ces informations vitales sont largement inexploitées, et l’on en ressent les effets à tous les niveaux jusqu’au conseil d’administration. Selon Forbes, les dirigeants et cadres supérieurs sont fatigués d’écouter les propositions de collègues qui ne sont pas étayées par des faits ou des données suffisamment probantes, qui devraient pourtant être à la portée de tous dans l’organisation.
L’approche des entreprises concernant la gestion des informations dont elles disposent est effectivement en train de changer. La question de la maîtrise des risques et de la gestion de la réputation demeurent prépondérante mais s’y ajoute aussi une prise de conscience que la valorisation de l’information pourrait améliorer leur activité et les relations avec les clients et ouvrir la voie à de nouvelles perspectives de développement de produits pour, au final, renforcer la compétitivité. Mas les outils, les compétences et la culture font trop souvent défaut dans les entreprises pour qu’elles sachent utiliser ces données ; si bien que les décideurs peinent à extraire de la valeur de ces informations en sommeil dans leur organisation.
Un certain nombre de ressources, de compétences et d’outils manquent pour espérer extraire la sève de ces actifs dormants. Tout d’abord, il faut que les entreprises sachent quelles informations elles détiennent, comme elles sont utilisées et comment elles circulent dans l’entreprise. Elles sauraient ainsi mieux où l’information serait le plus utile et où elle serait le plus vulnérable.
La priorité n’est plus à verrouiller l’accès aux données pour se protéger d’éventuelles fuites
Il est important qu’elles puissent mettre en place les ressources pratiques et les compétences pour extraire de l’information les renseignements et éclairages dont elles-mêmes et leurs divisions métier ont besoin. Les fonctions d’analystes des données sont très recherchées, par exemple, pour leurs compétences d’interprétation des données et leurs capacités à utiliser les connaissances acquises pour transformer l’information en arguments décisionnels, développer des campagnes de marketing ciblées et améliorer leurs processus et leurs innovations.
La direction doit encourager le partage des informations internes avec ceux qui sont capables de les valoriser pleinement et instaurer dans le même temps une culture de la responsabilité vis-à-vis de l’information. Tout changement de culture demande des efforts et le soutien actif des membres de la direction, qui doivent montrer l’exemple. Si les problématiques de sécurité et du risque pour l’information demeurent, la priorité n’est plus à verrouiller l’accès aux données pour se protéger d’éventuelles compromissions. Il s’agit plutôt de trouver le juste équilibre entre gérer l’information pour se protéger des risques et pour la valoriser et de faire en sorte que les bonnes informations soient mises entre les mains des salariés qualifiés pour en extraire des renseignements utiles, propres à guider la prise des meilleures décisions.
Dans notre monde numérique du tout connecté, l’information est une source de renseignements qui sont eux-mêmes une source de pouvoir. Il n’a jamais été aussi important d’exploiter l’information, de la valoriser et de la protéger à l’égal des autres biens de l’entreprise. Toute entreprise qui ne songe pas dès aujourd’hui à s’approprier pleinement la valeur de l’information en sa possession, risque bien de perdre des parts de marché au profit de la concurrence et au final de disparaître.
Par Edward Hladky, Président Directeur Général d’Iron Mountain France
A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) est un spécialiste des solutions de conservation et de gestion de l’information. Présent à l’international avec plus d’un millier d’implantations dans 36 pays, la surface cumulée de ses installations atteint plus de 6,2 millions m2, lui permettant de répondre aux attentes de ses clients de manière rapide et efficace. Ses solutions de gestion des documents, des dossiers et des archives, de sauvegarde et de restauration de données, aident les entreprises à réduire leurs coûts de stockage, à se conformer aux règlementations en vigueur, à accélérer la reprise de leur activité après un sinistre et à mieux utiliser l’information en faveur de leur compétitivité. Fondée en 1951, Iron Mountain conserve et protège des milliards de fichiers, depuis les archives d’entreprise, bandes de sauvegarde et fichiers électroniques jusqu’aux dossiers médicaux.